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Warum es derzeit keine Alternative zu OneDrive for Business gibt (Header)

Warum es derzeit keine Alternative zu OneDrive for Business gibt.

Welcher File-Hosting-Dienst ist der richtige für Ihr Unternehmen? OneDrive for Business ist vielleicht noch (!) nicht so bekannt wie Dropbox oder Google Drive, ist aber derzeit als einziger auf dem Markt wirklich reif für den Business-Einsatz. Stichwort: 1 TB Speicherplatz, offline Synchronisierung oder externe Dokumentensperre, um nur einige Vorteile zu nennen. Erfahren Sie in diesem Beitrag alles Wissenswerte zu OneDrive for Business, inklusive der aktuellen News von der Microsoft Ignite 2017.

News von der Microsoft Ignite 2017

Ein Beitrag von Christoph Vollmann, SharePoint Consultant

Was ist OneDrive for Business?

OneDrive for Business steht für Speicherplatz in Office 365 oder auf Ihrer lokalen SharePoint-Farm. Die Lösung erlaubt es Ihnen, Dateien zu speichern, für andere Personen freizugeben und diese Dateien mit Ihrem Rechner zu synchronisieren sowie offline verfügbar zu haben.

Zur Synchronisierung und zum Zugriff auf Dateien stehen eine Reihe von Apps zur Verfügung. Mit diesen Apps können Sie Dateien lokal auf Ihrem Rechner speichern oder mobil auf die Inhalte zugreifen. Die Funktionsweise ist damit vergleichbar mit Diensten wie Dropbox, Box oder Google Drive.

Darüber hinaus gibt es von Microsoft einen Dienst namens „OneDrive“, der für Privatpersonen ausgerichtet ist. Diesen Dienst sollten Sie nicht mit OneDrive for Business verwechseln.

Warum OneDrive for Business?

Wenn Sie ein Office 365 Abonnement für Ihre Mitarbeiter besitzen, dann steht Ihnen bereits OneDrive for Business zur Verfügung. Aktuell kann jeder Nutzer einen Speicherplatz von 1TB persönlich nutzen.

Sollten Sie kein Office 365 im Einsatz haben, können Sie Ihren Mitarbeitern auch Speicherplatz in Form einer persönlichen MySite (dt. Meine Websites) in Ihrer SharePoint-Farm bereitstellen. Hier behalten Sie die volle Kontrolle darüber, welche Dokumente gespeichert werden dürfen und wie viel Speicherplatz Sie jedem Mitarbeiter bereitstellen.

Der Speicherplatz – egal ob On-Premises oder im Office 365 - ist über eine Weboberfläche oder per OneDrive Client erreichbar. OneDrive for Business Bibliotheken basieren auf der für Geschäftseinsätze optimierten SharePoint-Technologie. Das bedeutet, dass Dokumente u.a. versioniert werden, mit Metadaten angereichert werden und beispielsweise mit Hilfe von SharePoint Workflows in einen automatischen Prozess überführt werden können.

Mit OneDrive for Business behalten Sie weiterhin die Kontrolle über Ihre Daten. So können Sie zum Beispiel den Zugang zum OneDrive for Business zentral sperren, externe Freigaben kontrollieren oder Dateien in Ihrem zentralen Dokumenten Management System archivieren.

Sie können OneDrive for Business nutzen, um das bisher bei vielen Unternehmen eingesetzte persönliche Laufwerk zu ersetzen. Gerade im Hinblick auf den von Microsoft bereitgestellten Speicherplatz von 1TB pro Nutzer und dem mobilen Zugriff auf Dokumente können Sie so Ihren Mitarbeitern mehr Leistungen bereitstellen, ohne Ihre lokale Infrastruktur zu belasten (abgesehen von Netzwerk-Bandbreiten natürlich).

Verschiedene OneDrive Clients

Der Client zum Synchronisieren von Dateien auf den Computer steht momentan in zwei Versionen zur Verfügung – Standard Client und der sog. „Next Generation Sync Client“ (NGSC). Der NGSC basiert auf einer modernen Synchronisierungstechnik, die bereits für die Privat-Variante „OneDrive“ zum Einsatz kommt.

