• COMPAREX Blog

    Raportowanie
    w Office 365
    must know!

26.07.2017 | Michał Cherek

Chmura publiczna ma do zaoferowanie olbrzymie oszczędności, ale również poprawę wydajności i mobilności pracowników dla Twojej firmy. Jednak wszystkie te korzyści nie staną się faktem jeśli Office 365 nie będzie używany prawidłowo. Spieszę z wyjaśnieniem :) … tak, można używać Office 365 w mniej lub bardziej (czego wam życzę) przemyślany, skuteczny czy ekonomiczny sposób.

 


 

Raportowanie w Office 365 – czy powinno mnie interesować?

Możliwości raportowania dostępne w pakiecie Office 365 są naprawdę imponujące. Szczególnie jeśli porównamy je do wcześniejszych dobrze wielu znanym rozwiązaniom Microsoft. Niech podniesie rękę ten, który w przeszłości nie korzystał z PowerShell żeby wygenerować raporty, ponieważ „a” brakowało ich w konsoli administratora, „b” jeśli już były, to nie do końca takie jak byśmy sobie tego życzyli, „c” no dobra nie będę się znęcał nad innymi systemami. Poza tym bądźmy szczerzy, to był dość czasochłonny proces i wymagał pewnej wprawy w skryptowaniu. Oczywiście nie twierdzę że PowerShell to coś złego, nic podobnego… jeśli ktokolwiek pomyślał tak czytając poprzednie zdanie :) Sam często z niego korzystam, choć w nieco innych okolicznościach.

Na szczęście Microsoft odrobił lekcje i w Office 365 udostępnił o wiele bardziej przyjazne dla użytkownika narzędzie w postaci szerokiej gamy raportów dostępnych od ręki w centrum administracyjnym. Zostańcie ze mną, a obiecuję pokazać kilka naprawdę ciekawych.

Zastanawialiście się kiedyś jak duży możecie mieć wpływ na swoją organizację z jednym tylko narzędziem w ręku? Wykorzystanie usług z pakietu Office 365, to właśnie w tym obszarze raporty są wyjątkowo cenne. Można dzięki nim dowiedzieć się w jaki sposób, przez kogo i do czego rzeczywiście używane są licencje. Na przykład dzięki kilku prostym krokom raporty dowiodą, że wiele licencji za które płacicie nie są w ogóle używane, a niektóre konta nigdy się nie logują. Wyposażeni w taką informację możecie pomóc w natychmiastowym obniżeniu kosztów prowadzenia działalności w waszej organizacji. Brzmi nieźle?

Jednak raportowanie w Office 365 to o wiele więcej. Jeśli macie dobry plan na monitorowanie wykorzystania usług, nie tylko możecie zaoszczędzić pieniądze. To również okazja żeby pomóc swoim współpracownikom w pełni wykorzystać platformę i wypróbować inne funkcje pakietu Office 365.

Poznajcie zatem razem z Comparex funkcje raportowania dostępne w Office 365. Czas żebyście dowiedzieli się jak wygenerować raporty, które pozwolą zaoszczędzić pieniądze i wywołać uśmiech na twarzy waszego dyrektora finansowego i nie tylko :) W końcu kto nie chciałby oszczędzić?!

 

Jakie raporty są dostępne w Office 365 i kto ma do nich dostęp?

Platforma oferuje szeroki wachlarz raportów, w zasadzie każda z usług posiada własny dedykowany zestaw. To, które zobaczycie w swojej dzierżawie Office 365 zależy od licencji jakie zakupiliście. To natomiast czy będziecie mieli dostęp do raportów zależy oczywiście od posiadanych uprawnień. Dostęp do wszystkich zarezerwowany jest dla użytkowników z przypisaną rolą „administratora globalnego” (nie polecam żeby było dużo takich osób w organizacji). Raporty są również dostępne dla administratorów Exchange, SharePoint, Skype for Business i innych ról. Dla niewtajemniczonych w Office 365 kontrola dostępu realizowana jest w modelu Role Based Access Control. To oczywiście temat na osobny artykuł, a zainteresowanych odsyłam do „About Office 365 admin roles”.

Zajmiemy się teraz raportami wykorzystania usług z pakietu Office 365. Podobny widok jak poniżej będzie dla was dostępny po zalogowaniu się do centrum administracyjnego.

No dobra Michał, zalogowałem się… gdzie są moje raporty??

