ROI terwijl u wacht: Software Asset Management met COMPAREX

Organisaties hebben in de loop der tijd een veelheid aan software in huis gehaald. Van efficiënt beheer van licenties en contracten is echter meestal geen sprake. Licentie-reviews worden maar één keer per jaar uitgevoerd: alleen als het echt móét dus. Omdat er geen specifieke tooling draait, is dat bijna altijd handwerk. Terwijl Software Asset Management naast real-time inzicht zorgt voor een razendsnelle Return On Investment (ROI).

Software Asset Management (SAM) omvat het totale gebied van organisatie, processen, beleid, kennis en tooling dat nodig is om controle te krijgen over de software assets. Daartoe behoren ook contracten, licentiecertificaten, onderhoudscontracten en media, eigenlijk alles wat met de software de organisatie is binnengekomen.

De consultants van COMPAREX helpen organisaties om hun processen in te richten en zo grip te krijgen op SAM. “Soms geven we eenmalig inzicht in de licentiepositie ten opzichte van één of meer leveranciers en adviseren bij het oplossen van eventuele compliance-problemen. Meestal leidt zo’n ad-hoc opdracht tot het verzoek de organisatie te helpen om permanent controle over de software assets te krijgen,” zegt Chris van Hoffen, consultant bij COMPAREX.

De vragen komen op verschillende manieren bij hem terecht, soms van een IT-afdeling die alleen maar wil weten waar welke software staat. Maar het is steeds vaker het management dat beseft dat het verantwoordelijk is voor compliance, dat contact zoekt met COMPAREX voor een permanente oplossing.

“Dan moeten IT-afdeling, contractbeheer en de financiële afdeling nauw met elkaar gaan samenwerken. Wanneer we een SAM-traject starten vanuit één van deze drie afdelingen, is het vaak moeilijker om de andere twee erbij te betrekken. Beter is het dan ook, als het initiatief bij het management ligt. Dat is echt een succesbepalende factor,” aldus Van Hoffen.

COMPAREX is primair gericht op SAM-consultancy en ontwikkelt zelf geen tools; wel kan het bedrijf putten uit een portfolio van bestaande tools met elk zijn specifieke eigenschappen. Zo kan er gericht op de situatie bij de klant de juiste tool ingezet worden.

Tools voor de enterprisemarkt zoals Flexera zijn bijvoorbeeld modificeerbaar en zo te koppelen aan allerlei andere aanwezige tooling; Snow Software daarentegen is veel sneller en eenvoudiger te implementeren. Beide tools zijn bij COMPAREX ook als SaaS-oplossing verkrijgbaar, waarbij de klant volledig ontzorgd kan worden op het gebied van SAM. COMPAREX levert dan de gevraagde rapportages op basis waarvan een organisatie weer kan gaan sturen.

Real-time inzicht

Elke organisatie haalt in de loop der tijd allerlei software in huis. Dat betekent niet automatisch dat ook het beheer daarvan perfect geregeld is, weet ook Engelbert Soyo. “Elke keer als er een vraag over licenties kwam, moest eerst een systeembeheerder kijken wat er precies op het domein draaide. Dat aantal gaf hij door aan licentiebeheer, die vervolgens weer contact opnam met contractbeheer. We waren dus altijd handmatig aan het werk.

Het grootste gebrek was real-time inzicht.” Bieden van real-time inzicht in de licenties in combinatie met de contracten is een zeer gespecialiseerde dienst, vindt hij. “Je kunt wel real-time inzicht hebben in je licenties, maar als je niet weet wat dat inzicht precies inhoudt, dan is er geen sprake van echt inzicht. Wat is data, wat wordt informatie, en wat wordt kennis. Daar is dus de koppeling met de contracten voor nodig. Daar zit de crux.”

Soyo stelde zich in eerste instantie wat terughoudend op tegenover COMPAREX. "Het duurde dan ook even voor we echt in zee gingen met het product, Snow Software. Voor ons erg belangrijk hoe de internationale analisten over dat product schreven en wat de markt aan alternatieven bood. Maar COMPAREX had ons goed geholpen met de review voor Microsoft, dus we gunden ze deze opdracht.”

Veel besparingen

Nu, een jaar later, is Soyo nog steeds verbaasd over wat de inrichting van een SAM-oplossing heeft opgeleverd. “Ik kan zeggen dat we heel wat besparingen hebben gerealiseerd, op verschillende manieren. We kwamen er bijvoorbeeld achter dat we nog bepaalde software hadden draaien waarvan we dat niet wisten. Of waarvan het aantal gebruikers wel heel erg klein was. Razendsnel uitfaseren is dan het devies.

Snow Software laat ook de benutting zien: als de software niet of slechts op enkele onderdelen wordt gebruikt, kun je besluiten de contracten aan te passen: ook dat zie je direct terug in de kosten,” geeft Soyo als voorbeelden.

“Maar de meeste winst zit erin dat we het voormalige handmatige ad-hoc proces niet meer hoeven te doorlopen. We loggen nu in op een portal om een rapportage te draaien. Niet eens per jaar, omdat het moet, maar elk moment van de dag als we dat willen. Daar komt nog bij dat we voor de SaaS-oplossing van COMPAREX hebben gekozen. Helemaal ontzorgd. Ik begrijp eerlijk gezegd niet dat er nog bedrijven zijn die zonder SAM kunnen.”

Permanente grip op software

De ABN AMRO Hypotheken Groep (AAHG) in Amersfoort kocht al enige tijd software in via COMPAREX. Daar werd op enig moment de vraag gesteld of ze over een professioneel beheersysteem beschikten. Ongeveer op dat moment moest de IT-afdeling aan het tijdrovende werk beginnen om het jaarlijkse licentie-overzicht voor Microsoft op te stellen, waarbij ze graag wat hulp wilden.

“Gewapend met Snow Software is er een scan uitgevoerd en is de data geanalyseerd. Aan de hand daarvan zijn we vragen gaan stellen.” vertelt Van Hoffen. “Teveel vragen, was de eerste reactie bij AAHG. Met zo’n tool weet je toch alles al? Was het maar zo eenvoudig….”

De uiteindelijke rapportage was tot volle tevredenheid van zowel de opdrachtgever als de softwareleverancier. Engelbert Soyo, een van de IT-managers van AAHG, vroeg COMPAREX te helpen bij het inrichten van een omgeving die permanent grip op de software assets zou geven.

Neem contact op