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Worauf es beim Thema Kollaboration wirklich ankommt

In der heutigen Arbeitswelt ist davon auszugehen, dass Ihr Kollege nicht immer „nebenan“ sitzt. Um dabei effektiv zu sein, ist es für Unternehmen wichtig, sich mit modernen Arbeitsmethoden und -technologien auseinanderzusetzen, die Mitarbeitern helfen, ihre Arbeit auch standortübergreifend auf einfache und effiziente Weise zu bewältigen. Bei der Umsetzung eines Modern Workplace kommt dann eine gute Kollaborations-Lösung ins Spiel…

Ein Blogbeitrag von Thino Ullmann, Senior Technical Presales Executive

Rein rational betrachtet, ist der größte gemeinsame Nenner der Kommunikation in Unternehmen nach wie vor die E-Mail. Aber im schlimmsten Fall diskutieren ganze Gruppen über große „CC-Verteiler“. Ähnlich rudimentär wie die Kommunikation sind die Anwendungen: Da wird ein Word-Dokument von einem Mitarbeiter zum nächsten geschickt bis vor lauter Kommentaren der Text nicht mehr lesbar ist. Manche Unternehmen sind hier schon ein bisschen weiter und haben neben dem sehr beliebten Telefonkonferenzsystem auch ein unternehmensweites Intranet etabliert. Aber auch diese Tools greifen zu kurz, um eine standortübergreifende, dynamische Zusammenarbeit realisieren zu können. Die Mitarbeiter finden im Intranet zwar ein paar Informationen zu ihrem Unternehmen und manchmal lassen sich sogar Meetingräume buchen. Aber zu einer Interaktion untereinander kommt es nicht: Sie können weder wichtige Dokumente miteinander teilen noch in Gruppen über aktuelle Prozesse sprechen. In der Telefonkonferenz bleibt die Barriere, dass Mimik und Gestik nicht übertragen werden, wodurch sich vor allem zurückhaltende Mitarbeiter schnell einschüchtern lassen und an den Rand des Dialogs gedrängt werden.

Alle Kollaborations-Lösungen aus einer Hand: Der Modern Workplace von Microsoft

„Social Collaboration“ ist letztlich die Antwort auf die Anforderungen einer globalisierten Wirtschafts- und Arbeitswelt. Inzwischen gibt es eine Vielzahl von Kollaborations-Tools, die von der Chatfunktion bis hin zum Filesharing alles anbieten. Bei der Suche nach der richtigen Lösung kommt daher schnell die Frage auf: Sollte man für jede Anforderung die jeweils beste Lösung einsetzen oder doch lieber eine ganzheitliche Plattform, die alle Aspekte der effektiven Zusammenarbeit berücksichtigt?

Unabhängigkeit und Flexibilität sind der Trumpf von Variante eins, den sogenannten Insellösungen. Wenn es um die Integration der verschiedenen Tools untereinander, Wartungs- oder Supportpraktikabilität und letztlich die Wirtschaftlichkeit dieses Ansatzes geht, liegen die Nachteile jedoch schnell auf dem Tisch. Anstatt viele kostspielige Einzellösungen nacheinander einzuführen und diese möglichst umfassend ineinander zu integrieren, bietet eine ganzheitliche Kollaborations-Lösung klare Vorteile:

  • Einheitlichkeit,
  • Konsistenz und
  • höchste Standards bei Benutzung und Sicherheit.

Letztlich können durch die Reduzierung von unterschiedlichen Software-Herstellern auf eine All-one-Lösung die Kosten optimiert werden – von der Lizenzierung über das Deployment bis hin zum Support und zur Wartung.

