Welke aanschafmogelijkheden zijn er voor Office 365?

27/11/2014 - Manuel Middendorp, Senior Solution Advisor Microsoft

Office 365 Enterprise plannen kunnen op verschillende manieren worden aangekocht. Er zijn meerdere licentiëringsmogelijkheden en volumelicentieovereenkomsten.

Niet iedere licentiëringsmogelijkheid is beschikbaar in elke overeenkomst en niet iedere overeenkomst is geschikt voor elk klanttype of klantbehoefte.

Wat zijn de aanschafmogelijkheden van Office 365 in licentieovereenkomsten?
En welke overeenkomst past het beste bij uw organisatie?

Deze blog heeft als doel u te informeren over de verschillende mogelijkheden, zodat u de juiste keuzes kunt maken.

Aanschafmogelijkheid 1: Office 365 aanschaffen via een volledig abonnement

De eerste en oudste optie om Office 365 Plannen aan te kopen is via een ‘volledig’ abonnement. Hierbij kunt u kiezen tussen de Office 365 Enterprise Plannen E1, E3 en E4. Deze Plannen voorzien ook in zogenaamde hybride scenario’s. Ze geven namelijk ook toegang tot uw eigen Exchange, SharePoint en Lync Servers. De Windows Server CAL die voor uw eigen serveromgeving eveneens nodig is, is niet inbegrepen. Deze zult u dus apart moeten aanschaffen. In bepaalde contracten kunt u de Office 365 Suite dan aanvullen met een zogenaamde Bridge CAL. Dit is een uitgeklede versie van de Core CAL Suite of Enterprise CAL Suite. Deze voorkomt dat er dubbel wordt betaald voor de Exchange, Lync en SharePoint componenten die in zowel deze CAL Suites als de Office 365 Suites vertegenwoordigd zijn. Het omzetten van CAL suites en Office naar CAL Bridges en Office 365 wordt een Transitie genoemd.

Per 1 december 2014 is het ook mogelijk om in plaats van een Bridge CAL de zogenaamde Enterprise Mobility Suite (EMS) af te nemen. Deze bevat:

  • Microsoft Azure Active Directory Premium
  • Microsoft Intune
  • Microsoft Azure Rights Management

De EMS bestaat al langer, maar vanaf december 2014 biedt het ook de on-premise rechten die de Bridge CAL’s ook bieden. Wanneer u al Bridge CAL’s heeft, kunt u die niet vervangen door de EMS Suite tijdens de looptijd van het betreffende agreement. U heeft hiervoor een Add-On nodig.

Een product dat ook onderdeel uitmaakt van de Office 365 E3 en E4 Suites is Office 365 Pro Plus. Dit is strikt genomen geen cloudoplossing, omdat de applicatie alleen als download uit de cloud beschikbaar wordt gesteld en vervolgens lokaal wordt geïnstalleerd. Als Office 365 ProPlus, Visio 365 Pro of Project 365 Pro als nieuw product wordt afgenomen is er geen recht op downgrades naar oudere versies. Wanneer de licentiecomponent van Office wel is afbetaald mag er nog wel gedowngraded worden. De SA benefits vervallen in dit geval wel.

Een licentiecomponent kan al gedurende de looptijd van een contract afbetaald zijn. In veel volumelicentiecontracten is het mogelijk om gespreid te betalen, waarbij elk jaar 1/3e deel van de licentieprijs en een jaar Software Assurance wordt betaald. Wanneer Core of Enterprise CAL en/of Office licenties worden omgezet naar Office 365 die nog niet volledig zijn afbetaald, worden de eeuwigdurende on-premise rechten als volgt berekend:  1/3e in het eerste jaar, 2/3e in het tweede jaar en volledig in het derde jaar. Wanneer de licentiecomponent volledig is afbetaald, of wanneer er een volledige periode van drie jaar is gehuurd, is het in het volgende agreement mogelijk Office 365 te verlengen via een zogenaamd “from SA” SKU. Wanneer die gebruikt wordt blijven wel bepaalde SA benefits behouden, te weten:

  • Planning Services
  • Training Vouchers
  • E-Learning
  • 24x7 Problem Resolution Support
  • Home Use Program

