Tudi oblak ni brez pasti

Čeprav ima njegova uporaba mnogo prednosti, pa pot v računalniški oblak ni brez pasti. Ne glede na to, ali že poslujete v njem, ste v procesu selitve vanj ali pa o njem še vedno samo teoretično razmišljate, velja razmisliti o poslovnem motivu njegove rabe, o načrtu prehoda, o strategiji selitve in bivanja v njem.

 

 

 

 

 

 

Avtorica prispevka je Mateja Koprivc, vodja prodaje v COMPAREX d.o.o.

V zadnjih letih se je vloga oddelkov IT zopet premaknila v ospredje. Med njihove naloge sodijo iskanje novih tehnologij, učinkovita podpora poslovnim procesom, pomoč pri višanju produktivnost dela, omogočanje rasti poslovanja in izboljšanje konkurenčne prednosti. Vodje oddelkov IT so pogosto zadolženi še za zmanjšanje stroškov, povečanje učinkovitosti in spodbujanje inovacij. Prav zato računalniški oblak pogosto prepoznajo kot rešitev za uresničitev vseh strateških prednosti, kot nekakšen katalizator želenih sprememb. CIOti se zavedajo, da so uspešna implementacija ter izvedba njegovega upravljanja ob uresničevanju prednostnih nalog prehoda ključnega pomena za uspešno izvajanje strategije uporabe oblaka. Priljubljenost oblačnih rešitev in storitev med podjetji stalno narašča. O tem ni nobenega dvoma. A za izkoristek popolnega potenciala oblaka mora podjetje najprej razumeti izzive prehoda vanj, ko je enkrat v njem, pa mora storitve v oblaku tudi aktivno upravljati. Šele takrat lahko podjetje računa s prihranki, saj mora prej zastavljene korake prehoda in bivanja narediti pravilno in premišljeno.


5 najpogostejših izzivov pri prehodu v oblak

Večina podjetij med selitvijo svojega poslovanja v oblak, pa čeprav gre denimo za precej standardizirano pisarniško zbirko Office 365, opaža, da prehod le ni tako enostaven. Kompleksnost postavitve hibridnega okolja in njegovo upravljanje ob medsebojni odvisnosti različnih storitev informatikom lahko povzroča številne izzive. Že sam Microsoft storitve, ki jih ponuja v oblaku, osveži vsaj dvakrat letno, funkcionalnosti v njih pa enkrat mesečno. Podobno prakso lahko zasledimo tudi pri drugih ponudnikih oblačnih storitev, pod črto pa to za oddelek IT pomeni veliko sprememb, ki jih je potrebno upoštevati pri namestitvah in uporabi oblačnih storitev.


Pomanjkanje virov in strokovnega znanja

Večini podjetij primanjkuje ustreznih kompetenc, da bi se lahko samozavestno premaknila v oblak. Pomanjkanje ustreznih ljudi, strokovnega znanja o oblačni arhitekturi, varnosti, uvajanju in optimizaciji oblačnih zmogljivosti vplivajo na to, da se podjetja soočajo z izzivi uspešne migracije naročenih oblačnih storitev. Ob pomanjkanju potrebnih znanj in izkušenj, ki jih potrebujejo za upravljanje novega in še vedno do neke mere kompleksnega okolja, podjetja pogosto spregledajo, da migracija v oblak prinaša drugačno vzdrževanje (novega) okolja. Kompleksnost je toliko večja v primeru hibridnih, torej lokalno-oblačnih postavitev, a tudi celovit prehod v oblak in ubadanje z različnimi paketnimi storitvami, ki mnogokrat niso enostavno razumljive, frustrirajo informatike. Podjetja se sicer trudijo razumeti, kako učinkovito izkoristiti vse storitve, ki so jim na voljo v okviru izbranega oblačnega programa. Pred selitvijo poslovanja v oblak je pač treba temeljito narediti domačo nalogo in pridobiti realno oceno pripravljenosti prehoda v oblak. Tudi če podjetja uspejo identificirati vse potrebne oblačne storitve, se velikokrat izkaže, da ne poznajo vseh različnih namestitvenih možnosti. Ne zavedajo se, da napačne namestitve predstavljajo potencialno varnostno grožnjo, niso skladne z varnostno politiko podjetja, lahko pa celo povzročijo nepravilno ali moteno delovanje storitev.
Nedavna raziskava družbe IDC je pokazala, da prav razumevanje posameznih karakteristik storitev v oblaku kritično vpliva na njihovo namestitev. Za optimalno namestitev je treba dobro razumeti zahteve glede zmogljivosti, odzivnosti in varnosti, ob tem pa misliti še na skladnost, zaščito podatkov, njihovo hrambo in varnostno kopiranje. Podjetje se lahko ob pomoči specializiranih zunanjih strokovnjakov bolje pripravi na prehod v oblak, racionalizira njegovo delovanje, optimizira zmogljivosti in možnosti širitve svojega poslovanja. Pogosto ti strokovnjaki bolje nadzorujejo in podpirajo storitve v oblaku.


