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Was muss bei der Sicherung von Office 365 in der Cloud beachtet werden?

Braucht es in der Cloud wirklich kein Backup? Diese häufige Annahme ist leider falsch. Zwar sind die Cloud-Plattformen per se sicher, aber die dort hinterlegten Daten und somit auch deren Sicherheit obliegen dem Nutzer. Was Sie bei der Sicherung von Office 365 Daten in der Cloud beachten sollten, verrät dieser Beitrag.

Ein Blogbeitrag von Jacqueline Rambow, Solution Advisor Veeam

Im Geschäftsalltag werde ich häufig mit folgender Aussage von Kunden konfrontiert: „In der Cloud sind meine Daten sicher und Backup ist künftig nicht mehr notwendig.“ Schauen wir uns dazu die Tatsachen an: Der Cloud Provider oder SaaS-Anbieter (Software as a Service) stellt im Grunde nur sicher, wie verfügbar die Systeme und Applikationen sind. Seine Verantwortlichkeit liegt ausschließlich im Bereich der Plattform. Der Kunde ist für seine eigenen Daten selbst verantwortlich. Das beinhaltet den Schutz vor Malware, eine sichere Authentifizierung, die Sicherung, Speicherung, Löschung von Daten und vieles mehr.

Machen Sie sich bewusst: Ihre Daten gehören Ihnen! Die Sicherung liegt in Ihrer Verantwortung!
Am Beispiel von Microsoft Office 365 können wir das Thema genauer betrachten. In den vergangenen Jahren sind die Nutzerzahlen weltweit kontinuierlich gestiegen. Auch in Deutschland ist die letzte Hürde der Cloud-Skeptiker weitestgehend genommen, da durch die europäischen Rechenzentren zur Bereitstellung von Azure und Office 365 gewährleistet ist, dass die hiesigen Datenschutzrechte eingehalten werden.

Wie verhält es sich mit der Datensicherung bei Office 365?

Microsoft stellt umfangreiche Maßnahmen bereit, um die Sicherheit und eine sehr hohe Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten. Allerdings bietet Office 365 keine Backup-Option, zumindest nicht in der Form, die Administratoren von einer On-Premises-Umgebung kennen. Wir können uns darauf verlassen, dass die Rechte an den eigenen Daten beim jeweiligen Nutzenden verbleiben und Microsoft die Daten nicht für eigene Zwecke nutzt. Das hat die Konsequenz, dass bei manueller Löschung von Daten, bei Widerruf oder Beendigung der Nutzung, die Daten zuverlässig und endgültig gelöscht werden.

Fünf Gründe, warum ein Backup von Office 365 unverzichtbar ist

Als hochleistungsfähige Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform erfüllt Microsoft Office 365 die Bedürfnisse vieler Organisationen. Office 365 bietet unterbrechungsfreie Verfügbarkeit der Anwendung, aber ein Office 365 Backup kann Sie gegen die Folgen vieler anderer Vorfälle schützen.

Abb. 1: Eine Office 365 Backup schützt Sie vor diesen Vorfällen (Quelle: COMPAREX)

Abb. 1: Eine Office 365 Backup schützt Sie vor diesen Vorfällen (Quelle: COMPAREX)


1. Unbeabsichtigtes Löschen

Die Verfügbarkeit der Office-Umgebung, ggf. per Rechenzentren an unterschiedlichen Geolokationen,
bietet keinen Schutz vor jeglichem Datenverlust. Wenn zum Beispiel ein Nutzer gelöscht wird, auch unbeabsichtigt, wird dieser Löschvorgang im Rahmen der Replikation auch an dem weiteren Aufbewahrungsort vorgenommen. Der von Microsoft bekannte Papierkorb kann nicht vor echtem Datenverlust schützen und eine Wiederherstellung der Daten wird nicht immer möglich sein, ohne dass eine Backup-Lösung im Hintergrund aktiv ist.

