Under de senaste åren har vår konsult Jeroen Engelander arbetat med företag som har varit intresserade av att ta steget till molnet och Office 365 eller som redan gjort det. Det kan finnas några hinder på vägen mot en fullständig migrering. Jeroen har sammanställt de fem vanligaste utmaningarna och förklarar hur vår tjänst Unified Cloud Management kan hjälpa till att övervinna dessa.

En blogg av Jeroen Engelander, Cloud Consultant på COMPAREX

Några användare och företag märke att en implementering av en hybrid miljö inte är så enkel som många tror. Till exempel beroendet av internetanslutningar och bandbredd eller problematiken som kan uppstå mellan Office ProPlus-Plugins och Office 365.

De fem största utmaningarna

De flesta företag börjar nu planera att migrera till Office 365. Mina kollegor och jag märker att våra kunder stöter på ett antal återkommande utmaningar. Jag har delat in dem i fem olika kategorier.

Overview of all major Office 365 migration challenges

Kunskap

Microsoft tillhandahåller en stor mängd information om Office 365 som generellt fokuserar på implementering av nya funktioner. Men många frågor kvarstår när det gäller hybrida identiteter och Exchange. Ofta handlar frågeställningarna om support och prestanda för Office 365 och hur man ska kunna hantera alla nya funktioner som släpps varje kvartal av Microsoft. Ca 155 funktioner har redan lagts till, 81 planeras att rullas inom kort och ytterligare 170 är under utveckling. Office 365 minskar självklart den administrativa arbetsbelastningen på IT-avdelning men ändå är det fortfarande svårt att hålla koll på hur alla nya funktioner påverkar ett företag, dess miljö och dess användare.

Tillgänglighet 24x7

Många företag har idag kontor över hela världen och utökar sin tillgänglighet gentemot sina kunder och partners i linje med standardiseringen av den moderna arbetsplatsen. Hur kan man hålla koll på prestanda och tillgänglighet för Office 365 i alla regioner man som företag verkar i och var drabbas det av funktionsfel? Vem ska man ringa och till vilket pris?

Anpassning till användarna

De flesta användare kommer att känna sig bekväma att arbeta i Exchange Online. Det kommer som vanligt kunna hantera sina e-postkonton i den välbekanta Outlook-applikationen. Men om man överväger att rulla ut Skype for Business, SharePoint, OneDrive for Business eller Microsoft Teams, då kan det vara bra att erbjuda användarutbildning för att säkerställa att investeringen i Office 365 betalar sig så mycket som möjligt. Det här är en kontinuerlig process, så det är lämpligt att hålla koll på den stadiga strömmen av nya funktioner som lanseras. Enligt vår erfarenhet förblir många av funktionerna oanvända i de inköpta Office 365 abonnemangen, trots att det finns tillgång till detaljerad TechNet-dokumentation.

Säkerhet

Med sina över 500 olika inställningar spridda över 11 olika portaler är Office 365 en enkel men ändå ganska omfattande plattform. Hur kan du vara säker på att Office 365 uppfyller organisatoriska föreskrifter som ISO eller NEN-standarder? Om du bara ändrar en av de 500 tillgängliga inställningarna kan det få betydande effekter för säkerheten om du inte är exakt medveten om konsekvenserna. Till exempel att tillåta externt innehåll utan begränsningar och restriktioner, t.ex. iom HR eller redovisning.

Kostnadsoptimering

Det finns ingen anledning att vara orolig att man saknar licenser när du har bytt till Office 365. Den knepiga delen att hålla ögonen på istället är den faktiska användningen. I praktiken förblir många licenser oanvända, eller endast delar av de applikationer man har köpt in används. Vi kan hjälpa dig att få insikt om vilka applikationer som används, så att du snabbt kan vidta åtgärder.

