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4 Probleme, die nur Firstline Worker kennen und wie Microsoft sie löst

Die digitale Transformation ruft einen umfassenden Wandel unserer Arbeitsweisen hervor: E-Mails, Chats, Online-Meetings und das Arbeiten an digitalen Dokumenten bestimmen den Büroalltag von unzähligen Angestellten. Aber 3 von 4 Arbeitern sind sogenannte „Firstline Worker“ (*). Bei der Digitalisierung wurden sie bisher vergessen. Microsoft weiß, wie Firstline Worker wieder Anschluss ans Unternehmen bekommen und modern arbeiten können.

Ein Blogbeitrag von Oana Moldovan, Solution Executive Modern Workplace

Arbeiter an der Front

Firstline Worker haben keinen eigenen, stationären PC-Arbeitsplatz und deshalb nur einen sehr eingeschränkten Zugang zu (digitalen) Unternehmensinformationen und -tools. Oftmals ist das höchste der Gefühle ein Shared Desktop mit Zugriff auf den eigenen Mail-Account und sonst nichts. Die meisten Produktionsmitarbeiter, Handwerker, Servicemitarbeiter, Verkäufer und andere Mitarbeitergruppen werden meistens bei der Digitalisierung vergessen. Rund 85 Prozent der Firstline Worker fühlen sich von der IT und der Kommunikation im Unternehmen abgeschnitten (*). Das bringt verschiedene Probleme mit sich.

Problem 1: Die vergessenen Mitarbeiter

Mit der Digitalisierung von Prozessen und dem Umbau der Unternehmens-IT sollen Produktivität und Effizienz in Unternehmen steigen. Seit dem Aufkommen moderner Kommunikationstechnologien war es das Ziel, interne Kommunikation digital zu unterstützen – zumeist in Form von Intranets. Räumliche, zeitliche und hierarchische Hürden können so leicht überwunden werden. Von digitalen Informationsformaten oder internen Chats können Firstline Worker jedoch nur träumen. Sie müssen sich mit auf Papier gedruckten Neuigkeiten am schwarzen Brett im Pausenraum zufriedengeben.

Digitalisierung geht so nicht. Die vergessenen Mitarbeiter müssen wieder an Bord geholt werden. Das geht z.B. mit den Kollaborations-Apps SharePoint, Yammer und Teams. All diese Tools sind Bestandteile der Microsoft „F1-Pläne“, die genau auf die Mitarbeitergruppe Firstline Worker zugeschnitten sind und eine bedarfsgerechte Lizenzierung ermöglichen.

Problem 2: Allein weniger erreichen

Ego-Player sind heute kaum noch gefragt. Denn Teamarbeit ist so einfach wie nie zuvor und findet in allen Bereichen statt. Doch auch hier sind Firstline Worker immer noch außen vor. Hotel-Servicemitarbeiter oder Handwerker kennen das: Ein Austausch zu anstehenden Aufgaben ist immer noch nur im persönlichen Gespräch möglich – um die Teamarbeit digital und effizient zu gestalten, fehlt die IT-Infrastruktur.

Dabei kann es so einfach sein: Die Microsoft Apps StaffHub, Teams und Office Online heben die Zusammenarbeit von Firstline Worker auf ein neues Level. Das Erstellen von Dienstplänen, Verwalten von Aufgaben, Austauschen über Chats, Erstellen und gemeinsames Bearbeiten von Word-/PowerPoint-/Excel-/OneNote-Dokumenten ist kinderleicht – egal ob mit Shared Desktop-PC, Tablet oder Smartphone. Ein weiterer Vorteil: Die Apps können Mitarbeiter auch auf ihren privaten Geräten nutzen, die sie ohnehin mit dabeihaben, da Microsofts F1-Pläne pro Nutzer lizenziert werden. Als „Rollout“ genügen der App-Download und die Eingabe des Authentifizierungscodes.

