Uw jaarlijkse kosten aan pdf-oplossingen halveren met een alternatief?

17/12/2015, Esther Voskamp, Solution Advisor Digital Content

Organisaties die een vernieuwing van hun huidige pdf-oplossing hebben gepland, worden geconfronteerd met veel veranderingen. Naast eindgebruiker-functionaliteiten is ook het gebruik op mobile devices geïntroduceerd en zijn named en anonymous deployment een keuze geworden. Deze veranderingen hebben impact op uw eindgebruikers, IT processen en uw PDFbudgetplanning.

  • Hebben uw eindgebruikers alle pdf-functionaliteiten wel nodig?
  • Zijn er goedkopere alternatieven die voldoen?
  • Welke impact heeft dit op de beheersbaarheid?

Ineens blijkt het geen kwestie meer van upgraden en verlengen, maar moet u beslissen over hoe de pdf-oplossing de aankomende jaren ingezet moet worden en beheersbaar blijft voor uw IT-afdeling.

Dat is een reden voor mij als Solution Advisor Digital Content om in te gaan op zes topics die in ieder geval aan bod moeten komen bij het maken van een keuze voor de meest geschikte pdf-oplossing.

Functionaliteit

Moeten alle gebruikers beschikken over pdf-tools? Het zit immers toch al in Microsoft Office? Pdf-oplossingen bieden uw eindgebruikers meer functionaliteiten dan enkel een bestand openen of opslaan in pdf-formaat. Wanneer uw eindgebruikers alleen een pdf-bestand moeten kunnen openen en printen volstaat een gratis reader. Wanneer uw gebruikers alleen een Office-document moeten opslaan als pdf, volstaat de functionaliteit die Microsoft Office biedt. Hier houdt het dan ook wel op. Het is als een auto zonder wielen. Werkt u in uw organisatie veel met documenten en is productiviteit en efficiency van belang? Dan is mijn advies om u te oriënteren op een professionele pdf-oplossing waarin functionaliteiten worden aangeboden om documenten te creëren, te bewerken, samen te stellen, te converteren, en te beveiligen. De professionele (betaalde) pdf-oplossing voorziet echt in tools met toegevoegde waarde voor een professionele Office-organisatie.

Security

Wanneer u bedrijfsinformatie blootstelt aan externe omstandigheden, is beveiliging van essentieel belang. Is dit binnen uw organisatie ook het geval? Pdf-oplossingen zijn in meer of mindere mate voorzien van beveiligingsmaatregelen. Denk hierbij aan encryptie, toegangsbeheer, certificaathandtekeningen en permanente verwijdering van tekst en afbeeldingen. Iedere fabrikant geeft in de basis aan dat hun pdf-oplossing is voorzien van voldoende beveiligingsfunctionaliteiten. Hierin zitten echter wel degelijk verschillen. Zo is er verschil in de encryptiemogelijkheden en het voldoen aan Europese standaarden zoals ETSI (European Telecommunications Standards Institute).

Duidelijk is dat de marktleider het meest vergevorderd is in security en daarmee de richtlijnen bepaalt voor de overige fabrikanten. Zo zie je diverse uitgewerkte features op zowel eindgebruiker- als beheer niveau. Maar heeft u al deze functionaliteiten wel nodig? Een belangrijke conclusie is dat er verschil is in securitymaatregelen die aangeboden worden per pdf-oplossing. Dit vertaalt zich zowel naar de beveiliging van pdf-documenten door eindgebruikers als naar de beveiliging van binnenkomende pdf-documenten in uw omgeving. In welke mate wilt u goed beveiligd werken?

Toekomst

“Anytime, anywhere, with any device” is inmiddels een containerbegrip maar zeer actueel. Moet de pdf-oplossing werken op mobile devices? Er wordt veel geïnvesteerd om mobile devices te kunnen ondersteunen en beveiligen. Een vereiste is dat applicaties ook moeten kunnen integreren en onderweg beschikbaar moeten zijn. Uitsluitend de marktleidende fabrikanten van pdf-oplossingen hebben hun product hier al op doorontwikkeld en zijn hiermee “future proof”. Dergelijke oplossingen vereisen wel specifieke technieken/platformen en vragen hierdoor om een check op geschiktheid in uw omgeving.

