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Wann ist eine Datenmigration nach SQL Server sinnvoll und was ist dabei zu beachten?

Aktuell sind die Themen Microsoft Azure und speziell Hybrid-Cloud in aller Munde. Was aber, wenn die Daten eines Unternehmens in Excel-Files und Access-Datenbanken abgelegt sind? Dann wird ein Zwischenschritt über SQL Server notwendig. Ab wann ist es sinnvoll, über eine Datenmigration nach SQL Server nachzudenken und was ist dabei zu beachten? Dieser Blogbeitrag soll Licht ins Dunkel bringen.

Ein Blogbeitrag von Jens Hocker, Senior Consultant MS SQL Server, und Alexander Perlbach, Software Entwickler

Wenig Kollaboration, Performance-Störungen, Zugriffsprobleme: Die Grenzen von Excel und Access

Grundsätzlich findet man in Unternehmen häufig die Situation vor, dass Daten semistrukturiert in Excel-Files und Access-Datenbanken abgelegt sind. So lange die Datenmengen gering sind und nur einzelne Personen mit den Daten arbeiten, ist diese Herangehensweise auch unproblematisch. Schwieriger wird es aber, wenn im Laufe der Zeit die Datenmenge anwächst oder sich irgendwann herausstellt, dass die gespeicherten Daten für einen größeren Personenkreis interessant sind als ursprünglich angenommen.

Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig mit den Daten arbeiten müssen, entstehen oft Situationen, in denen genau der Mitarbeiter, der das begehrte Excel-Sheet gerade geöffnet hat, in seiner wohlverdienten Mittagspause ist. Seine Kollegen müssten währenddessen aber Änderungen an den Daten vornehmen. Natürlich dauert die Mittagspause an genau diesem Tag besonders lange und die eingeschränkten Möglichkeiten von Excel werden besonders deutlich. Auch Access schafft hier nicht wirklich Abhilfe: Bei versehentlichem exklusiven Zugriff kann durch andere Benutzer nicht einmal mehr lesend auf die Datenbank zugegriffen werden.

Außerdem haben Access-Datenbanken die unangenehme Eigenschaft mit jeder Benutzung größer (temporäre Objekte, z.B. temporäre Abfragen von Klapplisten in Formularen etc.) zu werden. So kann es passieren, dass die Access-Datenbank, die immer ganz wunderbar funktionierte, nicht nur gefühlt von Tag zu Tag langsamer wird, sondern irgendwann ein performantes Arbeiten kaum noch möglich ist.

Laut einer Veröffentlichung der Nielsen Norman Group gelten folgende Grenzen für Wartezeiten auf Webseiten: 0,1 Sekunde wird als sofortige Reaktion wahrgenommen, 1 Sekunde nimmt der Benutzer als Wartezeit wahr, ohne dass diese als störend empfunden wird. Die Aufmerksamkeit des Benutzers wird dadurch nicht beeinträchtigt. Sobald aber länger als 1 Sekunde auf eine Reaktion der Webseite gewartet werden muss, nimmt die Konzentration ab, die Unterbrechung wirkt störend und der Benutzer beschäftigt sich mit anderen Dingen. Überträgt man diese Erkenntnisse auf den Umgang mit Access-Datenbanken, dann lässt sich festhalten, dass ab einer Wartezeit von mehr als einer Sekunde der Arbeitsfluss gestört und somit die Produktivität beeinträchtigt wird.

Performance-Stabilität, Cloud-Migration, Sicherheit: Die Vorteile von Microsoft SQL Server

Wem diese Szenarien bekannt vorkommen, der sollte sich die Möglichkeiten von Microsoft SQL Server ansehen. Der SQL Server ist darauf ausgelegt, auch mit großen Datenmengen ohne Performance-Probleme umgehen zu können. Auch der gleichzeitige Zugriff mehrerer Personen stellt kein Problem dar.

Zusätzlich stehen ab dem Zeitpunkt, an dem die Daten im SQL Server gehostet sind, weitere Möglichkeiten zur Verfügung. Zum Beispiel können die Daten weiter in Richtung Cloud migriert oder Hybrid-Cloud-Umgebungen aufgebaut werden.

Auch die Sicherheit der gespeicherten Daten profitiert von einer Migration in Richtung SQL Server. Denn während in den aktuellen Versionen von Access (Format accdb) lediglich ein Passwort für die gesamte Datenbank vergeben werden kann, ist es im SQL Server möglich, jedem Benutzer eigene Berechtigungen auf deutlich granularerer Basis (bis hin zu Spaltenebene) zuzuweisen. Außerdem können im SQL Server Benutzer über gespeicherte Prozeduren für bestimmte Tätigkeiten berechtigt werden, ohne direkten Zugriff auf die Daten selbst zu erhalten.