Dieser Client ist standardmäßig auf PCs mit Windows 10 oder PCs mit vollständig installiertem Office 2016 verfügbar, kann aber selbstverständlich auch manuell ausgerollt werden. Mit diesem Client können Ihre Mitarbeiter die Dateien aus Ihrem OneDrive for Business oder privatem OneDrive auf den PC oder Laptop synchronisieren. Diese Dateien stehen auch offline zur Verfügung. Neue und geänderte Dokumente können lokal gespeichert werden und werden wieder synchronisiert, sobald eine Verbindung zum Internet bzw. dem Unternehmensnetzwerk bereitsteht.

Eine Steuerung der verfügbaren Funktionen des Clients ist mit Hilfe von Gruppenrichtlinien möglich. Der NGSC erlaubt momentan (Stand September 2016) noch keine Synchronisierung von normalen SharePoint Dokumentenbibliotheken aus Team- oder Projektseiten Ihrer SharePoint-Umgebung. Dafür steht weiterhin der alte Client (basierend auf Groove) zur Verfügung.

In der folgenden Übersicht stelle ich Ihnen die möglichen Synchronisierungsvarianten vor:

Synchronisierung OneDrive for Business und SharePoint

Quelle: Microsoft

Im Laufe des Jahres wird Microsoft weitere Updates für den NGSC veröffentlichen. Dann wird dieser auch die Synchronisierung von SharePoint-Bibliotheken ermöglichen.

OneDrive for Business trifft die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter

Bisher wurden Dateien, wenn sie beispielsweise zwischen Unternehmen getauscht werden sollten, mit Hilfe von Dropbox oder ähnlichen Diensten geteilt. Diese Dienste haben aus Unternehmenssicht zwei entscheidende Nachteile. Die Dateien werden auf unbekannten Servern in den USA gespeichert und vor allem stehen die Dienste nicht unter der Kontrolle des Unternehmens. Sollte ein Mitarbeiter den Zugang vergessen oder verlieren, können Sie diesen nicht zentral sperren.

OneDrive for Business bietet Ihren Mitarbeitern die gewünschten Funktionalitäten (Freigabe von Dokumenten, mobiler Zugriff, Offline-Synchronisierung) und Ihnen die benötigten Kontrollmöglichkeiten aus einer Hand. Etwas, was kein anderer Dienst am Markt mit diesem starken Integrationsgrad in SharePoint, Office und Windows leisten kann.

Neue Features für OneDrive for Business:

Die Neuigkeiten von der Microsoft Ignite 2017

Multi-Geo: Effiziente Zusammenarbeit – auf der ganzen Welt

Auf der Ignite 2017 wurde ein neues brandheißes Feature für OneDrive vorgestellt, das vor allem globales Arbeiten erleichtern soll. Die sogenannte „Multi-Geo“-Funktion hilft multinationalen Unternehmen bei regionalen, branchenspezifischen oder organisatorischen Datenverwaltungsanforderungen in Office 365. Multi-Geo soll es einem einzelnen Account ermöglichen, über mehrere Office 365 Datenzentren zu verfügen, sodass diese ihre Benutzer-Daten einzeln in den ausgewählten Regionen speichern können. Einfach gesagt reicht ein Account aus, um alle regionalen Standorte zu verwalten. Wenn Sie beispielsweise in der SharePoint Suchfunktion einen Begriff eingeben, werden Ihnen nicht nur die Ergebnisse aus Deutschland oder Europa, sondern auch aus Australien, Japan und den USA angezeigt.

Service-Level-Verschlüsselung und Zugriffsoptimierung für mehr Security 

Normalerweise kümmert sich Microsoft selbst um die Verschlüsselung Ihrer wichtigen Daten. Mit Hilfe des Customer Key können Sie jedoch eigenhändig Ihre Inhalte verschlüsseln und/oder entschlüsseln. Zusätzlich entscheiden Sie selbst, wann der Zugriff auf diese Schlüssel geändert oder sogar widerrufen werden soll, um die Zugriffsmöglichkeiten zu Ihren Daten einzuschränken. Durch die Service-Level-Verschlüsselung sind Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus, da Sie selbst entscheiden, wie Ihre Inhalte am besten verschlüsselt werden sollen.

