In het voorjaar van 2017 vernieuwde Heijmans de Enterprise overeenkomst met Microsoft. Mede dankzij de hulp van COMPAREX wist inkoopverantwoordelijke Wim van Son een goede deal te sluiten. Hij is zeer tevreden over de proactieve inbreng van COMPAREX en de creatieve oplossing die werd voorgesteld: “De samenwerking was boven verwachting goed.”

COMPAREX optimaliseert Microsoft-licentieovereenkomst van Heijmans

Wim van Son is Enterprise Architect van de centrale IT-afdeling van Heijmans. Daarnaast is hij ook al jaren verantwoordelijk voor een aantal grote inkoopcontracten, waaronder dat van Microsoft.
Bij het opzetten van de Microsoft Enterprise overeenkomst van 2017 had Van Son net als in 2014 de leiding. COMPAREX nam medio 2016 al contact met hem op: “Ze gaven aan dat zij een adviestraject hebben waarmee ze mij konden helpen. In september ben ik al om de tafel gaan zitten met Chris van der Zwan en Guus Derckx over de aanstaande contractverlenging.”

In eerste instantie twijfelde Van Son of COMPAREX wat voor hem zou kunnen betekenen. “De constructie waarbij je licenties alleen kunt aanschaffen via een License Solutions Partner (LSP) vind ik een beetje vreemd. Hoe kan iemand die verdient aan een hogere prijs, voor mij een lager bedrag bedingen? Op voorhand was ik best sceptisch.”

Geen eenvoudige materie

“In november 2016 stelde COMPAREX verschillende scenario’s voor contractvormen voor”, vertelt Van Son. “Microsoft-contracten zijn nu eenmaal geen eenvoudige materie. Het gaat over heel veel producten die allemaal aparte voorwaarden hebben. Microsoft doet alleen een voorstel voor een nieuw contract op basis van je oude contract.”
“Toen begin 2017 het spel over de verlenging met Microsoft begon, kwam ik dus goed beslagen ten ijs”, vervolgt hij. “De onderhandelingen met Microsoft deed ik zelf, bij de IT-afdeling van Heijmans zitten we graag zelf aan het stuur.”

Stroomversnelling

In maart en april kwamen de onderhandelingen in een stroomversnelling, want 1 juni moest het nieuwe contract ingaan. Van Son bewandelde in die maanden twee verschillende trajecten: “Ik was in onderhandeling met Microsoft, maar onderhield continu contact met COMPAREX om te sparren over de aanbiedingen die ik kreeg. We analyseerden samen hoe de voorstellen in elkaar zaten en COMPAREX voorzag mij van extra informatie. Door die kennis kreeg ik een betere onderhandelingspositie. COMPAREX haalde zelfs af en toe onjuistheden uit de aanbiedingen, bijvoorbeeld over verkeerde productlicenties. Microsoft en COMPAREX hebben ook direct contact gehad op enige momenten om te bespreken of iets nu wel of niet zou kunnen. Het mooie was dat COMPAREX vrijwel in alle gevallen gelijk had”, lacht Van Son.

Vastgelopen onderhandelingen

Toen de onderhandelingen in het voorjaar vast dreigden te lopen op de prijsstelling, bewees COMPAREX zijn waarde, aldus Van Son. “Zij opperde toen een andere contractvorm, die eerder in het proces niet relevant leek.” Het betrof een huur- in plaats van een koopovereenkomst, een Enterprise Subscription Agreement (ESA). “Die is eigenlijk duurder”, vertelt Van Son, “maar door een aantal bijkomende voordelen konden we het zo buigen dat we binnen mijn bestedingsruimte kwamen. Ik heb de gesprekken met Microsoft opnieuw geopend met die informatie. De deal kon toen snel worden gesloten. We hebben echt een scherpe prijs kunnen onderhandelen en er ligt nu een contract dat binnen ons budget past.”

Transparant

De gekozen manier van samenwerken heeft erg goed gewerkt, vindt Van Son. “COMPAREX is anders dan veel andere bedrijven die advies geven. Veel partijen verhogen uiteindelijk alleen maar de kosten. COMPAREX gebruikt een heel transparant plan om ons te helpen en dat werkte heel nauwkeurig. Ze hebben gedurende het hele proces echt naast mij gezeten en dat heeft er mede voor gezorgd dat wij een mooi resultaat hebben kunnen realiseren.”

Methodiek en strategie van COMPAREX

De experts van COMPAREX helpen graag bij de optimalisatie van uw Microsoft-overeenkomst. Wij hanteren daarvoor een methodiek die zich al talloze malen heeft bewezen. Door te kijken naar organisatiedoelen en de behoeften op technologisch en functioneel vlak, komt de meest geschikte overeenkomst in beeld. COMPAREX helpt organisaties bij INSPIRATIE, REALISATIE en ONDERSTEUNING van Microsoft-omgevingen.

Neem contact op

Chris van der Zwan

Chris van der Zwan

Consultant