Aanschafmogelijkheid 2: Office 365 aanschaffen via Add-Ons

Een alternatieve manier om Office 365 te gaan gebruiken is middels zogenaamde Add-Ons. De bestaande CAL Suites en Office licenties met SA blijven zoals ze zijn. Maar u kunt daar bovenop de Add-On aanschaffen. In deze variant blijven alle bestaande rechten en plichten zoals ze zijn; apparaat-gebaseerde licenties, volumelicentiemedia, downgraderechten en SA Benefits. Per gebruiker die van Office 365 gebruik mag maken kunt u een Add-On bovenop de CAL Suite en/of Office aankopen. Dit maakt het elke gebruiker mogelijk om Office 365 te gebruiken. Redenen om voor een Add-On te kiezen zijn dus:

Het toevoegen van een Add-On is eenvoudiger.
Geen ingewikkelde toestanden met Bridge CAL’s en verrekeningen, maar gewoon een product dat u toevoegt op uw bestaande investering. Hier zit wel een klein addertje onder het gras: Het kan zijn dat u een groter aantal gebruikers dan apparaten heeft. Dan beschikt u waarschijnlijk ook niet voor iedereen over een kwalificerende Office licentie of device CAL Suite. In een scenario waarin drie werknemers een werkplek delen en voor één van hen de Add-On wordt aangeschaft, kan deze persoon Office 365 Pro Plus op vier andere apparaten gebruiken. Voor de andere twee gebruikers geldt echter dat zij nog steeds alleen Office Pro Plus mogen blijven gebruiken vanaf het gelicentieerde apparaat.
Is het wenselijk dat iedereen van Office 365 gebruik kan maken? Dan moeten er extra kwalificerende Office licenties en/of CAL Suites aangeschaft worden, om als basis te dienen voor de Add-On.

Het behoud van alle downgraderechten en SA benefits.
Dit geldt met name voor Roaming Use Rights op on-premise versies van Office Professional Plus, zoals 2013, 2010 of 2007. Roaming Use Rights geven uw medewerkers het recht om van buiten de organisatie Office te benaderen op een netwerkserver. Dit kan voor organisaties belangrijk zijn in verband met comptabiliteit met andere systemen of behoudt van macro’s en plugins.
Voor de serverproducten is het gemis van SA benefits vooral te merken wanneer hybride rechten toegepast worden en u de ‘lokale’ Lync, SharePoint of Exchange Server op gedeelde hardware bij een Service Provider wilt plaatsen. Zonder SA zijn er geen License Mobility rechten. Er wordt namelijk geëist dat zowel de server als de CAL van Software Assurance is voorzien. In dit geval zou alleen de serverlicentie nog over SA beschikken.

Als voor de Add-On wordt gekozen en u wilt ook gebruikmaken van de Enterprise Mobility Suite dient u ook hiervoor een Add-On te licentiëren.

Welke overeenkomst past nu het beste bij uw organisatie?

Kenmerken licentieprogramma Kenmerken licentieprogramma
  • Kleiner dan 250 subscriptions?
  • 100% uit de cloud werken
  • Heeft u geen CAL Suites en/of Office licenties met Software Assurance?
  • Flexibel in aantallen groeien/krimpen

 

Kies dan voor het Microsoft Online Subscription Program (MOSP)

  • > 250 gebruikers
  • On-premise & cloudoplossingen
  • Heeft u CAL Suites en/of Office in Select Plus of MPSA?
  • Mogelijk om maandelijks in aantallen te groeien en jaarlijks te krimpen
Kies dan voor het Microsoft Products and Services Agreement (MPSA)
Kenmerken licentieprogramma Kenmerken licentieprogramma
  • > 250 gebruikers
  • Geschikt voor overheidsorganisaties
  • On-premise & cloudoplossingen
  • Kiezen tussen een transitie of een Add-On naar Office 365
  • E3 of E4 zonder Office 365 Pro Plus afnemen
  • Mogelijk om maandelijks in aantallen te groeien en jaarlijks te krimpen
  • Betaalt u al meer dan 3 jaar voor CAL Suites en/of Office met actief Software Assurance?

Kies dan voor het Microsoft Enterprise Agreement (Subscription) EA(S)

  • 5 > 250 gebruikers
  • Geschikt voor overheidsorganisaties
  • On-premise & cloudoplossingen
  • Mogelijk om maandelijks in aantallen te groeien en jaarlijks te krimpen
  • Heeft u CAL Suites en/of Office met actief Software Assurance in Open Value?

 

Kies dan voor Open License en Open Value (Subscription)

Microsoft Online Subscription Program (MOSP)

  • Heeft uw organisatie geen CAL Suites en/of Office licenties met Software Assurance?
  • Is de behoefte van uw organisatie kleiner dan 250 subscriptions?
  • Wilt uw organisatie maandelijks kunnen groeien en krimpen in de aantallen?
  • Gaat u niet hybride werken, maar 100% uit de cloud?