2. Unklarheiten über Aufbewahrungsrichtlinien

Sich kontinuierlich verändernde Richtlinien für Datenschutz und Datensicherheit erschweren es, den Schutz vor Datenverlust vs. das Recht auf Löschung der Daten zu gewährleisten. Office 365 bietet begrenzte Backup- und Datensicherungsrichtlinien, die nur vor eventuellem Datenverlust schützen können, aber nicht als allumfassende Backup-Lösung gedacht sind. Mit einer speziellen Office 365 Backup-Lösung kann man Datensicherungsrichtlinien einfacher einhalten, um all Ihre Daten an einem einzigen Ort zu speichern, sodass eine Wiederherstellung schnell, einfach und verlässlich erfolgen kann.

3. Sicherheitslücken

Bei Sicherheitsrisiken denkt man zuerst an Angriffe von Cyberkriminellen. Doch Unternehmen sind auch öfter als man denkt Gefahren ausgesetzt, die von ihren eigenen Mitarbeitern ausgehen. Beispielsweise kommt es vor, dass Mitarbeiter nach Erhalt der Kündigung versuchen, relevante Geschäftsdaten zu löschen. In anderen Fällen kommt es vor, dass Nutzer infizierte Dateien herunterladen oder aus Versehen Benutzernamen und Passwörter veröffentlichen. Um die Folgen dieser Vorfälle gering zu halten, ist ein bestimmtes Know-how nötig. Aber solange keine Backup-Lösung vorhanden ist, werden menschliche Fehler und böse Absichten immer eine Gefahr darstellen. Machen Sie sich bewusst: Die begrenzten Backup- und Wiederherstellungsfunktionen von Exchange Online können mit schwerwiegenden Angriffen nicht umgehen. Reguläre Backups können helfen, zu vermeiden, dass ein externer Angriff außer Kontrolle gerät.

4. Behördliche Anforderungen

Manchmal muss man unerwartet Mailboxen oder andere Datentypen für behördliche Belange zur Verfügung stellen. Microsoft hat einige Sicherheitsnetzwerke eingebaut (in Form der Einstellungen in Place Hold und Litigation Hold), doch auch diese Möglichkeiten müssen individuell genutzt und aktiviert werden. Wenn Sie zum Beispiel einen Nutzer aus Versehen löschen, wird dessen vorläufig gesperrte Mailbox ebenfalls gelöscht.

5. Verwaltung hybrider E-Mail-Umgebungen und Migrationen nach Office 365

Unternehmen, welche Office 365 implementieren, brauchen normalerweise einen bestimmten Zeitraum, um den Übergang von Exchange On-Premises auf Exchange Online zu realisieren. Einige behalten sogar einen kleinen Teil ihres Altsystems bei, um über zusätzliche Flexibilität und Kontrolle zu verfügen. Diese hybriden E-Mail-Deployments sind normal, aber dennoch stellen sie zusätzliche Herausforderungen an die Administration dar. Die richtige Office 365 Backup-Lösung sollte in der Lage sein, hybride E-Mail-Deployments und Datenaustausch zu handhaben, wobei die eigentliche Datenquelle irrelevant sein sollte.

Fazit: Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten in Office 365!

Auch wenn es auf den ersten Blick so ausschaut, als ob Sie mit einer Verlagerung Ihrer Anwendungen in die Cloud komplett sorgenfrei sind, sind Sie nicht vor Datenverlust geschützt. Nutzen Sie die Expertise unserer Backup-Hersteller als Spezialisten auf ihrem Gebiet und lassen Sie sich von COMPAREX über die Möglichkeiten der Datensicherung in Cloud-Umgebungen informieren.

 

Workshop-Tipp: Daten intelligent managen mit Veeam

Sollten Sie ein persönliches Beratungsgespräch wünschen, stellt Ihnen unsere Expertin Jacqueline Rambow das Veeam Portfolio gern vor Ort vor. Gemeinsam sprechen Sie über Einsparpotentiale durch den Wechsel des Lizenzmodells, über die Verfügbarkeit für die Public Cloud und physische Workloads
mit dem Veeam Backup Agent oder über die Sicherheit für Ihre Cloud-Applikationen.

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Artikel vom:
11.09.2018

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TAGS:
Backup, Datensicherung, Office 365, Veeam

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