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Schneller migrieren von Notes/Domino zu Outlook/Exchange: Auf die Datenqualität kommt es an!

Wer von Notes/Domino zu Outlook/Exchange wechseln will, kommt an der Frage zur Datenqualität nicht vorbei, denn damit steigt und fällt der Erfolg einer Migration. Unser Autor verrät, wo sich die größten Datenmüllhalden verstecken und wie Sie Ihr Migrationsprojekt um ein Vielfaches beschleunigen können.

Gastautor Jörg Allmann, Geschäftsführer holistic-net GmbH

Datenqualität ist weitläufig ein eher piefiges Thema, etwas für Pedanten. Es hat nicht das gleiche Innovationsflair wie ein iPhone X, der 4D-Bildschirm oder IT-Feuerwerke in der Cloud. Man kann sich als Hüter der Datenqualität auch schwerer Lorbeeren verdienen als in spektakulären neuen Digitalisierungsprojekten. Leider drückt sich diese geringe Wertschätzung in vielen Datenbeständen von Unternehmen aller Größenordnungen aus. Die häufigste Erklärung für mangelhafte Datenqualität lautet: „Das ist historisch so gewachsen!“ und bedeutet im Kern: „Das war schon immer so! Aufräumen ist nicht meine Aufgabe!“

Natürlich gibt es auch löbliche Ausnahmen. Diese gehen zurück auf gewissenhafte Administratoren und perfekte Prozesse. Aber, meine Erfahrung zeigt, es sind Ausnahmen und diese bestätigen leider die Regel.

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Der Erfolg einer Migration zu Microsoft Outlook/Exchange steht und fällt mit der Datenqualität

In Migrationsprojekten, wie einem Wechsel des Email-Systems von IBM Notes/Domino nach Microsoft Outlook/Exchange oder Office 365, ist die Datenqualität ein ganz entscheidender Zeit- und Kostenfaktor. Betroffen sind vor allem das Active Directory, das Domino Directory sowie die administrative Qualität der Notes Mail-Infrastruktur und der Notes Applikationslandschaft. Eine mangelhafte Datenqualität in diesen Bereichen kann die Projektkosten bzw. die Projektlaufzeit schnell verdoppeln.

Active Directories & Co.: Hier lagern die größten Müllhalden der IT

Wie stellen sich die Probleme im Detail dar?

Viele Active Directories (ADs) muten geradezu wie die Müllhalde der IT an. Über Jahre wurden immer nur Objekte angelegt. Die Konzepte wechselten schneller als der HSV seine Trainer. Hier zeigt sich oftmals ein undurchsichtiges Gemenge von OU-Strukturen, mal nach Organisationseinheiten, mal nach geografischen Kategorien angelegt, mal der verquere Versuch eine Matrixorganisation im AD abzubilden. Benutzer haben z. T. dutzende von Accounts zu unterschiedlichen Zwecken, jeder Handgriff ein neuer Account, kostet ja nichts. Diverse Attribute im AD werden als Parkplatz für Informationen verwendet, für die man auf Anhieb kein geeignetes Attribut in der AD Datenstruktur fand. Kontaktdaten sind mal vorhanden, mal nicht. Die Notation von Adressen und Telefonnummern mutet in der Fläche an, als ob eine Horde von Religionsstiftern zugange war.

Das Domino Directory und die angebundene Mail-Infrastruktur haben oft ähnliche Zustände. Gemischte Konzepte für die Datenhaltung in den Personendokumenten, mal steht der „Dr.“ im Titel, mal ist er Teil des Vornamens, skurrile Konstruktionen mit funktionalen Postkörben (Vorname: „Abteilung“, Nachname: „Finanzen“). Zugriffsrechte und Delegations, die beim besten Willen nicht mit den Compliance-Regeln des Unternehmens in Einklang zu bringen sind. Saloppes Forwarding nach gmx.de, web.de oder yahoo.com. Mailverteiler mit internen Adressaten, die es seit Jahren nicht mehr gibt oder mit Tippfehlern in der SMTP-Adresse. Das führt zwar bei jeder Benutzung zu Fehlermeldungen, aber daran kann man sich gewöhnen. Leider lassen sich auch Ressourcennamen wie „Büro oben bei Müller&Sittig“ nicht so einfach ins AD migrieren.