Dan is het Microsoft Online Subscription Program (MOSP) geschikt voor uw organisatie.

Deze overeenkomst is beschikbaar voor iedereen die bereid is minimaal 5 licenties af te nemen. Het onderscheidt de volgende staffels met oplopende kortingen van ongeveer 3% per staffel:

Aantal

Level

5 tot 249

1

250 tot 2.399

2

2.400 tot 5.999

3

6.000 tot 14.999

4

15.000 en meer

5

De contractduur is een jaar. Maar u kunt binnen deze termijn kiezen tussen abonnementen van een maand en abonnementen van een jaar. De maandabonnementen voorzien in de behoefte om maandelijks te groeien, maar ook in aantal te krimpen. Bij het jaarabonnement kunt u de licenties afkopen die u ‘teveel’ heeft. U betaalt dan 25% van de resterende waarde.

In een MOSP is het niet mogelijk om andere licenties dan online services te bestellen. Wanneer u Office 365 gebruikt in een hybride omgeving, waarbij ook on-premise servers benaderd worden, kunt u bijvoorbeeld geen Windows Server CAL’s in MOSP aanschaffen. Hiervoor dient dan een ander volumelicentiecontract gebruikt te worden.

Andersom betekent dit ook dat er geen compensatie is voor reeds aanwezige licenties. Wanneer er bijvoorbeeld Core CAL Suites met actief Software Assurance aanwezig zijn op het moment dat u Office 365 aanschaft, betaalt u Exchange, Lync en SharePoint zowel via de Core CAL als via Office 365.

Het Microsoft Products and Services Agreement (MPSA)

  • Heeft uw organisatie een behoefte vanaf ongeveer 250 gebruikers?
  • Wilt u zowel on-premise licenties als cloudoplossingen in dezelfde overeenkomst afnemen?
  • Heeft uw organisatie CAL Suites en/of Office in Select Plus of MPSA?
  • Wilt uw organisatie maandelijks in aantallen kunnen groeien en jaarlijks kunnen krimpen?

Dan is het Microsoft Products and Services Agreement (MPSA) in relatie tot Office 365 voor uw organisatie de meest geschikte overeenkomst.

Het MPSA wordt de opvolger van vrijwel alle volumelicentiecontracten. Op dit moment (november 2014) is het vooral de opvolger van het Select Plus Agreement, dat per juli 2015 niet meer afgesloten kan worden. Eén van de belangrijkste verschillen tussen het MPSA en Select Plus is de mogelijkheid om Online Services af te sluiten in MPSA. Dit is zowel als volledige Suite als via de Add-On af te sluiten. Bridge CAL’s zijn echter niet beschikbaar. De volledige Suite kan dus alleen aangevuld worden met losse CAL’s. Het is helaas niet mogelijk om een Bridge CAL uit een andere overeenkomst te combineren met Office 365 in een MPSA. Maar u kunt wél de Add-On toepassen op CAL Suites en ook op Office met SA dat in een Select Plus is aangeschaft. Het MPSA kent voor Online Services geen prijsverschillen in de verschillende staffels, maar is wel aantrekkelijk geprijsd.

Wanneer u alleen Online Services bestelt, moet u in het eerste jaar tenminste voor 250 punten bestellen om het agreement actief te houden. Als u ook andere licenties bestelt, dient het aantal punten 500 te zijn. Een Office 365 abonnement vertegenwoordigt 1 punt, maar u kunt ook met andere producten punten scoren. Hierdoor is het MPSA ook een optie voor bedrijven met minder dan 500 gebruikers.

Microsoft Enterprise Agreement (Subscription) EA(S)

  • Heeft uw organisatie een behoefte vanaf 250 gebruikers?
  • Bent u werkzaam bij een overheidsorganisatie?
  • Wilt u zowel on-premise licenties als cloudoplossingen in dezelfde overeenkomst afnemen?
  • Wilt u kunnen kiezen tussen een transitie of een Add-On naar Office 365?
  • Wilt u van E3 of E4 gebruikmaken zonder Office 365 Pro Plus af te nemen?
  • Wilt uw organisatie maandelijks kunnen groeien en jaarlijks kunnen krimpen?
  • Betaalt u al meer dan 3 jaar voor CAL Suites en/of Office met actief Software Assurance?

