Som en del av ditt jobb är du ständigt intresserad av att hitta sätt att spara pengar och minska den tid du lägger på att köpa in ”rätt” licenser. Du kanske till och med känner att det finns en hel del förbättringspotential när det kommer till optimering och inventering av programvara. Det finns det! Jag lovar!

En blogg av Winfried Metzger, Product Manager COMPAREX Portfolio Management Platform

Winfried Metzger, Product Manager COMPAREX Portfolio Management Platform

Många av er kommer på sikt att inse att ni har ett riktig "Software Zoo". Dvs programvaror med samma funktioner och från många olika leverantörer. Exempelvis kanske du har 37 olika PDF-läsare, 18 olika säkerhetsprogram och flera olika grafiska program som används eller är installerade i din infrastruktur? Inköp av mindre kvantiteter av licenser från flera olika leverantörer medför en ökad mängd tid du måste spendera på förhandlingar - vilket slutligen leder till mindre förmånliga priser. Inte direkt något du som inköpare föredrar!

För att tämja djuren i ditt zoo, behöver du insikt i vilka av dina programvaror som erbjuder samma funktioner. Tyvärr ger de flesta analysmetoderna bara en ofullständig och otillräcklig översikt över din programvaruinventering. Men med en bättre analysismetod  kan du faktiskt förstå hur mycket du kan spara genom att konsolidera din programvara.

Några exempel på funktioner: PDF-läsare, molnlagring, virusskannrar, säkerhetsprogram, grafikprogram etc.

Hur uppstår ett Software Zoo?

En dag kommer en användare eller en representant från din IT-avdelning till dig och begär att få köpa in ett nytt program. Hen säger att det inte finns något liknande inköpt och att man behöver det så fort som möjligt. Du köper in programmet. Veckan efter kommer en representant från din marknadsavdelning till dig. Även hen behöver ett nytt program. Ett som hen säger erbjuder funktioner som ingen av den nuvarande programvaran tillhandahåller. Du kan inte motivera en enda anledning, förutom kostnaden, varför du inte borde köpa in denna programvara. Därför köper du in även denna.

Utan någon förmåga att kunna identifiera de olika funktionerna i din nuvarande portfölj av programvaror, hamnar du snabbt i ett läge du får allt fler program som du äger.

Ett Software Zoo kan också uppstå som en följd av företagsfusioner och förvärv. Ditt företag har förvärvat ett företag där all programvara följer med. Du kanske har konsoliderat de stora licensavtalen, men ingen har haft tid att titta på detaljer om nischprodukter och mindre avtal. Det är just denna okontrollerande tillväxt som resulterar i att onödig tid läggs på inköp, administration, licenshantering och support. Det är dags att ändra på det!

Hitta fler besparingar genom konsolidering av programvara

Om du skulle kunna sänka antalet programvaror som tillhandahåller exakt samma funktion i ditt företag, kan du kraftigt minska kostnaderna, eftersom du skulle kunna förhandla dig till bättre priser med leverantörer på grund av att du skulle köpa in större volymer. Samtidigt skulle du också minska tiden du måste lägga på inköp och hantering av programvaran. Kan du föreställa dig att istället för att förhandla om en större mängd underhållsavtal skulle du bara behöva förhandla fram ett mindre antal avtal när det är dags för förnyelse. Konsolidering av programvara minskar inte bara din arbetsbörda utan även abetsbördan hos dina kollegor på IT-avdelningen. Detta eftersom hela ditt Software Zoo inte bara kräver förhandlingar, förvaltning och inköp. Dessa program måste även administreras, säkras, supporteras och övervakas.

Innan: Ett resurskrävande Software Zoo

Ett onödigt stort innehav av programvara med samma funktioner som du måste köpa in, ta hand om och ersätta.



Efter: En resursskyddande portfölj av programvara

Ett minskat innehav av programvara efter konsolidering vilket bidrar till att du kan minska dina inköps- och driftskostnader.

Bättre insikter med rätt analysmetod

Du kan inte ändra på något du inte vet om. 90 % av alla licensinköpare kan inte med säkerhet säga hur mycket funktionellt identiska programvaror de äger. De tycker det är svårt att svara på frågor som:

  1. Hur många olika programvaror finns installerade?
  2. Hur många programvaror från olika leverantörer finns installerade?
  3. Hur mycket programvara finns installerade som tillhandahåller samma funktion?

Det är enkelt att förstå varför dessa frågor är så svåra att svara på. Deras analysmetoder tillhandahåller inte denna information så dem kan inte fatta beslut om att konsolidera funktionellt identiska programvaror. Vad som verkligen skulle hjälpa dem är om de hade ett sätt att få större inblick i den programvara som för närvarande finns installerad och tillgänglig i företaget, liksom dess respektive funktioner. Detta för att jämföra olika alternativ till konsolidering.

Låt oss gå tillbaka till det tidigare exemplet om marknadsavdelningen. Genom att förstå funktionerna för de tillgängliga programvarorna kommer du kunna argumentera för din ståndpunkt snarare än att du måste lita på deras motivering om att köpa in programvaran. Utöver dey att helt enkelt inte behöva köpa in ytterligare programvara möjliggör också till att man kan bestämma vilken programvara som kan avinstalleras och inte längre behöva köpas in. Dessa besparingar skulle gynna både ditt företag och dig själv så att du kan uppnå dina personliga mål.

Med bättre inblick i funktionellt identiska programvaror kan du helt enkelt spara både tid och pengar genom konsolidering av programvara samt att du fattar beslut baserade på fakta.

Sammanfattning

Vilka är fördelarna med att konsolidera dina funktionellt identiska programvaror?

  • Få en hävstångseffekt genom att förhandla bättre priser med ett färre antal leverantörer
  • Spendera mindre tid på förhandlingar om underhållsavtal
  • Låt hela företaget dra nytta av att spendera mindre tid på att köpa in, administrera, underhålla, utbilda och supportera programvaror
  • Arbete bättre och effektivare när det kommer till inköp av programvara

 

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig och ditt företag att arbeta mer effektivt?

Har du frågor Portfolio Management Platform och vill veta mer? Kontakta oss så berättar vi mer.

Webinar

Vår expert visar sätt att identifiera ett potentiellt "Software Zoo" i ditt företag och hur du kan minska dina inköps- och driftskostnader.

Linkedin

Linkedin

Vill du kontinuerligt få nyheter via LinkedIn om oss, licensfrågor, produktnyheter, molntjänster, Software Asset Management, Analytics och nyheter från branschen i övrigt?

 Börja följa COMPAREX