Microsoft licentiecontracten en outsourcing: do's en dont's

Veel organisaties onderzoeken momenteel de mogelijkheden om een hosted dienst af te nemen. Hiermee is namelijk een besparing te realiseren op hardware en beheerskosten én het biedt mogelijkheden tot schaalbaarheid en flexibiliteit. Een dergelijke stap roept overigens wel wat vragen op:

“Wij gaan binnenkort onze serveromgeving onderbrengen bij een hostingpartner. Welke invloed heeft dit op onze huidige Microsoftlicenties? Kunnen wij die op dezelfde wijze inzetten?”

“Wij zijn aan het onderzoeken of het mogelijk is om een stap naar Microsoft Azure te maken. Hoe zit het met onze licentie-investeringen? Zijn wij die nu kwijt”?

Dergelijke vragen krijgen wij momenteel veel van onze klanten. Sommige organisaties onderschatten de (licentie)consequenties bij een overstap naar bijvoorbeeld Microsoft Azure, Amazon Web Services of een lokale hostingprovider. In veel gevallen ligt het complexer dan van tevoren gedacht. Via dit blog probeer ik duidelijkheid te verschaffen door enkele voorbeelden en scenario’s toe te lichten.

Door Christiaan Hendriks, Solution Advisor Microsoft (8 april 2016)

Dedicated of shared omgeving?

Wanneer uw organisatie gebruik wilt maken van een hosted dienst waarbij de hardware dedicated aan uw organisatie is toegewezen, dan verandert er niet zo veel. U kunt uw eigen Volume Licensing overeenkomst gebruiken om hosted diensten af te nemen.

Betreft het een volledige shared omgeving, waarbij ook virtuele machines (VM) worden gedeeld met derden? Dan is het niet mogelijk om volumelicenties in te zetten. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een hosted Exchange-dienst.

Hieronder een beknopt overzicht per scenario:

Microsoft licentiecontracten en outsouring - overzicht per scenario

Waar de mogelijkheden bij de scenario’s 1 en 3 het meest overzichtelijk zijn, ligt dit bij scenario 2 wat complexer. Bij dit scenario zijn de mogelijkheden namelijk per product afhankelijk. En laten wij nu net deze situatie het meest tegenkomen bij onze klanten. Daarom behandel ik dit scenario per productcategorie, waarbij ik de volgende onderverdeling toepas: het server OS, de serverapplicaties, het client OS en de clientapplicaties.

Het server OS

Windows Server wordt te allen tijde op de fysieke onderlaag gelicentieerd. Ook in de situatie dat er alleen virtuele Windows Servers draaien en op de fysieke host bijvoorbeeld alleen een ESX-laag aanwezig is. Aangezien het shared hardware betreft, kunnen er geen volumelicenties worden ingezet. De hoster dient Windows Server via het Service Provider License Agreement (SPLA) programma te rapporteren. Voor gebruikerstoegang tot Windows Servers zijn geen Windows Server Client Access Licenses (CAL’s) benodigd.

De serverapplicaties

Voor het merendeel van de serverapplicaties geldt dat de reeds in het bezit zijnde licenties hergebruikt mogen worden in een hosted omgeving. Eén van de voorwaarden is dat de licenties voorzien moeten zijn van Software Assurance.

Abonnementslicenties worden gezien als producten mét Software Assurance, waardoor automatisch wordt voldaan aan voorwaarde 2 zolang het abonnement geldig is. Ditzelfde geldt voor de toegangslicenties binnen het online portfolio (Office 365, CRM Online). Hierover aan het eind van dit blog meer.

Het client OS

Het aanbieden van een virtuele desktop op basis van Virtual Desktop Infrastructure (VDI) technologie is niet toegestaan. Er is één manier om gebruikers een desktop look-and-feel te bieden: Op basis van Remote Desktop Services (RDS) technologie. Door gebruikers toegang te bieden tot een Windows Server op basis van een Graphical User Interface (GUI), ervaart de gebruiker de virtuele desktop als een volwaardige Windows client.

De clientapplicaties

De traditionele desktopapplicaties zoals bijvoorbeeld Office Professional Plus, Project en Visio kunnen niet gelicentieerd worden vanuit de eigen volumelicentieovereenkomst. De Office, Project en Visio applicaties dienen dan ook te worden afgenomen via SPLA.

Een uitzondering is van toepassing op de Office 365 applicaties: Office 365 Pro Plus, Visio Pro for Office 365 en Project Pro for Office 365. Deze mogen geïnstalleerd worden op een shared omgeving, zolang de hostingprovider een zogeheten Shared Computer Activiation (SCA) partner is.

Microsoft cloudoplossingen

De cloudoplossingen van Microsoft (Exchange Online, SharePoint Online, Skype for Business Online en CRM Online) zijn persoonsgebonden abonnementen. Een groot voordeel van deze diensten betreft het zogeheten Dual Access Right*. Dit betekent dat gebruikers die een online abonnement is toegewezen, ook de equivalente on-premise server mogen benaderen. Dit mag ook een virtuele server zijn die draait binnen een shared hardware/dedicated VM-omgeving. Hieronder volgt een overzicht van de meest voorkomende dual access rights.

Microsoft licentiecontracten en outsouring - Dual access right

* Dual Access Right is niet beschikbaar binnen de Office 365 Business plannen.

Welke impact heeft de stap naar een hosted omgeving in uw situatie op de licentiepositie?

Zoals u ziet, is de situatie in veel gevallen verschillend. Loopt u ook rond met de vraag wat voor uw organisatie de gevolgen zijn bij een overstap naar een hosted omgeving? Neem dan vrijblijvend contact met mij op. Ik help u graag op weg naar een juiste keuze, rekening houdend met uw huidige situatie en wensen.

Roundtable

COMPAREX organiseert regelmatig roundtables rondom het onderwerp outsourcing, waarvan u de data kunt vinden op onze evenementenpagina. Tijdens deze roundtables gaan wij onder andere dieper in op de diverse do’s and don’ts bij outsourcing. Hoe voorkom je bijvoorbeeld desinvesteringen en hoe ga je slimmer om met de gedane investeringen? Meld u aan voor de roundtable en wij brengen u volledig op de hoogte. Uiteraard kunnen wij direct van de gelegenheid gebruik maken om een-op-een te sparren over uw specifieke situatie.

Over Christiaan Hendriks, Solution Advisor Microsoft

Organisaties adviseren over de verschillende licentieregels en contractvormen van Microsoft, dat is mijn taak. Mijn streven is om klanten inzicht te geven in de financiële impact van bepaalde beslissingen of infrastructurele wijzigingen. Goed meedenken en daarbij nét een stap extra doen, dat is waar ik voor sta.

Ik treed op als sparringpartner voor klanten en adviseer hen alsof ik in hun schoenen sta. Daarbij vertel ik het eerlijke verhaal, geen verkooppraatje, zodat de klant zélf een overwogen besluit kan nemen. Of het nu gaat om on-premise omgevingen, waarbij software lokaal wordt geïnstalleerd, cloudomgevingen of hybride scenario’s: u krijgt van mij het complete verhaal.

Neem contact op

Christiaan Hendriks

Christiaan Hendriks

Solution Advisor