Zorginstellingen kunnen flink besparen op softwarekosten

Grip op IT-budget en doelgerichte keuzes met SAM

Professioneel beheer van softwarelicenties met Software Asset Management (SAM) gebeurt in de zorgsector nog opvallend weinig. Dat is zonde, want software kost zorginstellingen jaarlijks veel geld. Niet alleen door naheffingen of boetes van softwareleveranciers of controle-instanties, maar goed zicht op het eigen softwaregebruik levert direct forse besparingen op. Dat komt vooral door meer efficiency en doordat meer doelgerichte keuzes gemaakt kunnen worden. Dat scheelt al snel 10% tot 15% per werkplek, ieder jaar opnieuw.

 Leestijd: 3.30 minuten

Door Patrick Spruit, Accountmanager SAM

Een friendly review of audit van een softwareleverancier is voor veel organisaties pas de aanleiding om de softwarelicenties goed in kaart te brengen. Maar dat verandert. Mede door de sterkte toename van het aantal friendly reviews de afgelopen twee jaar, benutten vooral bedrijven en overheidsinstellingen SAM inmiddels. Zij doen dit om naheffingen te voorkomen en te besparen op hun jaarlijkse software uitgaven. Want zo wordt bedrijfssoftware legaal en efficiënt ingezet: zonder ‘overspend’ of ontbrekende licenties.

Opvallend genoeg worden die mogelijkheden vooral in de healthcare vaak nog niet benut, terwijl juist hier wordt gewerkt met strakke budgetten. Maar dit deel van de IT-uitgaven is vaak nog onvolledig en niet goed in beeld. Er is vaak geen zicht op de jaarlijkse softwarekosten. Daardoor worden veel besparingsmogelijkheden niet benut.

Welke besparingen levert SAM op?

Naast de naheffingen en boetes, die voor een middelgrote organisatie al gauw in de tonnen kunnen lopen, zijn er meer redenen om vanuit intrinsieke drijfveren SAM te introduceren. Volgens het internationale onderzoeksbureau Gartner levert dit per werkplek jaarlijks al snel een besparing op van zo’n 10% aan softwarekosten. Daarbij wordt uitgegaan van circa EUR 1.500 tot EUR 2.500 aan softwarekosten per werkplek (dus minimaal EUR 150 per werkplek, ieder jaar opnieuw). Wie die kosten bespaart, kan dat geld direct investeren in IT-oplossingen die zorgen voor meer efficiency, kwaliteit of betere prestaties in de organisatie.

Waaruit bestaat de besparing?

  • Afstoten ongebruikte software en minder nieuwe licenties (3%-10%)
  • Inkoopvoordeel: o.a. centrale inkoop & samenvoegen contracten (1%-5%)
  • Voorkomen auditkosten softwareleverancier of controle-instantie (1%-5%)

De besparingskosten per werkplek kunnen dus ook hoger uitvallen. En daarnaast zijn er meer voordelen.

Meer voordelen van SAM

Naast de directe financiële besparingen biedt SAM meer (kwalitatieve) voordelen. Het is een professionaliseringsslag die zicht en grip geeft op het gebruik van softwarelicenties. Dat voorkomt niet alleen ‘wildgroei’ en actieve licenties die onbenut blijven, maar ook dat onnodig te complexe software wordt ingezet (met langere inwerktijden).

Daarnaast komt de overlap aan functionaliteiten goed in beeld. Daardoor kan het aantal applicaties en leveranciers beperkt worden. Dat zorgt voor een betere onderhandelingspositie bij de inkoop. Met beter zich op ongewenste software in de organisatie worden bovendien beveiligingsrisico’s voorkomen.

Maar bovenal kunnen door goed licentiebeheer echt doelgerichte keuzes worden gemaakt, met een complete en voorspelbare financiële planning voor de zorgbudgetten. En moet er dan een overzicht van licenties worden opgeleverd, dan is dat direct beschikbaar. Dit voorkomt veel stress, een flinke tijdsinvestering en negatieve druk op de organisatie, wanneer een friendly review of controle plaatsvindt.

SAM voor de cloud

Goed licentiebeheer is ook belangrijk door de opmars van de cloud. De kans dat een organisatie incompliant software heeft, neemt wel af door cloud computing, maar het belang om doelgerichte keuzes voor applicaties te maken, wordt groter. SAM helpt ook in de cloud wildgroei aan applicaties tegen te gaan en om betere keuzes te maken voor gebruik van applicaties. Bijvoorbeeld voor bepaalde groepen gebruikers, teams of afdelingen.

Wie is verantwoordelijk?

SAM is voor iedere organisatie een waardevolle investering, die zich vaak snel terugverdient. Maar zeker bij zorginstellingen is een inhaalslag nodig. Het probleem is nu vaak dat niemand echt verantwoordelijk is – of zich voelt – voor het licentiebeheer. Vooral omdat er geen zicht is op de (on)gebruikte of echt belangrijke softwarelicenties. Want ligt die verantwoordelijkheid bijvoorbeeld bij de IT-afdeling of de inkoop? Daarnaast is er binnen organisaties vaak geen software- en licentiekennis in huis. Dat hoeft ook niet, want dit is zeer specifieke kennis, die continu verandert en die je uitstekend bij een specialist kunt inkopen.

Grip op professioneel licentiebeheer

COMPAREX heeft een SAM-as-a-Service oplossing ontwikkeld die organisaties helpt om de benodigde en aanwezige software in kaart te brengen en contracten te optimaliseren. Zo kunnen aanzienlijke kosten worden bespaard. Opvallend genoeg wordt die hulp binnen de healthcare nu vooral nog ingeroepen bij een opgelegde aanleiding, zoals een review. Pas dan ontstaat vaak het besef hoe groot de besparingen kunnen zijn binnen de jaarlijkse software uitgaven. Het is zonde om dan pas te beginnen met SAM. Want bij een professionele organisatie hoort professioneel IT- en softwarebeleid met een efficiënt, voorspelbaar en planbaar budget voor de jaarlijkse uitgaven, ook voor de software. 

Meer weten over SAM en besparen op softwarekosten?

Wilt u meer weten over efficiënt licentiebeheer, besparen op softwarekosten of SAM? Stel mij dan gerust vrijblijvend uw vraag.

Neem contact op

Patrick Spruit

Patrick Spruit

Accountmanager SAM

Deel deze pagina