Som du har förstått finns det en hel del utmaningar med Office 365. Vår managed service för Office 365, som vi kallar COMPAREX Unified Cloud Management, kan hjälpa dig att lösa dessa utmaningar. Tjänsten består av tre moduler:

  • Support (Problemhantering)
  • Optimera (Anpassning)
  • Hantera (förändringshantering)

Office 365 migration challenge: cost optimization

Service Manager

En Service Manager fungerar som en konsult, är din primära kontakt och ansvarar för alla våra tjänster. Vi arbetar tillsammans med våra kunder som en partner för att säkerställa att användningen av Office 365 blir så framgångsrik som möjligt. En Service Manager ansvarar för följande:

  • Samarbetet med kunden för att förbereda en plan för utrullning och anpassning av Office 365.
  • Hantering av processen för onboarding.
  • Utveckling av en långsiktig strategi med företrädare för kunden för att säkerställa kontinuitet och mervärde av tjänsten.
  • "Single-point-of-contact" för att samordna alla resurser och förenkla kommunikationen mellan alla parter.
  • Ansvar för eskalering till Microsoft.
  • Revisionsrapporten med alla förändringar i Office 365-konfigurationer (varje månad).
  • Tillhandahållande av månatlig SLA-rapportering med en översikt över alla supportärenden, status, lösning och kundnöjdhet. Rapporten innehåller även status för tillgänglighet av Office 365-miljön.

Onboarding

Vi ger dig möjlighet att prova vår tjänst i 30-dagars till en liten avgift innan du bestämmer om det är rätt för dig. Detta bevis på värde finns i två olika versioner.

1. Om du vill migrera erbjuder vi en ”Proof of Value” (PoV) för att ta det första steget mot en fullskalig migrering till Office 365. I denna PoV ingår följande:

  • En "Cloud Readiness Assessment" för att klargöra vad som behöver åtgärdas inför en migrering.
  • Implementering av Azure AD Connect.
  • Grundkonfiguration av Office 365 tenant.
  • Migrering av de första 25 pilotanvändarna.
  • Uppsättning av en "Customer Immersion Experience session" för att få upp de första 25 användarna och få dem arbeta med Office 365-funktioner i sina egen vardag (Office Pro Plus, SharePoint, Skype, Yammer, Teams, Delve etc.).
  • Tillgång till alla moduler i 30 dagar.
  • Konfigurering av Adoption Dashboard och Service Health Monitoring Dashboard.
  • Användaråtkomst till vår webbaserade utbildningsplattform.
  • Tillgång till vår 24x7 support för alla tekniska och funktionella problem för Office 365.

2. Om du redan migrerat till Office 365 erbjuder vi följande:

  • Granskning och råd om den nuvarande miljön.
  • Tillgång till alla moduler i 30 dagar.
  • Konfigurering av Adoption Dashboard och Service Health Monitoring Dashboard.
  • Användaråtkomst till vår webbaserade utbildningsplattform.
  • Tillgång till vår 24x7 support för alla tekniska och funktionella problem för Office 365.

Support

Du har migrerat dina affärskritiska applikationer (e-post etc.) till Office 365. Sakerna fungerar lite annorlunda jämfört med tidigare när du exempelvis kunde byta servern och sedan använda övervakningsverktyg för att hålla koll på statusen för din e-postmiljö.

Även om Microsoft erbjuder en upptid på 99,9% är det fortfarande möjligt att du kommer att stöta på ett par buggar. Du har mindre kontroll över miljöns tillgänglighet och prestanda.

Du kan lita på den grundläggande support som tillhandahålls av Microsoft om något händer eller kan besluta att ingå ett Premier Support-avtal.

Om du väljer en grundläggande support kommer du och hundratusentals andra kunder över hela världen att styras till en Tier 1 Support Desk utan att garantera att problemet faktiskt kommer att lösas. Det kan i vissa fall innebära ytterligare extra kostnader och i värsta fall måste du acceptera en svarstid på 72 timmar. Ett annat alternativ är att ingå ett dyrt Premier Support-avtal. Men det är oftast en för stor investering för de flesta företag.