ISO

ISO verzekert dat producten en services veilig, betrouwbaar en van goede kwaliteit zijn. Voor organisaties zijn het strategische tools die hoge kosten voorkomen door minimalisatie van waste en errors, waardoor krimping van productiviteit voorkomen wordt. Voor veel organisaties is het bij de wet bepaald dat een pdf-oplossing moet voldoen aan de ISO-normering van bestandsformaten. Een voorbeeld van zo’n bestandsformaat is PDF/A-1 (Portable Document Format Archivable). Deze norm is specifiek ontwikkeld voor archivering en daarmee zeer geschikt voor het opslaan van digitale documenten. Door te werken met een formaat dat aansluit bij de wetgeving wordt geborgd dat documenten ook in de toekomst te raadplegen zijn. Of een pdf-oplossing voldoet aan de ISO-norm kan van groot belang zijn in uw keuze. Wees u ervan bewust dat niet iedere pdf-oplossing voldoet aan deze eisen en laat u goed informeren.

Beheersbaarheid

De beheersbaarheid van een oplossing staat in weinig productomschrijvingen beschreven en wordt vaak uit referenties gedeeld. Als Solution Advisor in pdf-oplossingen kan ik zowel positieve als negatieve ervaringen beschrijven. Om aan te geven waar u rekening mee moet houden, geef ik enkele voorbeelden van ervaringen.

  • Na het vastlopen van een device was de pdf-licentie niet meer beschikbaar voor gebruik. Er moest een nieuwe licentie worden aangeschaft.
  • Na een migratie naar een andere pdf-oplossing werden de fonts niet overgenomen. Hierdoor werden pdf-documenten automatisch van een ander font voorzien en dus incorrect naar klanten verstuurd.
  • Vanuit de behoefte om zo efficiënt mogelijk te werken is doorgaans de wens om één fabrikant in te zetten voor de functionaliteit van zowel de reader als de creator. Niet iedere fabrikant biedt beide mogelijkheden. Dit sluit niet altijd aan op bestaande processen.

Kosten

Met de groei van het aantal fabrikanten, snelle innovaties en veranderingen in de markt, wordt het budget steeds belangrijker. De kosten van pdf-oplossingen lopen behoorlijk uiteen. Mijn advies is om verschillende aankoopmodellen met elkaar te vergelijken. Zo kunnen de kosten bepaald worden op basis van een stuksprijs met een volumekorting. Ook zijn er aankoopmodellen waarbij u een pdf-oplossing integreert in de standaardwerkplek. Ten eerste ontstaan er door deze standaardisatie kosten per werkplek en worden deze vele malen lager dan de standaard stuksprijs van een licentie. Ten tweede bereik je met een dergelijke oplossing een efficiëntieslag in tijd. Er dienen bijvoorbeeld minder vaak packages gecreëerd en gedistribueerd te worden.

Ik krijg vaak de vraag of er goedkopere alternatieven beschikbaar zijn. Mijn antwoord hierop is: ”Ja”. Of deze alternatieven passen in de behoefte van uw eindgebruikers en IT afdeling? Ik raad u aan om u te laten adviseren over de mogelijkheden. Breng in kaart welke pdf-oplossingen daadwerkelijk geschikt zijn en bepaal aansluitend of er ook een kostenbesparing gerealiseerd kan worden. Op deze manier realiseert u een onderbouwde investering en voorkomt u een desinvestering in een product dat niet voldoet.

Wilt u meer weten?

Wilt u meer weten over dit onderwerp? Of heeft u dit onderwerp voor 2016 op uw agenda staan en heeft u ondersteuning nodig bij uw keuze? Neem contact met mij op.

Neem contact op

Esther Voskamp

Esther Voskamp

Solution Advisor Digital Content / Grafische Software

Deel deze pagina