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Schwarze Löcher in Verträgen

Als „Bug“ bezeichnet man einen Defekt in der Software. Bug heißt eigentlich Käfer und der englische Begriff rührt daher, dass in den 50er Jahren in den USA, in einem der damals noch zimmergroßen Rechnern ein Insekt einen andauernden Kurzschluss verursachte. Man lacht heute ja fast drüber, aber manchmal haben kleine Fehler immer noch große Auswirkungen. Wenn beispielsweise beim Scannen von mehrseitigen Dokumenten die leeren Seiten im PDF-Dokument – trotz korrekter Einstellungen –einfach immer wieder mit auftauchen, dann ist das mehr ärgerlich. So geschehen bei COMPAREX. Ursache war kein Bug, aber ein enger Verwandter, das Loch. Weil die Suche ebenso aufwendig wie später die Lösung simpel war, wollen wir Sie daran teilhaben lassen:

Ein Erfahrungsbericht von Claudia Dennig, Office Representative bei COMPAREX.

Alles fing damit an, dass wir jede Menge Verträge einzuscannen hatten, die schon in Ordnern abgeheftet waren. Die Verträge bestehen aus ein- und beidseitig bedruckten Seiten. Unser Drucker „kann“ ein- und beidseitig bedruckte Dokumente einscannen und in ein PDF umwandeln. Aber in unserem Fall hat er die einseitig bedruckten Seiten nicht als solche erkannt. Wegen der nicht erkannten (vermeintlich) leeren Seiten, waren die PDFs deshalb sehr umfangreich. Niemand möchte aber durch ein PDF scrollen, bei dem es vor leeren Seiten wimmelt, richtig?

Löcher im PDF

Bildquelle: Guilherme Tavares auf flickr unter CC by 2.0

Also haben wir bei unseren Kollegen nachgefragt, die häufig Dokumente scannen. Diese haben sich bisher so geholfen, dass sie die Seiten vor dem Scannen nach ein- und beidseitig bedruckt trennen. Was natürlich wenig sinnvoll ist, aber zumindest den Zweck erfüllt. Für das große Volumen unserer Verträge war diese Lösung trotzdem nicht praktikabel.

Auf dem Druckerdisplay entdeckten wir bei unserer Suche nach einer besseren Idee eine vielversprechende Anzeige. Diese versprach, dass der Drucker „leere“ Seiten erkennt. Man kann diese Funktion ein- und ausschalten. Sie war in unserem Fall sogar eingeschaltet. Also stellte sich die Frage: „Warum tut der Drucker dann nicht, was er eigentlich soll?“

Um hierauf eine Antwort zu bekommen, habe ich beim Druckerhersteller Ricoh angerufen. Dort wurde mir die Auskunft gegeben, dass diese Funktion zwar existiert, aber nicht funktioniert?! Wir müssten dazu eine extra Software erwerben.  Eine andere Lösung musste her. Also haben wir uns noch einmal mit einem Ricoh-Techniker in Verbindung gesetzt. Mit ihm habe ich dann telefonisch am Drucker verschiedene Einstellungen ausprobiert. Leider ohne Erfolg.

Dann aber stellte er die entscheidende Frage: „Sind Sie wirklich sicher, dass sich absolut ‚nichts‘ auf der leeren Seite befindet, also auch kein Punkt oder Klecks oder ähnliches?“ Ich antwortete: „Nein, das Blatt ist leer, bis auf die gelochten Stellen“. Und damit hatten wir des Rätsels Lösung gefunden:

Indem man die Löcher abklebt und zwar mit so etwas erhält man ein PDF-Dokument ganz ohne Leerseiten.

Also eigentlich ganz einfach.

Es gibt aber noch eine andere (bessere) Möglichkeit: Das Programm „Adobe Professional“. Damit kann man leere Seiten einfach aus einem PDF löschen.

Fragen Sie doch mal bei Ihnen in den entsprechenden Abteilungen nach, ob das Scannen dort manchmal auch unerklärliche Probleme aufwirft.

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Artikel vom:
16.09.2014

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PDF, Verträge

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