Im Mailboxbestand gibt es in aller Regel eine Friedhofsabteilung. Viele Mailboxen haben zwar kein korrespondierendes Personendokument mehr im Domino Directory und somit wird dort auch nichts mehr zugestellt, aber mangels Konzept oder mangels konsequenter Administration wurden sie nie aufgeräumt. Gleiches gilt für Mail-In Datenbanken. Manche Mailboxen haben keine korrekte Owner-Zuordnung, weil sie einfach als Kopie einer existierenden Mailbox angelegt wurden. Bei anderen Mailboxen ist das Clustering nicht sauber.

Die Notes Applikationslandschaft ist ebenfalls von einem Wechsel des Email-Systems betroffen. Einige Applikationen arbeiten nicht mehr wunschgemäß, wenn der Benutzer Outlook als Email-System hat. Das Problem „Datenqualität“ taucht hier in der Form auf, dass nur unzureichende Informationen über die aktuelle Nutzung der Applikationen und die Zuständigkeit vorliegen.

Vor der Migration kommt das große Aufräumen…

Vor einer Migration zu Exchange bzw. Office 365 war die Datenqualität möglicherweise nicht so wichtig, weil das AD lediglich zu Authentifizierungs- und Autorisierungszwecken gedient hat. Es trat sozusagen nicht an die Öffentlichkeit. Dies ändert sich aber im Rahmen der Migration:

  • Exchange muss angebunden werden.
  • Eine Notes Mailbox muss einem und nur einem Account zugeordnet werden.
  • Die Kontaktdaten treten in den Outlook Kontaktdaten zutage.
  • Es müssen Verteilerlisten und Ressourcen im AD angelegt werden.
  • Alles muss in Zukunft auch administrierbar sein
  • Und vieles mehr…

Und all dies sollte aufgeräumt und geregelt sein, bevor der erste User migriert wird. Nebenbei gesagt, der Gang in die Cloud erhöht die Anforderungen an das AD nochmal geringfügig, da ein Cloud Tenant noch empfindlicher auf „historische“ Ungereimtheiten reagiert als das AD im eigenen Hof.

Unterm Strich, all diese kleinen Misslichkeiten müssen im ersten Schritt identifiziert werden. Hierzu benötigt man geeignetes Know-how und geeignete Werkzeuge, um es effizient zu tun. Im zweiten Schritt müssen sie beseitigt werden, bevor man mit dem Doing „Migration“ beginnt.

Eine erfolgreiche Migration basiert auf hochwertiger Datenqualität, auf einem reibungslosen 1:1-Mapping von Personendokumenten im Domino Directory zu den Accounts im Active, auf plausiblen, sauberen Namenskonventionen in allen Directories. Kümmert man sich nicht oder zu spät darum, hat man ständig kleinere oder größere Show-Stopper im Projekt. Termine können nicht gehalten werden. Kosten explodieren. Ein schlechter Start für einen Umstieg auf eine neue Messaging & Collaboration Plattform.

Datenqualität in schnellen Schritten herstellen. So geht’s:

Datenqualität ist kein unlösbares Problem. Sie müssen sich auch nicht durch jeden User von A bis Z durcharbeiten. Dafür gibt es erfahrene Spezialisten. Diese können Ihnen im Rahmen eines Assessments und mithilfe entsprechender Tools in kurzer Zeit Ihren Clean-up-Bedarf aufzeigen. Die eigentliche „Datensäuberung“ kann dann teils manuell aber auch automatisiert erfolgen. Warum automatisiert? Mit den richtigen Tools lassen sich Problem-Cluster bilden und Standardlösungen entwickeln, die dann per PowerShell Script oder per Notes Agent umgesetzt werden.

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Der Autor Jörg Allmann ist Geschäftsführer der holistic-net GmbH. Zusammen mit seinem Team und den Spezialisten von COMPAREX hat er schon viele Kunden bei ihrer Migration zu Outlook/Exchange begleitet. Wenn es also um „Datenmüll“ geht, hat er wirklich schon alles gesehen und so auf Basis seiner langjährigen Erfahrungen hilfreiche Lösungen entwickelt, mit denen Migrationsprojekte um ein Vielfaches beschleunigt werden können.

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Artikel vom:
28.02.2018

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TAGS:
Exchange, Migration, Outlook

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