COMPAREX AG
Drei Wege zu effizienter globaler Zusammenarbeit und niedrigeren Reisekosten (Header)

Drei Wege zu effizienter globaler Zusammenarbeit und niedrigeren Reisekosten

Man muss nicht zwangsläufig im selben Büro sitzen, um effizient zusammenzuarbeiten. Heutzutage ist es vielfach selbstverständlich, dass Kollegen länderübergreifend Kompetenzen und Erfahrungen teilen. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie mit Hilfe der Möglichkeiten von Microsoft Skype for Business dafür aber nicht eklatante Reisekosten einplanen müssen und trotzdem erfolgreich als Team zusammenarbeiten können.

Ein Blogbeitrag der COMPAREX Redaktion

In der heutigen Geschäftswelt ist es Normalität, dass Menschen aus allen Teilen des Globus zusammenarbeiten oder für Kundenbesuche andere Kontinente bereisen. Internationale Zusammenarbeit bringt unterschiedliche Kompetenzen und Mentalitäten zusammen, aus denen sich ein bedeutender Mehrwert für Ihr Unternehmen generieren lässt.

Die Kehrseite der ganzen Geschichte: Die damit verbundenen Reisekosten belasten Firmenbudgets oft stark. Hier können moderne Kommunikationstechnologien Abhilfe schaffen. Microsoft Skype for Business bietet beispielsweise eine Reihe intelligenter Funktionen, die Mitarbeitern helfen, weitaus effizienter zusammenzuarbeiten. So kann möglicherweise auf die ein oder andere Geschäftsreise verzichtet werden.

Fakt ist allerdings auch, dass viele Mitarbeiter mit den Möglichkeiten von Skype for Business nicht vollständig vertraut sind. Deshalb möchten wir nachfolgend drei Funktionen vorstellen, die unserer Meinung nach die geschäftliche Zusammenarbeit besonders erleichtern. Verzichten Sie also auch mal auf den kräftezährenden Flug und verschwenden Sie nicht den ganzen Tag für die Anfahrt zu einem einstündigen Meeting!

Videokonferenzen – Auf die Körpersprache kommt es an

Manche Angelegenheiten lassen sich zielführender unter vier Augen besprechen. Haben Sie jemals einem Kollegen ein komplexes Projekt aufgetragen und versucht, am Telefon Einzelheiten zur weiteren Vorgehensweise zu erläutern? In diesem Fall kann es durchaus passieren, dass Sie drei Wochen später feststellen, dass Ihr Kollege Sie am Telefon völlig falsch verstanden hat und hierdurch zahllose Arbeitsstunden in den Sand gesetzt wurden. Eine Ursache derart fehlgeleiteter Kommunikation ist, dass Sie während Ihrer Erklärung die Körpersprache Ihres Gegenübers nicht sehen können. Durch ein Gespräch unter vier Augen können viele dieser Probleme vermieden werden.

Abb. 1: Screenshot Microsoft Skype for Business Videokonferenz, Quelle: Microsoft, COMPAREX

Abb. 1: Screenshot Microsoft Skype for Business Videokonferenz, Quelle: Microsoft, COMPAREX

Oder Sie nutzen die Videokonferenz-Funktion von Skype for Business. Per Mausklick erweitern Sie Ihren Call um einen Videobildschirm und können so einen Geschäftspartner, der 10.000 km weit entfernt ist, mittels Webcam in Echtzeit sehen. Wenn Ihr Gegenüber also das nächste Mal im Videocall die Stirn runzelt, nachdem Sie etwas erklärt haben, wissen Sie, dass eine weitere Erklärung nötig ist.

Statusbenachrichtigungen – Bewältigen Sie dringende Aufgaben und die Arbeit in unterschiedlichen Zeitzonen

Globale Zusammenarbeit findet in verschiedenen Zeitzonen statt. Vielleicht sitzen Sie in Berlin und arbeiten an einem Projekt mit Kollegen aus Hongkong, Mumbai und New York. Manche Ihrer Teammitglieder reisen wiederum unter Umständen viel um die Welt, um Kunden zu besuchen. Ihre Kollegen in dringenden Fällen sofort zu erreichen, gestaltet sich nicht immer ganz einfach.

Abb. 2: Screenshot Microsoft Skype for Business Statusbenachrichtigung, Quelle: Microsoft, COMPAREX

Abb. 2: Screenshot Microsoft Skype for Business Statusbenachrichtigung, Quelle: Microsoft, COMPAREX

Statusbenachrichtigungen in Skype for Business halten Sie in Echtzeit auf dem Laufenden, ob ein Kollege verfügbar oder beschäftigt, abwesend oder gerade in einem Meeting ist. Darüber hinaus können Sie auf Wunsch Statusbenachrichtigungen erhalten, wenn Ihr Kollege wieder online und erreichbar ist. Das spart Zeit und Nerven, da Sie Leuten nicht unnötig hinterhertelefonieren müssen.

Desktopfreigaben – Arbeiten Sie gemeinsam am selben Dokument

Einige Situationen erfordern schnelles Handeln. Nehmen wir an, Ihr Kunde benötigt innerhalb der nächsten zwei Stunden einen Kostenvoranschlag. Sie können das entsprechende Dokument jedoch nicht allein erstellen, da Sie den Input anderer Kollegen brauchen.

Mit Skype for Business können Sie einen Gruppenanruf mit allen involvierten Personen starten und Ihren Desktop samt dem geöffneten Dokument freigeben, an dem Sie gerade arbeiten. Nun können Sie mit den anderen das Dokument besprechen und gemeinsam an einzelnen Passagen arbeiten. Außerdem können Sie anderen Remotezugriff auf Ihren Desktop gewähren, damit diese selbst Änderungen am Dokument vornehmen können. Wenn Sie das Dokument über OneDrive für Ihr Team freigeben, ist zudem auch Co-Authoring möglich.

Abb. 3: Screenshot Microsoft Skype for Business Desktopfreigabe, Quelle: Microsoft, COMPAREX

Abb. 3: Screenshot Microsoft Skype for Business Desktopfreigabe, Quelle: Microsoft, COMPAREX

Skype for Business bietet wie viele andere Anwendungen von Microsoft Office 365 zahlreiche Optionen, um Ihren Arbeitsalltag und geschäftliche Zusammenarbeit wesentlich effizienter zu gestalten. Skype für Business wird langfristig in Microsoft Teams integriert. Nach dem Übergang werden die Collaboration-Funktionen in Teams verfügbar sein.

Schnelleres, besseres und effizienteres Arbeiten

Viele Unternehmen und Benutzer sind überwältigt von der Vielzahl an Funktionen und Möglichkeiten, die die Anwendungen von Office 365 bieten. Mit unserem Value Inspiration and Experience Workshop erfahren Sie aus erster Hand, wie Sie und Ihr Unternehmen noch gezielter von Office 365 profitieren können.

Sind Sie neugierig, welche Mehrwerte Microsoft Office 365 Ihrem Unternehmen bringt?

Mit dem VIEW-Workshop erfahren Sie, wie jede Anwendung Ihnen und Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bringt und so Kosten reduziert, zu einem effizienterem Arbeiten beiträgt und die Sicherheit erhöht.

Alle Informationen zum VIEW-Workshop

Diesen Artikel teilen

Artikel vom:
17.10.2018

geschrieben von:

TAGS:
Microsoft, Skype for Business

Thema:

Kommentieren sie diesen Artikel...

© COMPAREX AG
Zurück nach oben