Software Asset Management as a Service bij FloraHolland

FloraHolland is één van de meest unieke organisaties van Nederland. De organisatie is het grootste handelscentrum van bloemen en planten in de wereld. Het bedrijf telt 3.500 medewerkers, verdeeld over een vijftal locaties in het land. Rob Notebaard is hoofd applicatie˗ en databasebeheer en tevens ICT-contractmanager bij FloraHolland. In die hoedanigheid heeft hij al jaren contact met COMPAREX.

Rob Notebaard: “COMPAREX is al 10 jaar lang de vaste adviseur van FloraHolland op het gebied van softwarelicenties. De relatie tussen ons beiden is uitstekend, mede doordat we inmiddels goed weten wat we van elkaar kunnen verwachten. Al in het begin van 2013 hebben we samen gesproken over de invulling van Software Asset Management (SAM) bij FloraHolland. We wilden meer inzicht in ons huidige licentieportfolio krijgen.”

Scenarioschets toegespitst op situatie en wensen FloraHolland

COMPAREX heeft destijds een SAM-workshop verzorgd voor FloraHolland. Tijdens deze workshop is ingegaan op de vele aspecten die bij SAM komen kijken. Maar vooral is er geluisterd naar de behoefte van FloraHolland. De wensen en uitdagingen van hen waren bepalend voor het vervolgtraject dat samen is ingezet. FloraHolland wilde graag compliant zijn en dus verzekerd zijn van voldoende licenties. Daarnaast was men op zoek naar mogelijke opties voor kostenbesparing. Doordat FloraHolland op dat moment onvoldoende inzicht had in het softwareportfolio was het namelijk ook mogelijk dat ze teveel licenties in huis zouden hebben.

FloraHollandRob Notebaard: “We hebben COMPAREX gevraagd ons te helpen om het SAM proces in te richten bij FloraHolland, maar ook om te helpen bij het selecteren en implementeren van de juiste tool voor ons. Na de overname van InfraControl door COMPAREX (april 2013) merkten we duidelijk dat er nog meer kennis en kunde aan boord kwam. InfraControl heeft hierdoor voor ons het volledige SAM-landschap geschetst. De InfraControl-consultants zijn hier vaak op kantoor geweest. Van alle scenario’s en tools werden de voor- en nadelen behandeld, specifiek toegespitst op onze situatie en wensen.”

Belangrijk voor FloraHolland hierbij was of de te gebruiken SAM-tool ook in staat was om de door FloraHolland zelf ontwikkelde maatwerksoftware te herkennen en het gebruik hiervan te meten. Niet alle tools waren hiervoor geschikt. De tooling van Snow Software bleek de functionaliteit te bieden waar FloraHolland naar op zoek was.

"We kunnen zelfs zien wanneer een applicatie voor het laatst is geopend"

“Met Snow Software zien we wie de maatwerksoftware op zijn systeem heeft geïnstalleerd en ook hoe vaak het gebruikt wordt. Dit helpt ons intern om kritisch te kijken naar het gebruik van de software. We zijn zelfs in staat om in te zien wanneer een applicatie voor het laatst geopend is. Als blijkt dat een bepaalde applicatie, die kostbaar is in onderhoud en beheer, vrijwel niet gebruikt wordt, kun je daar efficiënter mee omgaan en is kostenbesparing mogelijk. Niet elke tool was in staat dit inzichtelijk te maken.“

Nadat de keuze voor Snow Software was gemaakt, werd op verzoek van FloraHolland eerst een Proof of Concept uitgevoerd. COMPAREX zette een testomgeving op en stelde proeflicenties beschikbaar aan FloraHolland. Onder begeleiding van een consultant werden de agents geïnstalleerd op de servers en werd de data verzameld. Van deze PoC werd drie maanden gebruik gemaakt. Na deze succesvolle testfase besloot FloraHolland verder te gaan met het project.

Inzicht biedt zekerheid en kostenbesparing

“We hebben uiteindelijk gekozen om de tooling in gehoste vorm af te nemen. Wij hebben nu geen enkele zorg over beheer en onderhoud omdat de software wordt gehost bij COMPAREX. Ook patches en updates worden door COMPAREX uitgevoerd en nieuwe licenties worden vaak direct door de COMPAREX-consultants in het systeem gezet. Dit ontzorgt ons volledig. Onze infrastructuur en ons personeel wordt hier niet mee belast.

FloraHollandDe goede samenwerking met COMPAREX is een belangrijke factor in dit proces. Het is een partij waar we makkelijk en snel mee schakelen. Vragen worden snel beantwoordt. Ze hebben een belangrijke rol gespeeld bij de implementatie en helpen ons bij het invoeren van contracten en licenties. Ook trainen zij onze mensen hierin. Het project levert ons inzicht in ons softwareportfolio op.

Dit helpt ons weer bij contractonderhandelingen met softwareleveranciers. Het levert ons een betere onderhandelingspositie op en dat resulteert in kostenbesparing. Daarnaast zijn we verzekerd van rechtmatig handelen omdat we nu kunnen bewijzen dat we compliant zijn. Zo heeft het ons recent nog geholpen bij een review van een softwarefabrikant die bij ons uitgevoerd werd. Ten tijde van die review hadden we net de Snow tooling geïmplementeerd. Daarom waren we op dat moment ook direct in staat om snel aan het verzoek van de fabrikant te voldoen en de gevraagde gegevens op te leveren.”

FloraHolland ziet ook de toekomstige samenwerking met vertrouwen tegemoet. “De vrijwel constant wijzigende licentievoorwaarden van leveranciers zorgen ervoor dat er altijd werk aan de winkel blijft. Bovendien zijn ook de maatwerkapplicaties van FloraHolland veel in beweging. Dit zijn factoren die allemaal meegenomen worden in dit project. Gelukkig kunnen we bouwen op een partij als COMPAREX. Zij zijn voor ons een goede match op dit gebied. De medewerkers hebben veel kennis over de materie en zijn bovendien prettig in de omgang”, aldus Rob Notebaard.

Over FloraHolland

FloraHolland, 's werelds grootste afzetorganisatie van bloemen en planten, is een coöperatief samenwerkingsverband van kwekers. FloraHolland verleent op vijf locaties diensten, die ervoor zorgen dat kwekers de hoogst mogelijke prijs uit de markt halen. Dat gebeurt via de bekende veilingklokken - er zijn er 38 - en door dienstverlening rondom directe transacties tussen kwekers en handelaren.

Neem contact op