Nie ma powodu do paniki! prawdopodobnie dzierżawa dopiero co została powołana do życia. Office 365 potrzebuje do trzydziestu dni żeby prawidłowo wyświetlić dane „keep calm and carry on” chciałoby się powiedzieć.

 

Prawda że piękne? :) … ale wracając do rzeczy, lista dostępnych raportów z podziałem na kategorie przedstawia się następująco:

 

Office 365

  • Activations
  • Active users
  • Office 365 groups activity

Exchange

  • Email activity
  • Email app usage
  • Mailbox usage

OneDrive

  • OneDrive activity
  • OneDrive usage

SharePoint

  • SharePoint activity
  • SharePoint site usage
  • Skype for Business
  • Skype for Business activity
  • Skype for Business peer-to-peer activity
  • Skype for Business conference organizer activity
  • Skype for Business conference participant activity
  • Skype for Business device usage
  • Skype for Business PSTN usage
  • Skype for Business users blocked

Yammer

  • Yammer activity
  • Yammer device usage

 

Jak widać to całkiem sporo różnych raportów, a nie wspomniałem nawet o tych dostępnych w „Security & Compliance Center” jak: Office 365 audit log reports, Azure AD reports, Exchange audit reports, Supervisory czy Data loss prevention reports. O nich opowiem innym razem, w nieco bardziej technicznym artykule.

Oczywiście nie zamierzam namawiać was na generowanie wszystkich i codziennie. Nie jestem szalony. Jeśli twoja organizacja zdecydowała się nie używać usługi Yammer (niektórzy mają dobre powody, usługa jest w całości hostowana w centrach danych na terenie USA) to raporty z jej wykorzystania będą mało przydatne :) Z drugiej strony jeśli celem byłoby usprawnienie komunikacji w firmie warto zbadać poziom wykorzystania wszystkich narzędzi realizujących to zadanie.

W tym momencie warto na chwilę odłożyć rozważania na temat samych raportów i skupić się na powodach dla których chcielibyśmy je wykorzystać. To wcale nie takie oczywiste, a przynajmniej niewiele osób zadaje sobie trud zastanowienia się nad tym. Ja preferuję na taką okazję pustą kartkę papieru i długopis (albo jak jesteśmy bardzo nowocześni to OneNote). Kiedy się za to zabrałem, wyszło mi coś w tym stylu:

Cel raportowania

Bezpieczeństwo – chcę aby moje dane były bezpieczniejsze, chcę być zgodny z wewnętrznymi politykami bezpieczeństwa mojej organizacji lub przygotowuję się do GDPR. Czy ktoś jeszcze nie słyszał o GRPR? Serio?! :)  

Oszczędności finansowe – chcę zaoszczędzić środki przeznaczane na subskrypcję. Mogę negocjować warunki umowy i ilość licencji. Czy to na pewno wszystko? Ciekawe ilu z was czytało „Umowa dotycząca Poziomu Usług dla Usług Microsoft Online Services” i wie że może odzyskać środki za niedostępność usług w Office 365. Nie wiecie? Nic nie szkodzi, Comparex może zrobić to za was :)

Poziom wykorzystania usługi – chcę efektywniej wykorzystywać posiadane licencje. Posłużę się pewną analogią. Wyobraź sobie że kupiłeś właśnie nowe i zaawansowane technologicznie auto, ale dopiero po pół roku dowiedziałeś się że posiada asystenta parkowania i aktywny tempomat. Znam wiele podobnych historii z Office 365 w tle :)

Działania podjęte na tej podstawie

Dostosowanie konfiguracji – Office 365 posiada ponad pół tysiąca ustawień w zależności od potrzeb i okoliczności. Pokręćmy trochę tymi pokrętłami i dostosujmy Office’a do naszych potrzeb.

Wdrażanie nowych funkcjonalności –  zamarzyła mi się „Cyfrowa Transformacja”, moja organizacja przechodzi na nowy poziom z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi do komunikacji.

Zmiana licencji, zwrot środków – dostosowuję wykorzystywany przeze mnie pakiet licencji do moich potrzeb… chmura czyli „pay as you go”. Co więcej odzyskuję środki zgodnie z przysługującymi mi prawami.

Regularność  

Codziennie, co tydzień, co miesiąc a może na żądanie. Automatyzuję proces generowania raportów lub ustawiam przypomnienie w kalendarzu. Podchodzę do tematu poważnie.

