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So sieht eine Archivierungslösung für Office 365 Daten aus

Über die Sicherung Ihrer Daten aus Office 365 haben Sie sich bestimmt bereits Gedanken gemacht? Natürlich sind Ihre Daten durch die Microsoft Technologien bis zu einem gewissen Punkt abgesichert. Bei der Nutzung von Cloud-Diensten herrscht jedoch das Modell der geteilten Zuständigkeiten: Der Service Provider stellt die Infrastruktur und Services zur Nutzung bereit, der Kunde muss sich jedoch selbst um die Sicherheit seiner Daten kümmern. Dies schließt Archivierung und Backup ein. Wohin aber mit den zunehmenden Datenmengen? Enterprise Vault.cloud leistet Abhilfe: Interne und externe E-Mails werden in einem ausgelagerten Archiv gesichert. So können Sie schnell auf bereits archivierte E-Mails zugreifen. Wir werfen einen genaueren Blick auf die Lösungen von Veritas.

Ein Blogbeitrag von Tino Wielkowski, Solution Advisor Veritas

Warum empfiehlt sich Enterprise Vault für Office 365?

Wie in den meisten Fällen bringen Microsoft Lösungen bereits eine Vielzahl Features von Haus aus mit. So ist es auch mit der Archivierung in Office 365. Doch nicht immer sind die bereitgestellten Onboard-Lösungen so ausgereift wie die der Hersteller, die sich bereits seit Jahren mit dem Thema befassen, Lösungen entwickelt und im Markt etabliert haben.

Aber wo liegt der Unterschied? Wieso sollte man eine andere Lösung in Betracht ziehen? Das sollten Sie wissen:

 Abb 1: Veritas Technologien gehörenden zu den führenden Archivierungslösungen (Quelle: Gartner)
Abb 1: Veritas Technologien gehörenden zu den führenden Archivierungslösungen (Quelle: Gartner)

Veritas Enterprise Vault ist eine der weitverbreitetsten Archiv-Lösungen am Markt. Mit 20 Jahren Erfahrung bietet Enterprise Vault eine rechtskonforme, revisionssichere Lösung, die Anforderungen nach GoBD* und DSGVO* umfänglich erfüllt. Zum wiederholten Mal findet man Veritas im Leader-Bereich für Enterprise Information Archiving im Gartner Magic Quadrant.

Wie funktioniert die Archivierung mit Veritas?

In einem sensiblen Bereich wie der Archivierung geht es um die Kronjuwelen eines Unternehmens, die Daten. Grund genug, sich eine Lösung wie Enterprise Vault genauer anzusehen. Einige Punkte in Verbindung mit dem Archiv sollten zudem gut überlegt sein. Wohin speichere ich mein Archiv? Lokal oder in die Cloud? Wie hoch ist der Verwaltungsaufwand des Archivs? Bietet mir meine Lösung eine rechtkonforme Archivierung nach den gesetzlichen Vorgaben? Wie gut ist die Suchfunktion innerhalb des Archivs? Und und und …

Veritas Enterprise Vault ist in zwei Varianten verfügbar: Enterprise Vault und Enterprise Vault.cloud. Sie können Enterprise Vault in Ihrer eigenen Infrastruktur einsetzen, lokale Daten und Daten aus der Cloud in Ihr lokales Archiv überführen. Natürlich muss dazu eigene Hardware bereitgestellt werden, jedoch löst man sein Archiv von der Cloud und hat seine Daten auch bei einem Ausfall der Verbindung, Problemen mit dem Provider oder einem Provider-Wechsel immer verfügbar.

Wer eine reine Cloud-Strategie verfolgt, kann diese mit EV.cloud komplettieren. Dabei werden die Daten Cloud-to-Cloud zu Veritas übertragen und gespeichert. Es wird keine eigene Hardware benötigt und Betriebskosten reduziert. Der Vorteil in beiden Fällen ist der, dass die Daten unbegrenzt von Zeit und Volumen archiviert werden. Übermäßig hohes Datenaufkommen muss dennoch nicht befürchtet werden, da durch Single Instancing alle Mails und Anhänge nur einmalig im Archiv abgelegt und Dubletten vermieden werden. Durch den Einsatz der Lösung wird der Vendor Lock umgangen und eine Exit-Strategie ermöglicht.

Abb. 2. So funktioniert Enterprise Vault.cloud, die E-Mail-Archivierung von Veritas beim Einsatz von Office 365 (Quelle: Veritas)
Abb. 2. So funktioniert Enterprise Vault.cloud, die E-Mail-Archivierung von Veritas beim Einsatz von Office 365 (Quelle: Veritas)

Mit dem Veritas Information Classifier liefert Veritas eine eigene Engine zur Erkennung und Klassifizierung von Daten und Inhalten. Vorkonfigurierte Suchmuster ermöglichen das Erkennen personenbezogener Daten, die der DSGVO, bestimmten Regeln und Vorschriften unterliegen. Alle Daten werden vollständig indexiert und stehen für schnelles Suchen und Finden von Informationen bereit. Das umfasst auch gescannte Dokumente und Bilddateien, die dank OCR (Optical Character Recognition) ebenfalls indexiert und durchsuchbar gemacht werden.

Welche Gründe gibt es für eine Archivierung?

Es gibt gute Gründe sich mit einer Archivierung zu befassen, bevor Daten aus unvorhersehbaren oder ungewollten Gründen abhandenkommen. Sie gewährleisten die Einhaltung der Aufbewahrungsrichtlinien, Sie können Ihre Daten besser strukturieren und sind somit produktiver.
 

Workshop-Tipp: Archivierung & Backup für Office 365

Unser Experte Tino Wielkowski stellt Ihnen gern die Lösungen in einem Workshop vor und geht mit Ihnen gemeinsam das Veritas Archivierungskonzept durch.

Alle Workshop-Informationen
 


* GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
* DSGVO - Datenschutz-Grundverordnung

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Artikel vom:
13.09.2018

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TAGS:
Archivierung, Backup, Office 365, Veritas

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