Problem 3: Den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen

Ordnung am Arbeitsplatz steigert Effizienz und verändert Lebensqualität positiv. Für viele Firstline Worker ist jedoch die klassische Zettelwirtschaft an der Tagesordnung. Überladene Ablagefächer, unübersichtliche schwarze Bretter, unsortierte Stapel und verlorengegangene Notizen sind die Folge von fehlenden digitalen Hilfe-Tools. All das kostet Zeit, Geld und Nerven. Problematisch wird es zudem, wenn sich Arbeitsstände oder Informationen, die schon ausgedruckt vorliegen, ändern: Sobald Schichten getauscht, Dienstpläne aktualisiert oder Verantwortlichkeiten neu verteilt werden, ist ein neuer Ausdruck oder eine handschriftliche Notiz mit aktuellen Informationen notwendig. Elegant ist das nicht – und erst recht nicht effizient.

Sicher ist eine Zettelwirtschaft auch offline in den Griff zu bekommen. Wie wäre es aber, wenn Firstline Worker die gleichen (digitalen) Möglichkeiten wie ihre Unternehmenskollegen vor dem Desktop-PC hätten? Gerade der Stressabbau durch die Hilfe moderner Tools sollte hier in den Fokus rücken. Denn Firstline Worker sind wertvoll für ihr Unternehmen: Sie sind Erfahrungsträger, oftmals erster Ansprechpartner für Kunden und repräsentieren die Unternehmensmarke wie kaum eine andere Mitarbeitergruppe.

Problem 4: Fehlende Tools als Ursache von Schatten-IT

Da Firstline Worker derzeit von der Unternehmens-IT abgehängt sind, versuchen sie natürlich, selbst einen Weg aus dieser Misere zu finden. Sie organisieren sich mit privaten Tools und Apps wie beispielsweise WhatsApp, Dropbox oder GoogleDocs. Auch verschiedene Kalender-Apps stehen hoch im Kurs, um etwa Dienstpläne oder freie Tage zu teilen und den Kollegen zugänglich zu machen. In 6 von 10 deutschen Unternehmen verwenden Mitarbeiter unbekannte Geräte oder Anwendungen. Die Hälfte der Firmen erwartet eine Ausweitung des Problems. Und bei knapp 40 Prozent der Unternehmen führte die Verwendung von Schatten-IT bereits zu externen Angriffen mit Datenverlust (**). Bei den privat genutzten Apps weiß niemand, was mit den Daten geschieht. Zudem passen sie nicht wirklich zu den Anforderungen im beruflichen Alltag. Deshalb sollten die IT-Verantwortlichen im Unternehmen immer auch passende Tools für Firstline Worker bereitstellen.

Firstline Worker im Unternehmen einbinden

In einer Firma mit starker Unternehmenskultur sind alle Mitarbeitergruppen gleichermaßen integriert und verankert. Keiner wird zurückgelassen – alle nehmen teil. Die Digitalisierung gibt dem Management zum einen viele Möglichkeiten, alle Angestellten mitzunehmen, auf der anderen Seite kann es aber auch passieren, dass der Graben zwischen Firstline Worker und anderen Mitarbeitergruppen größer wird. Hier besteht in vielen Unternehmen noch Handlungsbedarf. Oftmals werden die Mitarbeiter ohne eigenen, stationären PC-Arbeitsplatz eben nicht mit Softwaretools ausgestattet, um Kosten zu sparen. Das hat auch Microsoft erkannt und dafür seine F1-Pläne eingeführt, die genau auf die Bedürfnisse der Firstline Worker zugeschnitten sind. Mit Office 365 F1 und Microsoft 365 F1 holen Sie wirklich alle Mitarbeiter an Bord. Neben dem modernen und produktiven Arbeiten steigt zudem auch die Mitarbeiterzufriedenheit, da sich die Firstline Worker zugehörig und als Teil des Ganzen fühlen.

Lesetipps:

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(*) Quelle: insights.staffbase.com

(**) Quelle: zdnet.de 

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Artikel vom:
30.05.2018

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TAGS:
Firstline Worker, Office 365 F1

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