 

Oczywiście to tylko propozycja metodyki i trochę z przymrużeniem oka. Choć zapewniam was że stosuję ją z powodzeniem w środowiskach którymi opiekuje się Comparex (czasem tylko delikatnie dostosowaną do potrzeb danego Klienta). Jak można wykorzystać raportowanie w rzeczywistym świecie? Najlepszą rekomendacją są wymierne korzyści dla naszych Klientów. Chcecie poznać jakie? Zapraszam na kawę, chętnie opowiem co dla nich zrobiliśmy i co możemy zrobić dla Was :)

 

Jak to robi Comparex?

Robimy w PowerBI, Przyjacielu! (taka moja wariacja „We deal in lead, my friend” z Siedmiu wspaniałych oczywiście oryginalna wersja z 1960). Poniżej przykładowy raport dla Klienta. Na jednym ekranie dostajecie wszystkie niezbędne do efektywnego zarządzania Office 365 informacje wraz z tak lubianym „drill down”.

Przygoda z Office 365 prawie zawsze rozpoczyna się od Exchange Online. Tak przynajmniej było u moich Klientów. Każdy wie że Exchange posiada dwa plany (wiecie prawda?). Czy na pewno wasi użytkownicy wykorzystują właściwy do ich potrzeb plan? Odpowiedź na to pytanie może być bardzo prosta i często zaskakująca… a efekty w postaci oszczędności bardzo wymierne. Tak może wyglądać przykładowy raport dla Exchange Online.

 

Podobnie rzecz się ma dla pozostałych usług. Bez względu na to z jakich korzystacie, zawsze powiniście być wyposażeni w kompleksową informację o ich wykorzystaniu. Schemat postępowania będzie bardzo zbliżony.

 

No dobrze Michał… a co jeśli chciałbym wiedzieć czy moja usługa jest dostępna zgodnie z właściwym dla niej SLA?

Użyj http://downdetector.com/ …to oczywiście był żart :) Choć w pewnych okolicznościach również może być przydatny. W Comparex opracowaliśmy raporty wykorzystujące informacje z waszej dzierżawy Office 365 i proaktywne czujniki symulujące prawdziwego użytkownika, uruchamiane co minutę i zbierajace informację o dostępności usług. Taka informacja staje się wyjątkowo skutecznym narzędziem do uzyskania zwortu kosztów.

W tym miejscu pokuszę się o nieco kryptoreklamy i wspomnę o naszej usłudze Unified Cloud Management (UCM) ponieważ naprawdę wierzę że to coś wartościowego. Opisywane wyżej raporty są jej integralną częścią. UCM to dużo więcej. W żołnierskich słowach oferujemy trzy moduły:

Support

  •  Wsparcie 24/7 z czasem odpowiedzi 30 minut i nielimitowanymi zgłoszeniami
  •  Comiesięczne raporty SLA i zmian w konfiguracji
  •  Proaktywne czujniki dostępności usługi

Optimize

  • Raporty wykorzystania usług
  • Wsparcie we wdrażaniu nowych funkcjonalności
  • Platforma szkoleniowa online

Manage

  •  Zakres dwóch powyższych
  •  Zwiększenie bezpieczeństwa
  •  Optymalizacja kosztów

Niezależnie od tego który wybierzecie, waszą organizacją będzie opiekowała się dedykowana osoba „Service Manager”. Kto to taki? Postaram się jak poprzednio wyjaśnić w konwencji filmowej, idealnie nadaje się to tego cytat z Pulp Fiction „I'm Winston Wolf I solve problems”.

Oczywiście nie każę wam wierzyć mi na słowo i kupować kota w worku. Zachęcam do przetestowania naszej usługi Unified Cloud Management.

Staw czoła wyzwaniom z COMPAREX Unified Cloud Management!

Jakie są Twoje wyzwania z Office 365? Chcemy zrozumieć i zidentyfikować unikalne potrzeby i wymagania Twojej organizacji i tym samym odpowiedzieć na wszelkie pytania dotyczące Twojego rozwiązania. Poza procesem “Onboarding’u” usługa COMPAREX Unified Cloud Management jest dostępna w 3 modułach.

Dowiedz się jak sprawniej korzystać z Office 365. Nasz ekspert odpowie na Twoje pytania!

Chcesz wiedzieć więcej? Wyślij swoje zapytanie, nasz ekspert skontaktuje się z Tobą.

Bądź na bieżąco

  Aby regularnie otrzymywać aktualne informacje i artykuły od firmy COMPAREX, kliknij poniżej:
  Bądź z nami w LinkedIn


Contact Us

Michał Cherek

IT-Consulting Cloud

Share this Article