Durch moderne Arbeitsmethoden wie beispielsweise „Bring Your own Device“ arbeiten die Nutzer nicht immer mit den Desktop-Computern, die auf den Arbeitsplätzen installiert und mit dem Firmennetzwerk verbunden sind. Das birgt natürlich gewisse Risiken, vor allem wenn auch private Geräte genutzt werden. Um dieses Risiko einzudämmen, hat Microsoft einen „eingeschränkten Zugriff“ für SharePoint Online und OneDrive for Business eingerichtet. Diese Zugriffssteuerung hält Ihre Daten sicher und bietet den Nutzern eine sichere Umgebung, falls diese sich in einem unternehmensexternen Netzwerk befinden.

 

Wie kann COMPAREX helfen?

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern OneDrive for Business – ob nun On-Premises in Form von MySites oder innerhalb von Office 365 – bereitstellen möchten, dann kann das natürlich nur mit einem Plan erfolgen.

Fragen, die Sie sich im Vorfeld stellen müssen, sind u.a.:

  • Wie viel Speicherplatz kann ich meinen Mitarbeitern zur Verfügung stellen?

  • Welche Dokumente dürfen meine Mitarbeiter in ihrem OneDrive speichern?

  • Wie können Inhalte von persönlichen Laufwerken migriert werden?

  • Welche Möglichkeiten stehen zur Freigabe der Inhalte zur Verfügung?

  • Welchen OneDrive Client muss ich in meinem Unternehmen ausrollen?

  • Auf welche Inhalte darf von mobilen Geräten zugegriffen werden?

Holen Sie sich Unterstützung!

Die Antworten auf diese Fragen können wir gemeinsam mit Ihnen erarbeiten, um den bestmöglichsten Einsatz von OneDrive for Business für Ihr Unternehmen zu ermöglichen.

Treten Sie mit unseren SharePoint und OneDrive for Business Profis in Kontakt!


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Artikel vom:
21.11.2017

geschrieben von:

TAGS:
File-Hosting, OneDrive for Business

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Kommentare

  • Christoph Vollmann kommentierte vor 2 Jahren
    Hallo Herr Berndt, es freut mich, dass Ihnen mein Artikel zum Thema OneDrive for Business helfen konnte. Zum Ihren Fragen bzgl. Backups. Da OneDrive for Business ein Teil der Office 365 Suite ist, gilt hier das gleiche, was auch für SharePoint Online oder Exchange gilt: Microsoft erstellt Backups ihrer Daten (alle 12 Stunden für 14 Tage) und kann via Support-Ticket diese auch wieder bereitstellen. Allerdings gelten bei diesen Backups aus meiner Sicht zwei Einschränkungen: 1. Die Backups lagern nicht bei ihnen im interne Netz, sondern immer noch im RZ bei Microsoft 2. Backups können immer nur komplett wiederhergestellt werden. D.h.: Wenn einer Ihrer Kollegen vorgestern eine Datei im OneDrive for Business gelöscht hat (und seinen Papierkorb geleert hat) dann wird Microsoft Ihnen nur das komplette OneDrive for Business von vor drei Tagen wiederherstellen – keine einzelne Datei. Eine Möglichkeit wäre ein zusätzliches Backup ihrerseits einzurichten. Dazu existieren am Markt verschiedene Lösungen (bspw. der DocAve Content Manager) mit denen Sie sehr flexibel ein Backup Regime aufstellen können (granulare Backups und Wiederherstellung, Backups alle 3 Stunden, Backups im Haus, etc. pp). Ich hoffe, ich konnte Ihnen weiterhelfen. Beste Grüße, Christoph Vollmann
  • Udo Berndt kommentierte vor 2 Jahren
    Sehr geehrter Herr Vollmann, danke für diesen inspirierenden Artikel! Was mir noch nicht ganz klar ist, wie das Thema Backup für OneDrive gelöst ist? Welche Steuerungsmöglichkeiten habe ich als Unternehmen bzgl. Aufbewahrung. Kann der Anwender sich auch Dateien selbst recovern, wenn diese z.B. länger als 30 Tage gelöscht sind, verloren sind? Viele Grüße Udo Berndt

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