Stalna dosegljivost storitev je mit

Nekatera podjetja ostajajo skeptična in se (upravičeno) sprašujejo, ali bo oblak res omogočal zanesljivo in nemoteno delovanje storitev, ko bo to potrebno. Storitve, kot so elektronska pošta, komunikacije in dokumenti, sodijo med ključne poslovne storitve, ki morajo delovati nemoteno – torej v režimu 24/7. Ponudniki oblačnih storitev navadno zagotavljajo 99,9-odstotno zanesljivost delovanja vseh svojih storitev, a to je odvisno od razpoložljivosti vrste elementov, kot so internetna povezava, ustrezna pasovna širina, razpoložljivost avtentifikacijskega okolja v lastni infrastrukturi ... Kako torej ob konstantnem podaljševanju delovnega časa, občasnem delu v drugih časovnih pasovih in okoljih spremljati učinkovitost in razpoložljivost oblaka? Kako ugotoviti, kje je motnja nastala, koga boste poklicali za njeno odpravo, kakšen bo strošek? Vse to so vprašanja, ki jih morajo podjetja zastaviti ponudnikom storitev in (zadovoljive) odgovore pridobiti še pred samo selitvijo v oblak.
Podjetja z nameščenimi storitvami stalnega spremljanja delovanja lastnega okolja natanko vedo, kdaj je njihovo okolje nedostopno in kako ravnati v takem primeru. V oblaku pa ima podjetje manj nadzora in zato mora vložiti več napora v iskanje rešitev, kako ravnati v primeru izpada. Ključne poslovne aplikacije tako zahtevajo veliko več kot samo garancijo dostopnosti. Definirati je treba aplikacije s specifičnimi performančnimi metrikami, ki zahtevajo nemoteno delovanje in to tudi zagotavljati. Ponudniki imajo na voljo več orodij, ki upoštevajo vse od izkušnje končnega uporabnika, do delovanja aplikativne arhitekture, števila transakcij in merjenja komponent, ki zagotavljajo analizo in poročanje, ter z njimi prilagodijo nivo delovanja storitev zahtevam stranke.


Uspešna implementacija se pozna po dejanski uporabi

Oddelek IT se ob uvedbi nove tehnologije pogostokrat osredotoča le na njen tehnični del – klikanje, povezljivost in nastavitve. V želji po čim hitrejši implementaciji tako pogostokrat pozabi na končnega uporabnika, ki bo takšno storitev pri svojem delu uporabljal. Nedavna študija podjetja Forrester je pokazala, da uporaba Office 365 v podjetjih narašča. To je dobra novica, a žal le 22-odstotkov končnih uporabnikov platformo tudi aktivno uporablja. Podjetja torej ne uspejo doseči njenega optimalnega izkoristka in s tem upravičiti svoje naložbe, izboljšati sodelovanja med končnimi uporabniki oziroma oddelki in optimizirati njihovega dela. Zanimiv je podatek, da podjetje Microsoft uporabo storitev opredeljuje kot optimalno že takrat, ko v podjetju vsaj tri izmed nameščenih oblačnih storitev njihovi uporabniki aktivno uporabljajo vsaj 40-odstotno.  

Če navedemo primer dela v Exchange Online lahko rečemo, da se večina uporabnikov pri delu z njim počuti udobno. Navsezadnje so njihovi poštni računi na voljo v znani aplikaciji Outlook. A če upoštevamo rabo aplikacij Skype, SharePoint ter OneDrive, potem velja razmisliti o organiziranju usposabljanja zaposlenih za delo s temi orodji, posebej če želimo zagotoviti uspešnost implementacije oblačnih storitev. Tudi po naših izkušnjah številne funkcije posameznih storitev Office 365 ostanejo neizkoriščene.

 
Izziv vsakega podjetja je torej zagotoviti uspešno uveljavitev sprememb – da končni uporabniki sprejmejo nove funkcionalnosti, storitve v oblaku tudi aktivno uporabljajo in jih čim bolj izkoristijo. Seveda lahko podjetja dvig produktivnosti dosežejo z izobraževanji in treningi končnih uporabnikov, delavnicami in vadbenimi platformami. Poleg praktičnih prikazov, kako si z učinkovito uporabo kombinacije različnih storitev olajšati delo, ga pohitriti in optimizirati, katero storitev uporabiti in kdaj, velja uvesti tudi sistem spremljanja rabe novih rešitev – sicer podjetje ne ve, ali je spremembe uspešno uvedlo in so jih zaposleni vzeli za svoje.  


Zagotavljanje varnosti mora biti prioriteta

Vprašanja o učinkovitem upravljanju informacijske varnosti v oblaku so zelo pogosta. Kako zagotoviti pravilno namestitev izbranih storitev brez varnostnih vrzeli? Kako zaposlenim omogočiti dostop do podatkov od kjerkoli in kadarkoli, a jih hkrati zavarovati tako, da bo zadoščeno zahtevam varnostne politike podjetja? Število kibernetskih napadov v oblaku se bo v prihodnje povečevalo, ne le zaradi privlačnosti oblaka, temveč zaradi kritične mase števila podjetij, ki vanj selijo svoje poslovanje. Zavedanje, da lahko že ena sama sprememba v nastavitvah odpre vrata varnostnim grožnjam, za katere morda podjetje celo ne zna oceniti vpliva, je ključno. Podjetje je še vedno dolžno samo zaščititi svoje poslovanje in se ne zanašati izključno na ponudnika oblačnih storitev.


Optimizacija stroškov je pomembna, a je na vrsti kot zadnja

Ena ključnih prednosti storitev v oblaku je prav gotovo njihova stroškovna učinkovitost, saj se podjetja s selitvijo poslovanja v oblak znebijo nekaterih stroškov, povezanih z drago IT-infrastrukturo. To pa še ne pomeni, da storitev v oblaku ni potrebno aktivno upravljati. Nepravilna raba in napačne namestitve lahko hitro povzročijo nekontrolirano naraščanje stroškov. Eden od pomembnih faktorjev obvladovanja stroškov je vezan na zakup licenc. V oblaku se sicer težje primeri, da bo podjetje močno »podlicencirano«, saj brez zakupljenih licenc storitve ne delujejo. Se pa kaj hitro zgodi nasproten scenarij, kjer podjetje lahko zakupi preveč licenc, posebej če njihovega števila ne usklajuje z dejansko uporabo in nato vse skupaj znatno preplača.
 

Ljubljana, 16.03.2018

Deli ta članek