Ganzheitliche Kollaborations-Lösungen versprechen höhere Nutzerakzeptanz

Die immer noch sehr große Diskrepanz hinsichtlich digitaler Affinität führt zu zwei verschiedenen Mitarbeitertypen, wenn es um Kollaboration geht: Gruppe eins wartet sehnsüchtig auf eine Kollaborations-Lösung, mit der sie endlich einen modernen Weg des Arbeitens einschlagen kann. Gruppe zwei sind solche Arbeitsweisen fern. Während die eine Gruppe jede Verbesserung dankend annehmen würde, reagiert die andere sehr zögerlich auf die neuen Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Wenn dann noch unterschiedliche Nutzeroberflächen, Logins und Nutzungserlebnisse hinzukommen, kann das in der zweiten Gruppe schnell zu Frustration führen.

Vier Funktionen, von denen effiziente Zusammenarbeit lebt

Der perfekte Modern Workplace muss die Anforderungen der verschiedenen Nutzergruppen in Einklang bringen und die Barrieren, die eine dynamische Kollaboration verhindern, abbauen. Mit den Office 365 Technologien sind die ersten Schritte schnell gemacht. Dank der automatischen Integration der einzelnen Anwendungen steht einer idealen Kollaborations-Umgebung nichts mehr im Wege. Das sind die vier wichtigsten Benefits:

1. Social Intranet – mit Yammer Enterprise

Hierarchische Kommunikation per E-Mail oder ein starres Intranet fördern nicht gerade den unternehmensweiten Austausch von Informationen und Wissen. Ein interaktives Social Intranet wie Microsoft Yammer kann das Tempo des Informationsaustauschs deutlich beschleunigen. Es erinnert an Social-Media-Anwendungen, mit denen Mitarbeiter privat ganz selbstverständlich umgehen. Mit Microsoft Yammer schaffen Sie es, Ihre Mitarbeiter zu vernetzen, den Dialog zu fördern und so die Innovationskraft in Ihrem Unternehmen zu steigern.

2. Kollaboration und Content Management – mit SharePoint, OneDrive for Business und Office 365 Groups

Der Kunde verlangt etwas und keiner weiß, wie es geht – oder doch? Das im Unternehmen vorhandene Wissen zu erfassen und aufzubewahren, ist kritisch für den Unternehmenserfolg. SharePoint, OneDrive for Business und Office 365 Groups sind die idealen Anwendungen, um Informationsvermittlung, Interaktion, dynamische Wissensvermittlung, Zusammenarbeit und Vernetzung zu fördern.

3. Videokonferenzen und Chat-Anwendungen – Skype for Business und Office 365 Teams

Wenn sich Kollegen noch nicht kennen oder gar aus unterschiedlichen Kulturen kommen, können Vorbehalte den Dialog bestimmen. Zurückhaltende Kollegen wirken am Telefon schnell unmotiviert und Sprachbarrieren machen die Kommunikation teilweise unmöglich. Videokonferenzen bringen die Kollegen näher zusammen, Sprachschwierigkeiten können durch Mimik und Gestik besser überwunden werden oder dank des Skype-Sprachenübersetzers ganz abgeschafft werden. Für eine kurze Nachfrage reicht hingegen ein schneller Chat über Skype for Business. Der Anwesenheitsstatus zeigt, ob der Kollege verfügbar ist. Das Grübeln darüber, wann die Kollegen in den anderen Zeitzonen erreichbar sind oder ob sie gerade in einem Meeting stecken, gehört der Vergangenheit an.

4. Geräte- und Plattformunabhängigkeit – Egal ob x86, iOS, Android oder OSx

Je nach Vorliebe und Situation sind das Android-Tablet, der Microsoft Rechner oder das iPhone das am besten geeignete Arbeitsgerät. Trotz der Diversität ist es unerlässlich, dass alle Mitarbeiter geräte- und plattformunabhängig auf die von ihnen gesuchten Daten zugreifen können – sicher und unkompliziert.

Die Office 365 Technologien können darüber hinaus noch weitaus mehr leisten. Wichtig ist, dass Sie immer Ihr Ziel im Blick behalten: Die ideale Umgebung für Sie und Ihre Mitarbeiter schaffen, um modern und produktiv arbeiten zu können.


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Artikel vom:
21.03.2018

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Kollaboration, Modern Workplace

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