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Der neue Lieblingskollege: Microsoft StaffHub

Zahlreiche Gäste finden in Hotels ein zweites Zuhause. Damit der Aufenthalt zufriedenstellend ausfällt, werden vom Rezeptionisten bis zum Facility Manager eine Vielzahl von Mitarbeitern koordiniert. Was schätzen Sie passiert, wenn jemand krankheitsbedingt ausfällt? Sie liegen richtig: Schleppende Verwaltungsprozesse kommen ins Rollen. Denn während sich Service und Ausstattung der meisten Hotels an modernen Standards orientieren, halten sich bei der Personalplanung und den damit verbundenen Prozessen die Urgesteine. Komplizierte Vordrucke und Excel Tabellen sind gang und gäbe. Mit Microsoft StaffHub ist die umständliche Mitarbeiterkoordination passé. Wir zeigen Ihnen, wie die Anwendung zur besten Arbeitskraft in der Hotelbranche werden kann.

Ein Blogbeitrag von Thino Ullmann, Senior Technical Presales Executive

Gehen wir von einem Hotel aus, das 50 Mitarbeiter beschäftigt und täglich 300 Hotelgäste beherbergt. Über einen PC-Arbeitsplatz und ein Diensttelefon verfügen nur etwa ein Drittel der Angestellten. Jedoch sind diese, wie auch alle übrigen Mitarbeiter, viel im Gebäude unterwegs, sodass auf die Schnelle nur selten jemand erreichbar ist. Johann arbeitet im Roomservice und ist aktuell noch im Urlaub. Seine Schicht beginnt theoretisch am Montag, um 6 Uhr morgens. Aufgrund einer akuten Grippewelle vermutet er, dass eine Aktualisierung des Schichtplans vorgenommen wurde. Jedoch hat er weder einen aktualisierten Schichtplan erhalten noch konnte er Sonntagabend einen seiner Kollegen erreichen. Deshalb bestätigt sich seine Vorahnung erst am nächsten Morgen: Laut des Dienstplans an der Pinnwand beginnt seine Schicht um 8 Uhr – er ist zwei Stunden zu früh im Hotel. Aufgrund des krankheitsbedingten Personalmangels hat man schlichtweg vergessen, ihn zu informieren.

Mit Microsoft StaffHub Herausforderungen der Personalplanung lösen

In einem Hotel müssen alle Prozesse 24/7 optimal aufeinander abgestimmt sein, damit der Gast einen angenehmen Aufenthalt hat. Dieser Anspruch führte in der Vergangenheit zur Notwendigkeit, die Mitarbeiter ohne eigenen, stationären PC-Arbeitsplatz – auch „Firstline Worker“ genannt – über den Hotelmanager möglichst gut zu vernetzen. Das bedeutet aber auch, dass dieser die Hälfte seiner Arbeitszeit damit beschäftigt war, Dienstpläne zu verteilen und zu aktualisieren. Sein Update kommunizierte der Hotelmanager wiederum an Johann und seine Kollegen. Diese Problematik führte immer wieder, wie im Fall von Johanns Urlaubsrückkehr, zu Abstimmungsproblemen und Informationsverlusten.

Um ihn und seine Kollegen aus den anderen Bereichen und Schichten näher zusammen zu bringen, ist das Hotel nun auf Microsoft StaffHub umgestiegen. Die Anwendung funktioniert sowohl auf dem stationären PC als auch auf dem Smartphone oder Tablet. Damit haben Johann und die anderen Firstline Worker alle für die Arbeit relevanten Informationen und Tools immer in der Hosentasche und der Hotelmanager hat Zeit, sich auf seine Kernaufgaben zu konzentrieren.

StaffHub Funktionen für die Hotelangestellten:

  • Den Schichtplan über die Smartphone-App aufrufen
  • Sehen, welche Kollegen in der gleichen Schicht arbeiten 
  • Anfrage zum Tausch einer Schicht einstellen
  • Antrag auf Urlaub oder wegen Krankheit einstellen
  • Aufgabenlisten abhaken und neue Aufgaben einstellen

StaffHub Funktionen für den Hotelmanager:

  • Erstellen, Aktualisieren und Verwalten von Schichten (z. B. Genehmigung eines Schichttauschs oder Urlaubs)
  • Bereitstellen von Inhalten und Dateien wie PDFs, Fotos und Videos
  • Senden von Nachrichten an einzelne Mitarbeiter und Erstellen von Gruppenchats
  • Einstellen von Aufgaben und Erfüllung kontrollieren

Microsoft StaffHub im Arbeitsalltag

Das Rollout verlief mehr als unkompliziert. Die Mitarbeiter haben sich die App ganz einfach über den App Store bzw. Google Play Store heruntergeladen und sich mit ihrem Authentifizierungscode registriert. Inzwischen sind schon zwei Monate vergangen, seitdem StaffHub im Hotel eingeführt wurde. Da sich die App nur auf die relevanten Funktionen konzentriert, haben sich Johann und seine Kollegen schnell und ohne Probleme an die Bedienung gewöhnt – inzwischen nutzen alle Firstline Worker des Hotels die App.

Als Johann aus seinem letzten Kurzurlaub zurückkam, hat er einfach StaffHub auf seinem Handy geöffnet, um eine mögliche Veränderung seines Dienstplans zu überprüfen. Außerdem stellt StaffHub sehr übersichtlich dar, an welchen Tagen er arbeitet und an welchen er frei hat. Früher hat Johann erst den Dienstplan abfotografiert und dann in seine private Kalender-App, die er mit seiner Frau teilt, eingetragen. StaffHub macht die Abstimmung mit der Familie jetzt um einiges leichter.
 

