COMPAREX AG
Einführung von Office 365: Warum man sie nicht allein realisieren sollte

Einführung von Office 365: Warum man sie nicht allein realisieren sollte

Wie hieß es so schön in einem Werbespruch: „Vielleicht hätten Sie jemanden fragen sollen, der sich damit auskennt“. Das klingt zwar etwas überheblich, ist in vielen Situationen aber angebracht.
In diesem Beitrag werfen wir einen genaueren Blick darauf, warum es auch bei der Einführung einer SaaS-Lösung wie Office 365 wichtig und sinnvoll ist, sich von einem Implementierungspartner unterstützen zu lassen.

Ein Blogbeitrag von Markus Martwich, Team Manager Microsoft Office 365 Services

Wichtige Phasen bei der Einführung von Office 365

Wenn ich die Metapher zu einem Bauprojekt heranziehen darf, ist es dort genauso wie auch bei der Einführung von Office 365 wichtig, eine intensive Analyse- und Planungsphase durchzuführen. Wenn man diese Phasen allein bewältigt, besteht das Risiko, dass man viele entscheidende Punkte vernachlässigt, da man sie entweder unterschätzt, sie aufgrund von „Betriebsblindheit“ übersieht oder einiges gar nicht bekannt ist. Nur wenn man weiß, was möglich und nötig ist sowie welche Abhängigkeiten und Rahmenparameter entscheidend sind, kann man für sich einen Plan „zeichnen“, der auf die individuellen Bedürfnisse angepasst ist.

In unseren Kundenprojekten durchlaufen wir deshalb folgende Phasen und erklären, welche Optionen möglich sind und wie sie auf die Kundenanforderungen passen:

Analyse und Assessment

  • Intensive Analyse- und Assessment-Phase der vorhandenen IT- und Netzwerkinfrastruktur (WAN / LAN). Berücksichtigung der organisatorischen Rahmenparameter und Festlegung der Zugriffs- und Anwendungsszenarien sowie deren Umfang, Evaluierung des TCO (Total Cost of Ownership) und ROI (Return on Investment)
  • Intensive Analyse der Bedürfnisse aller beteiligten Fachabteilungen und Einbindung in den Entwicklungs- und Konzeptionsprozess

Planung und Konzeption

  • Individuell zugeschnittene Konzeptionierung und detaillierter Maßnahmen- und Budgetplan, inkl. Input für „Changes“ und Anforderungen an andere Unternehmensabteilungen
  • Testumgebung / PoC (Proof of Concept) Aufbau und Validierung der Anwendungsszenarien

Wenn der individuelle „Bauplan“ gezeichnet ist, alle Anforderungen berücksichtig sind und alle Rahmenparameter, wie z.B. die korrekten und notwendigen Lizenzmodelle verabschiedet sind, können die nächsten Bauabschnitte beginnen. Diese sind:

Bereitstellung und Implementierung

  • Realisierung, Implementierung, Konfiguration der neuen Dienste
  • Aufbau einer Koexistenz oder einer hybriden Umgebung und Validierung der Anwendungsszenarien in der produktiven Umgebung.
  • Umfangreiche Trainingsphase für Mitarbeiter und Administratoren

Migration und Transformation

  • Datenübernahme, Anwender-Kommunikation und Migration
  • Pilotphase mit definierten Anwendergruppen -> Migration aller Anwender -> Rückbau der alten Infrastruktur
  • Planung und Realisierung einer prozessorientierten Betriebs- und Betreuungsarchitektur

Warum die Einführung von Office 365 so komplex werden kann

Folgende Fragestellungen und Erfahrungen aus Projekten zeigen beispielhaft, welche Komplexität die Einführung von Office 365 mit sich bringen kann:

  • Sind kurzfristig Office 365 Services, oder „Projekterfolge" geplant, um eine schnelle Akzeptanz und Sichtbarkeit des Projektes zu positionieren?
  • Anwendungs- und Zugriffszenarien
    • Wie soll zugegriffen werden: Geräte, mobiler Arbeitsplatz, BYOD (Bring your own Devices), HomeOffice, Partner
    • Welche Office 365 Services stehen im Fokus?
    • Sind Arbeitsplatz-Veränderungen geplant?
  • Netzwerkanbindung ausgehend aus Client-Sicht
  • Auswirkungen auf den Betrieb
  • OneDrive for Business Bereitstellung kann riskant werden, wenn nicht eine klare Ablösung des Home-Laufwerks geplant ist und idealerweise automatisch migriert wird.

Hier noch ein paar grundsätzliche Aspekte, die zwingend bei der Einführung von Office 365 berücksichtigt werden müssen. Gerade die Einbindung der Endanwender ist ein wichtiger Faktor für den Projekterfolg – denn es handelt sich bei der Einführung von Office 365 auch um einen Kulturwandel, der transparent gemacht und vorgelebt werden muss:

  • Der Endanwender muss im Mittelpunkt eines Office 365 Projektes stehen.
  • Auf Basis der Zugriffs- und Anwendungsszenarien kann ein Projektplan erstellt werden. Dieser bildet gleichzeitig die Grundlage für Rolloutplanung, Security, Netzwerk und Betrieb.
  • Eine Active-Directory-Verzeichnis-Synchronisation und der Aufbau hybrider Services bilden die technische Grundlage.
  • Endanwender-Kommunikation und Training sind wichtig und notwendig, es geht nicht nur um ein „neues Office Paket“.

Fazit

Aus all diesen Gründen macht es Sinn, einen Implementierungspartner zur Projektumsetzung dazu zu holen. Lassen Sie mich nochmal den Vergleich zu einem Bauprojekt ziehen: Niemand baut ein Haus ohne einen Architekten oder Statiker – Tapezieren, Wände streichen, Garten anlegen und ähnliches kann man in der Regel selbst durchführen. Aber überall, wo viel Erfahrung, Know-how und besondere Fertigkeiten gefragt sind, sollte man „jemanden fragen, der sich damit auskennt“. “By your side in digital world” ist kein Marketingspruch der COMPAREX, sondern ein Dienstleistungsversprechen.

Sie wünschen sich Unterstützung bei der Umsetzung Ihres Office 365 Projektes?

Erfahren Sie, wie Sie Ihren Modern Workplace mit Office 365 gestalten und implementieren können. Gern unterstützen wir Sie konkret bei der Umsetzung.

Alle Informationen zu Ihrem Modern Workplace

Diesen Artikel teilen

Artikel vom:
25.09.2018

geschrieben von:

TAGS:
Modern Workplace, Office 365

Thema:

Kommentieren sie diesen Artikel...

© COMPAREX AG
Zurück nach oben