Lees de blog-artikelen van onze Solution Advisors

27/01/2014 - Belinda de Langen, Solution Advisor Microsoft

Terwijl elke organisatie in de basis de intentie heeft om netjes te betalen voor de software die zij gebruikt, is dat vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Want welke rechten en plichten kleven er aan de diverse producten en contracten? Microsoft contractvormen zijn er in veel verschillende soorten en maten. Bijbehorende documentatie is vaak zeer uitgebreid. Dat zou toch eenvoudiger moeten kunnen?

Naast alle productspecifieke regels die beschreven worden in de Product Use Rights (PUR) die 85 pagina’s telt kennen we ook de Services Provider Use Rights (SPUR) van 72 pagina’s en de Online Services Use Rights (OLSUR) van 42 pagina’s. Voor meer contractinhoudelijke zaken op productniveau heeft Microsoft de Product List van 191 pagina’s en voor overige licentievraagstukken is er ook voor bijna elk Microsoft product wel een zogeheten Licensing Brief te vinden. 

Uiteraard bent u zelf verantwoordelijk voor de compliance van uw organisatie, maar van u kan redelijkerwijs niet verwacht worden dat u 390 pagina’s “droge materie” uit uw hoofd leert. U wilt zich immers bezighouden met uw core business. Onze taak, als uw licentie-adviseur, is dan ook om u hierbij te helpen. Door u te voorzien van juist advies en te wijzen op de belangrijke “haken en ogen”  die specifiek voor uw situatie gelden, kunnen we samen naar de juiste wijze van licentiëring toewerken.

De contractmogelijkheden

Maar op het moment dat de licentiebehoefte inzichtelijk is dient ook nog een keuze gemaakt te worden voor het juiste contract. In dit contract worden deze licenties ondergebracht. In de loop der jaren heeft Microsoft een groot aantal verschillende volume-licentiecontracten gelanceerd, allemaal met hun eigen mogelijkheden en beperkingen om uw gebruiksrechten bij Microsoft te kunnen rapporteren. Zo hebben we in de afgelopen jaren de volgende contracten voorbij zien komen:

  • Open License (MKB)
  • Open Value (MKB)
  • Open Value Subscription (MKB)
  • Select Plus
  • Enterprise Agreement
  • Enterprise Subscription Agreement
  • Server and Cloud Enrollment
  • Microsoft Online Subscription Agreement
  • Multi-Year Open License (retired)
  • Open Subscription License (retired)
  • Select (retired)
  • Application Platform Agreement (retired)
  • Enrollment for Application Platform (retired)
  • Enrollment for Core Infrastructure (retired)
  • Enrollment for Windows Azure (retired)

Een aantal contracten is inmiddels niet meer af te sluiten, maar een snelle optelsom laat zien dat er momenteel nog 8 contractvormen op de markt zijn. Welk contract is voor u het meest interessant? De ervaring leert dat het tegenwoordig eigenlijk niet meer mogelijk is om 1 contract met Microsoft af te sluiten waarmee alle gewenste producten gelicentieerd zijn, en dan ook nog op de meest kostenefficiënte wijze.

Meer leesvoer

Een “gemiddelde organisatie” sluit tegenwoordig in elk geval 3 Microsoft-contracten. Dit betekent ook dat u zich zult moeten inlezen in de mogelijkheden, de contractvoorwaarden en de voors en tegens. Daarnaast zal uw juridische afdeling zich moeten buigen over een grote hoeveelheid aan contractdocumenten.

Laten we als voorbeeld een klant nemen met een Enterprise Agreement, een Select Plus Agreement en een Server and Cloud enrollment. Deze klant zal (minimaal) moeten tekenen voor:

  Aantal pagina's
Microsoft Business and Services Agreement 24
Enterprise Agreement  6
Enterprise Enrollment 10
EA Product Selection Form 2
Select Plus Agreement 7
Server and Cloud Enrollment 10
SCE Product Selection Form 4


Maar waarom zou u eigenlijk 3 contracten en de bijbehorende 63 pagina’s aan contractdocumentatie willen? U wilt gewoon betalen voor de software die u gebruikt, zonder additionele rompslomp.

Microsoft heeft geluisterd naar de markt: Next Generation Volume Licensing (NGVL)

Microsoft heeft hiervoor een oplossing gevonden. In de loop van 2014 gaan zij geleidelijk starten met wat zij noemen: Next Generation Volume Licensing. Dit contract vervangt op termijn de huidige contractvormen Select Plus, Enterprise (Subscription) Agreement, Server and Cloud Enrollment en Microsoft Online Subscription Agreement voor organisaties vanaf ± 250 werkplekken.

In de eerste fase zijn, naast Online diensten zoals Office 365, in NGVL alleen licenties zonder Software Assurance beschikbaar. Naar verwachting wordt in het eerste half jaar van 2015 ook Software Assurance toegevoegd. Vervolgens ook “Committed offerings”, vergelijkbaar met de huidige Enterprise (Subscription) Agreement. Uiteraard blijven de te vervangen contractvormen voorlopig beschikbaar, echter worden deze op termijn uitgefaseerd.

1 contract van 8 pagina’s        Alle licenties en diensten          Eén portal voor al het beheer

(Bron afbeeldingen: Microsoft)

Dit betekent voor u een aanzienlijke tijdswinst in het contractuele gedeelte van een Microsoft contract. Wanneer het contract eenmaal getekend is kunt u hieraan indien gewenst meerdere van uw entiteiten toevoegen. Zij kunnen onder één contract bestellen, om zo samen het meest voordelige prijsniveau te bereiken. Of u nu kiest voor licenties met of zonder Software Assurance, gestandaardiseerd of niet, alles kan straks gerapporteerd worden in 1 contract. Uw online diensten kunt u zelf gemakkelijk en snel in de nieuwe portal activeren. Vervolgens selecteert u de partner waarvan u wenst dat deze de rapportage aan Microsoft voor u in orde maakt. Gemakkelijker, sneller en overzichtelijker!

Meer informatie

Bent u op zoek naar meer informatie over de mogelijkheden van NGVL binnen uw organisatie? Neem dan contact op met één van onze Microsoft Solution Advisors via microsoft@comparex.nl of uw vaste contactpersoon binnen onze organisatie.

Om op de hoogte te blijven van product- en licentiewijzigingen op Microsoft gebied kunt u ons ook volgen op Twitter via https://twitter.com/COMPAREX_NL

Neem contact op

Deel deze pagina