Abb. 1: Alle wichtigen Informationen auf einen Blick, Quelle: Screen Microsoft StaffHub

Abb. 1: Alle wichtigen Informationen auf einen Blick, Quelle: Screen Microsoft StaffHub

 

Abb. 2: Alle Arbeits- und freien Tage im Überblick, Quelle: Screen Microsoft StaffHub

Abb. 2: Alle Arbeits- und freien Tage im Überblick, Quelle: Screen Microsoft StaffHub

Vor kurzem hat Johann bei der Reinigung eines Hotelzimmers festgestellt, dass der Duschkopf beschädigt ist. Über die Aufgaben-Funktion in StaffHub konnte er diesen Mangel fotografieren und in nur 30 Sekunden an Helene vom Facility Management weiterleiten. Früher musste er einen Mängelschein ausfüllen und am Ende des Tages zum Facility Management bringen – erst dann konnte die Reparatur organisiert werden. Es ist also unnötig Zeit verstrichen, in der das Zimmer nicht gebucht werden konnte. Am häufigsten wird die Aufgaben-Funktion jedoch aktuell vom Hotelmanager genutzt. Zum Beispiel, wenn es an der Zeit ist, die Vorhänge zu tauschen. Der Manager stellt einfach die Aufgabe ein und weist sie allen Room Service Mitarbeitern zu.
 

Abb.3: Einfach und schnell Mängel ans Facility Management melden, Quelle: Screen Microsoft StaffHub
Abb.3: Einfach und schnell Mängel ans Facility Management melden, Quelle: Screen Microsoft StaffHub

StaffHub macht Schluss mit unnötigen Plänen und umständlichen Absprachen

Dank der besseren Koordination und Announcement-Funktion über StaffHub findet die Dienstberatung nun nur noch einmal monatlich und nicht mehr wöchentlich statt. Personelle Veränderungen oder wichtige betriebliche Unterweisungen können einfach per Kurzmeldung angekündigt werden.

Auch wichtig: Die Dokumentenbibliothek. Welche Zimmer müssen gereinigt werden? Wann reist der Gast ab? Sind Besonderheiten zu beachten? Anstatt jeden Morgen 12 A4-Seiten mit diesen Informationen auszudrucken, greifen die Hotelmitarbeiter über die App ganz einfach auf den aktuellen Belegungsplan zu. Johann und seine Kollegen freuen sich besonders über die Verschlankung von Antragsprozessen für einen Schichttausch oder für Urlaubstage. Da der Geburtstag von Johanns Schwiegervater in die Arbeitszeit fällt, fragte er über StaffHub im Team nach, wer die Schicht übernehmen könnte. Nachdem einer seiner Kollegen diesen Tausch angenommen hat, wird der Antrag schließlich an den Vorgesetzten weitergeleitet. Da die Vertretung bereits geregelt ist, muss dieser dann nur noch auf „bestätigen“ klicken.

 

Abb.4: Einfaches Aufgabenmanagement mit Deadline und Zuständigkeit, Quelle: Screen Microsoft StaffHub

Abb.4: Einfaches Aufgabenmanagement mit Deadline und Zuständigkeit, Quelle: Screen Microsoft StaffHub

 

Abb. 5: Anträge unkompliziert einreichen und den aktuellen Status einsehen, Quelle: Screen Microsoft StaffHub

Abb. 5: Anträge unkompliziert einreichen und den aktuellen Status einsehen, Quelle: Screen Microsoft StaffHub

StaffHub ist die zentrale Plattform für Zeit, Aufgaben und Pläne

Johann gehört zu den Dienstältesten im Hotel. Er kennt in der Regel auf jede Frage die richtige Antwort. Vor allem neue Kollegen müssen sich erst zurechtfinden: Wo finde ich zusätzliche Decken? Welche Temperatur sollen die Zimmer haben? Wo ist der beste Ort, um die Pause zu verbringen? Neue Mitarbeiter haben über die Chat-Funktion der App die Möglichkeit, direkt von Anfang an solche Fragen loszuwerden. StaffHub hält die aus den privaten Messenger-Diensten gewohnten Funktionen bereit. So werden in Gruppenchats gemeinsame Mittagspausen organisiert und Probleme unkompliziert geklärt.

 Abb. 5: Anträge unkompliziert einreichen und den aktuellen Status einsehen, Quelle: Screen Microsoft StaffHub
Abb. 6: Messenger-Funktion für schnelle Absprachen, Quelle: Screen Microsoft StaffHub


Mit Microsoft StaffHub hat das Hotel ein zentrales Tool eingeführt, um Zeit, Arbeit und Kommunikation effizient zu gestalten. Insbesondere Firstline Worker wie Johann können mit Microsoft StaffHub einfach während ihrer Arbeit oder von Zuhause aus auf Dienstpläne und Unterlagen zugreifen oder relevante Informationen abrufen. Das spart Zeit, vereinfacht die Zusammenarbeit und erleichtert Absprachen untereinander. Austauschen, sich vernetzen und gemeinsam mehr erreichen: StaffHub liefert die optimale Verbindung für Firstline Worker. 

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Artikel vom:
28.03.2018

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TAGS:
Firstline Worker, Microsoft, Modern Workplace, StaffHub

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