COMPAREX erbjuder obegränsad support 24/7 för att svara på tekniska och funktionella frågor. Vi kan också övervaka Office 365-miljön och matchande komponenter on-premise.

Vi simulerar användaraktivitet i Office 365 var sextionde sekund vilket gör det möjligt för oss att identifiera källan till prestandaförlusten. Vi jämför även svarstider med andra kunder. Vid funktionsfel informerar vi dig proaktivt och samarbetar med dig för att bestämma hur du ska gå vidare. Vår övervakningstjänst ger en överblick över hela miljön så att vi snabbt kan avgöra var problemet ligger och vilka åtgärder som behöver göras.

Detta är praktiskt om Microsoft råkar vara problemet. Då kan vi vidarebefordra samtalet direkt till rätt kontaktpunkt hos Microsoft Premier Support Desk och eskalera vid behov. COMPAREX har ett obegränsat Microsoft Premier Support avtal och kan därför erbjuda riktade problemanalyser och ideala lösningar.

Office 365 migration challenge: support

Optimering

I optimeringsmodulen säkerställer våra Service Delivery Manager att en s.k. adoption roadmap utarbetas i samarbete med de viktigaste personerna hos kunden. Vår tjänst kring Adoption Monitoring mäter kundens acceptans av de olika Office 365-produkterna för att säkerställa ett optimalt resultat. Vi erbjuder webinar för alla Office 365-lösningar och ger tillgång till vår webbaserade utbildningsplattform där man kan titta på korta videoklipp för att lära sig hur du man använder de olika Office 365-applikationerna.

Att förmedla kunskap till anställda som använder ny teknik är viktigt. Många projekt misslyckas eftersom personalen inte kan arbeta med den nya lösningen vilket i sin sida leder till missnöje. Med tanke på den mängd nya funktioner och tjänster som kontinuerligt lanseras i Office 365 är det viktigt att anställda som använder systemet får särskild uppmärksamhet. Vi bestämmer tillsammans mer dig som kund om de många olika funktionerna är relevanta för ditt företag och om användarutbildning är nödvändig.

Office 365 migration challenge: Optimization

Hantering

Hanteringsmodulen är en kombination av support- och optimeringsmodulen. Dessutom hanterar vi fullständig administration av Office 365-klienten, inklusive förändringshantering för alla tänkbara Office 365-inställningar. Vi tar hänsyn till ditt företags säkerhetspolicy som NEN7510 och ISO-standarderna i Office 365 för att låta dig fokusera på din kärnverksamhet. Vi tillhandahåller också information om användningen av Office 365-licenser och erbjuder tips för optimering.

 

Vill du veta mer?

Vi på COMPAREX har migrerat över 500 företag och över 2 miljoner användare. Ta hjälp av oss du med! Läs mer om Unified Cloud Management för Office 365 eller kontakta oss så berättar vi mer.

Läs mer

Vi erbjuder tjänster för ditt unika behov:

  • Teknisk expertis

  • Kostnadsoptimering

  • Förändringshantering

  • Identiteter och access

Läs mer

Office 365 E5 Plan: Hur bra är Enterprise versionen?

Programvarutillverkare lägger ständigt till uppdateringar och funktioner till sina produkter. En E5-version finns nu tillgänglig för Office 365. I den här bloggen tar vi en närmare titt på de nya funktionerna i Office 365 E5.

Nyhetsbrev

Nyhetsbrev

I vårt månatliga nyhetsbrev får du de senaste nyheterna om licensregler, licensavtal, nya produkter och lösningar samt information om branschen i övrigt.

 Anmäl dig till vårt nyhetsbrev

Linkedin

Linkedin

Vill du kontinuerligt få nyheter via LinkedIn om oss, licensfrågor, produktnyheter, molntjänster, Software Asset Management, Analytics och nyheter från branschen i övrigt?

 Börja följa COMPAREX