• COMPAREX Blog

    Microsoft Flow
    automatyzacja
    procesów
    i zadań

01.08.2017 | Krzysztof Jóźwiak

Office 365 skrywa wiele narzędzi, które mogą poprawić naszą produktywność. Między innymi aplikacje dzięki którym możemy ułatwiać, upraszczać codzienną pracę z dokumentami. Takim właśnie rozwiązaniem jest Microsoft Flow aplikacja dzięki, której tworzenie przepływów informacji może być równie proste jak to dziś jest w SharePoint.


Przepływ pracy z Microsoft Flow

Przepływy pracy pomiędzy aplikacjami od dawna są najużyteczniejszą funkcjonalnością w Microsoft SharePoint, ale Microsoft pozwolił biznesowym użytkownikom Office 365 tworzyć przepływy poza środowiskiem SharePoint, wykorzystując aplikację Flow. Na dzień dzisiejszy Flow ma połączenia do 152 aplikacji i serwisów z którymi może współpracować i automatyzować Twoja codzienną pracę.

Flow opiera się na szablonach, które pozwalają komunikować się z używanymi przez nas apilkacjami. Jak widać na Obraz 1, posiada gotowe szablony oparte na samym Office 365 jak i połączeniach do aplikacji takich jak: Google Drive, Tweeter czy Dropbox.

Obraz 1

Ilość szablonów których możemy użyć w celu polepszenia naszej codziennej pracy jest ogromna. Dodatkowo Flow pozwala na tworzenie własnych przepływów i zapisywanie ich jako szablonów do późniejszego użytku. Oczywiście wykorzystanie szablonu, czy tworzenie własnego będzie zawierało różne kroki przepływu pracy i będą się one zmieniać w zależności od potrzeb każdego z nas, ale główne założenia dla pracy i przepływu w Flow są zgodne i zawsze takie same.

Pierwszym krokiem do stworzenia Flow będzie wybór i wykorzystanie jednego z istniejących szablonów. Wybierając jeden i klikając w niego dostaniemy szczegółowe informacje o aplikacjach i usługach jakich potrzebuje konkretny Flow aby poprawnie funkcjonować. Przykładowo Flow, który generuje powiadomienie w momencie kiedy dostaniemy e-mail od naszego szefa, wymaga skrzynki pocztowej w Office 365 i aplikacji Flow widocznej na Obraz 2.

Obraz 2

W tym przypadku tworzenie Flow jest bardzo proste i wymaga chwili na weryfikacje potrzebnych informacji. Po kliknięciu w szablon w kilka sekund Flow weryfikuje dostęp do kont i tworzy dla nas szablon który możemy zacząć wykorzystywać i ewentualnie dodatkowo go modyfikować.

Obraz 3

Obraz 3 przedstawia widok po weryfikacji kont i informacji potrzebnych do stworzenia Flow. Jeśli się dobrze przyjrzymy, na ekranie powyżej w górnym prawym rogu zobaczymy opcje „Edit Flow”. Klikając w ten link przejdziemy do ekranu, na którym zobaczymy co dokładnie robi nasz przepływ. Obraz 4 przedstawia widok edycji Flow, na którym poszczególne kroki są jasno podzielone. Możliwość edycji pozwala na dodanie jakiejś czynności do szablonu lub na uszczegółowinie chociażby treści powiadomienia. W tym przypadku przepływ posłuży nam do wysłania powiadomienia po otrzymaniu wiadomości e-mail od mojego menedżera. Mamy tu możliwość również zmiany informacji na inny adres e-mail, gdyż mogę chcieć otrzymywać powiadomienia gdy tylko dostanę wiadomość od działu HR.

Obraz 4

Warto zwrócić uwagę, iż możliwość edycji nie jest jedyną opcją dostępną, której możemy użyć. Na Obraz 5 możemy zobaczyć opcję pozwalającą włączyć lub wyłączyć nasz przepływ. Zaglądając w opcje dodatkowe mamy możliwość zapisania naszego Flow pod inną nazwą, usuniecie lub wyeksportowanie go do pliku. Ta funkcjonalność może posłużyć jako sposób na archiwizowanie utworzonych przepływów lub przenoszenie ich pomierzy użytkownikami. Dodatkowo mamy możliwość pobrania aplikacji Flow na urządzenia mobilne z systemami iOS i Android.

Obraz 5

Microsoft Flow pozwala na tworzenie i zarządzanie przepływami pracy nie tylko dla nas samych ale również dla całego zespołu. Taka możliwość wydaje się o wiele bardziej interesująca. Należy wspomnieć że nie musimy ograniczać się do gotowych szablonów, zarówno dla nas jak i naszego zespołu możemy stworzyć Flow od zera ze skrawków którymi są połączenia do różnych aplikacji i usług.

Microsoft Flow można porównać do zestawu klocków LEGO. Ilość możliwości użycia, edycji i tworzenia przepływów pracy ograniczona jest tylko przez wyobraźnię. Sam nie miałem jeszcze możliwości zgłębić większości możliwych opcji, ale już dziś mogę stwierdzić, iż jest to narzędzie bardzo przydatne w małych i dużych firmach. Dział IT jak i sami pracownicy mają możliwość automatyzacji prozaicznych zadań które zajmują im czas dnia codziennego. Microsoft reklamuje Flow hasłem „Work less, do more” które idealnie przedstawia nie tylko narzędzie Flow ale cały pakiet Office 365.

Chcesz wykorzystać pełny potencjał Office 365?

Pomożemy Ci bezpiecznie zwiększyć produktywność i usprawnić komunikację w Twojej organizacji. Czy rozważasz wdrożenie Office 365 w Twojej firmie? Jeśli tak, z pewnością czeka Cię sporo wyzwań. Staw czoła wyzwaniom z COMPAREX Unified Cloud Management!

Wypełnij poniższy formularz i dowiedz się jak zacząć korzystać z Microsoft Flow:

Kontakt

Chcesz wiedzieć więcej? Wyślij swoje zapytanie, nasz ekspert skontaktuje się z Tobą.

Bądź na bieżąco

  Aby regularnie otrzymywać aktualne informacje i artykuły od firmy COMPAREX, kliknij poniżej:
  Bądź z nami w LinkedIn

Contact Us

Krzysztof Jóźwiak

Krzysztof Jóźwiak

Technical Account Manager / PreSales

Share this Article