Wo Licht ist, da gibt es zumeist auch Schatten. Für den Mitarbeiter, der bisher seine Daten selbst verwaltet hat, bedeutet die Migration nach SQL Server erst einmal einen Kontrollverlust. Denn dann liegen die Informationen nicht mehr nur auf seinem Clientrechner, sondern sind zentral auf einem Server gespeichert und für einen wesentlich größeren Personenkreis zugänglich. Wenn dieser Benutzer dann noch dazu lediglich beschränkte Rechte auf „seine“ Daten bekommt oder ein Teil der Daten in die Cloud verschoben werden soll, dann wächst diese Unsicherheit ggf. noch weiter. Demgegenüber steht jedoch die gesteigerte Datensicherheit.

Außerdem ist der Benutzer nicht mehr selbst für Wartungsaufgaben wie regelmäßige Datensicherung, Überprüfung der Datenbankintegrität usw. zuständig. Diese Aufgaben werden beim SQL Server zentral durch die Administratoren erledigt. Der Endbenutzer wird somit entlastet und hat mehr Zeit, sich um seine eigentlichen Aufgaben zu kümmern.

Die Datenmigration zu SQL Server: Das sollten Sie beachten

Bei der Datenmigration zu SQL Server sind allerdings einige Dinge zu beachten. Welche das genau sind, dazu hat unser Consultant und Experte für Systemintegration, systemnahe Programmierung und Datenbanken, Alexander Perlbach, Erfahrungen gesammelt:

„Vor der eigentlichen Migration ist es notwendig, sich Gedanken über die Datenstruktur zu machen. Wie werden die Daten im SQL Server gespeichert? Wie stark sollen die Daten normalisiert werden? Und auch wie die Daten in ihre Ausgangsform zurückgebracht werden können, muss im Vorfeld bedacht werden.

Bei der Datenmigration selbst gibt es immer wiederkehrende Fallstricke, auf die zu achten ist. Ein Klassiker ist zum Beispiel, dass BIT-Datentypen mit Defaultwert angelegt werden müssen. Außerdem ist zu beachten, dass pro Tabelle ein Primärschlüssel oder eindeutiger Index definiert werden muss. Die Liste ließe sich weiter fortsetzen.

Grundsätzlich hat der Kunde die Wahl, die Datenmigration in professionelle Hände zu geben oder alternativ sehr viel Zeit einzuplanen. Allerdings muss klar sein, dass auch bei externer Unterstützung eigene Zuarbeit nötig ist.“

Vor der Migration sollte noch ein geeignetes Werkzeug für das Frontend gewählt werden, da das SQL Server Management Studio nicht als Schnittstelle für Endanwender geeignet ist. Im einfachsten Fall kann Access weiterhin als Frontend benutzt werden. Dann werden lediglich die Daten in den SQL Server migriert und die SQL Server Tabellen in Access eingebunden. Die eigentliche Anwendung kann weitestgehend unberührt bleiben, der User arbeitet weiter in seiner vertrauten Umgebung und die Vorteile hinsichtlich Datensicherheit und Verwaltung des SQL Server werden genutzt. Alle Möglichkeiten des SQL Server, wie zum Beispiel das Verwenden von gespeicherten Prozeduren, Funktionen und Sichten (Views) werden in diesem Fall aber nicht ausgeschöpft.

Die zweite Möglichkeit wäre eine weitergehende Anpassung der bestehenden Access-Applikation, so dass auch die gerade genannten Funktionalitäten verwendet werden können. Diese Variante ist mit mehr Aufwand verbunden, allerdings für größere Datenmengen zu empfehlen.

Weiter gibt es die Möglichkeiten, ein passendes Webfrontend zu entwickeln oder eine Clientanwendung für den Datenbankzugriff zu programmieren. Während das Webfrontend den Vorteil hat, vom verwendeten Betriebssystem unabhängig zu sein, kann die Desktopanwendung über alle Möglichkeiten des Betriebssystems verfügen. Andersherum betrachtet hat das Webfrontend den Nachteil, für alle Webbrowser, die unterstützt werden sollen, optimiert werden zu müssen. Die Desktopapplikation erfordert in den meisten Fällen eine Installation, es muss ein geeignetes Protokoll zur Kommunikation ausgewählt werden usw. Letztendlich ist die Wahl des optimalen Frontends höchst individuell und muss von Fall zu Fall separat betrachtet werden.

Fazit

Wir haben gezeigt, wo die Grenzen von Excel und Access hinsichtlich Kollaboration und Performance liegen und ab wann eine Migration der Daten nach SQL Server sinnvoll ist. Zusätzlich haben wir einen Eindruck vermittelt, wie komplex eine solche Datenmigration werden kann. Wenn Sie Beratung bei der Planung der Migration Ihrer Daten hin zum SQL Server benötigen oder wir Sie bei der Umsetzung unterstützen können, dann wenden Sie sich bitte an uns.

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Artikel vom:
21.06.2018

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TAGS:
Datenmigration, SQL Server

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