Dan is het Enterprise Agreement (EA) of het Enterprise Agreement Subscription (EAS) geschikt voor uw organisatie. Dit zijn de enige programma’s die de volledige suites combineren met een Bridge CAL. De staffels en prijzen zijn gelijk aan die van level 2 t/m 5 in MOSP. Dit betekent dat deze overeenkomsten niet gebruikt kunnen worden door klanten met een behoefte kleiner dan 250. Overheidsklanten kunnen altijd bestellen conform de condities in de hoogste staffel.

Heeft u een lopend EA(S) en bent u reeds in het bezit van een CAL Suite en/of Office met actief Software Assurance? Dan kunt u op het moment dat u gebruik gaat maken van Office 365 in transitie. Hierdoor betaalt u pas vanaf de eerstvolgende verjaardatum van de overeenkomst voor Office 365 en de Bridge CAL. U maakt dan alleen een reservering die ervoor zorgt dat u het abonnement meteen kunt gebruiken. Voorwaarde is wel dat de on-premise licenties ‘equivalent’ zijn aan de cloudoplossing. Heeft u bijvoorbeeld wel een CAL Suite, maar geen Office in het contract en gaat u E3 of E4 gebruiken? Dan betaalt u, via een zogenaamd ‘Transition SKU’, wel al meteen voor het recht om Office 365 Pro Plus te gebruiken.

Heeft u al een volledige termijn van drie jaar Software Assurance betaald voor de equivalente producten? Dan wordt u extra beloond en betaalt u een lagere prijs. U heeft dan recht om Office 365 Suites te bestellen middels het zogenaamde “from SA” artikel.

Het EA en EAS bieden ook de mogelijkheid om een Add-On aan te schaffen. Zij voorzien daarmee in een ruimere behoefte dan de andere overeenkomsten. Zo is er ook een Add-On naar het E3 en E4 plan zonder Office. De volledige Plannen zijn in deze contracten Enterprise Producten. Hierbij geldt dat u niet tot onder het niveau van het initiële commitment mag krimpen. Add-Ons zijn zogenaamde Additionals. Hierin mag u wel onbeperkt krimpen.

Open License en Open Value (Subscription)

  • Heeft uw organisatie een behoefte tussen 5 en 250 gebruikers?
  • Bent u werkzaam bij een overheidsorganisatie?
  • Wilt u zowel on-premise licenties als cloudoplossingen in dezelfde overeenkomst afnemen?
  • Heeft u CAL Suites en/of Office met actief Software Assurance in Open Value?
  • Wilt u maandelijks kunnen groeien en jaarlijks kunnen krimpen?

Dan zijn Open License of Open Value voor u de meest geschikte overeenkomst. Voor het MKB is Office 365 namelijk ook beschikbaar in Open License en Open Value. Open License is het kleine broertje van Select Plus en het huidige MPSA. Open Value is dat van het Enterprise Agreement en Open Value Subscription van het Enterprise Agreement Subscription. Het is binnen deze contracten ook mogelijk om speciale abonnementen voor klanten in het midden- en kleinbedrijf af te nemen. Per oktober 2014 zijn dit Office 365 Business, Office 365 Business Essentials en Office 365 Business Premium. Deze zijn gelimiteerd op 300 gebruikers en geven geen rechten op het benaderen van on-premise servers. Office 365 Pro Plus, het E1 Plan en het E3 Plan zijn ook beschikbaar. De abonnementsperiode start op het moment dat de productcode wordt geactiveerd, dus niet op het moment dat de bestelling wordt geplaatst.

De Open programma’s kennen ook overheidscondities en geen Bridge CAL’s of Add-Ons. In Open License moet het abonnement dus gecombineerd worden met losse CAL’s. Zo voorkomt u dubbele betaling voor Exchange, Lync en SharePoint functionaliteit. Voor Open Value klanten is het zogenaamde Office 365 Open Value Offer beschikbaar. Hierbij worden, afhankelijk van de set aan aanwezige equivalente producten, kortingen verleend op de E-Plannen. Deze bieden compensatie die vergelijkbaar is met de Bridge CAL of Add-Ons.

Meer weten?

Wij kunnen ons voorstellen dat de regels en uitzonderingen voor Office 365 licenties voor u complex zijn. Het is voor ons geen enkel probleem u hierover nader te informeren. Neem contact op met onze Solution Advisors Microsoft.

Neem contact op

Manuel Middendorp

Manuel Middendorp

Teamleider Microsoft

Deel deze pagina