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Einführung in PowerApps

PowerApps ist ein von Microsoft bereitgestellter Dienst zur Erstellung von Business-Apps für Ihr Unternehmen. Die entwickelten Apps basieren auf Webtechnologien und laufen vollständig im Browser. Weiterhin können diese Apps auf Windows 10 Geräten, Smartphones und Tablets veröffentlicht werden. Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag alles über PowerApps, welche Vorteile es bietet und wie Sie davon profitieren können.

Ein Blogbeitrag von Christoph Vollmann, Consultant SharePoint

Was ist der große Vorteil an PowerApps?

Zum Erstellen einer solchen Anwendung sind keine Programmiererfahrungen notwendig. Somit unterscheiden sich diese Arten von Apps von anderen Ansätzen für die mobile App-Entwicklung wie die Programmierung einer iOS-App, bei der beispielsweise tiefgreifende Kenntnisse in der Programmierung mit Objective-C oder Swift notwendig sind.

Abb. 1: PowerApps können auf verschiedenen Geräten genutzt ohne Programmiererfahrung erstellt werden. Quelle: Microsoft 
Abb. 1: PowerApps können auf verschiedenen Geräten genutzt ohne Programmiererfahrung erstellt werden. Quelle: Microsoft

Was können wir damit tun?

Sie können PowerApps für viele Bereiche innerhalb des Unternehmens nutzen. Dazu gehört vor allem das Schaffen von Oberflächen und Formularen für bereits vorhandene, interne Unternehmensdaten. Aber auch komplette Neuentwicklungen können mit Hilfe von PowerApps geschaffen werden. Hierfür stehen Ihnen vielfältige Komponenten  für die Oberfläche zur Verfügung. Verfügbare Komponenten sind unter anderem Eingabefelder für Texte, Zahlen, Bilder und Barcode-Scans sowie Schaltflächen, Diagramme oder Dateibetrachter. Diese können frei platziert werden oder in Listen- und Galerie-Ansichten eingebunden werden. Sie werden auf von Ihnen definierten Screens platziert und verbunden. Die verwendeten Komponenten können dann direkt mit Ihren Daten verbunden werden.

PowerApps können von jedem Mitarbeiter erstellt und veröffentlicht werden. Die Mitarbeiter werden sowohl bei der korrekten Verbindung mit Daten als auch bei der Veröffentlichung der App im Unternehmen unterstützt.

Einer der bekanntesten Einsatzmöglichkeiten für PowerApps sind SharePoint Formulare. Wenn Sie in der Vergangenheit Eingabe- und Bearbeitungsformulare innerhalb von SharePoint mit InfoPath oder Nintex Forms angepasst haben, erlangen Sie hiermit einen würdigen Nachfolger. Im Gegensatz zu InfoPath sind diese Anpassungen u.a. sofort auf mobilen Endgeräten lauffähig.

Typen von Apps

Sie können momentan zwei Arten von Apps erstellen, die sich in ihrer Datengrundlage unterscheiden. Die häufigste Anwendung sind die sog. "Canvas-Apps" oder "Oberflächen-Apps". Dabei wählen Sie frei die notwendigen Screens und Controls aus und platzieren diese auf Ihrer Oberfläche (daher der Name). Ihnen stehen dann Verbindungen zu Diensten und über Gateways zur Verfügung, um die Controls mit Daten zu füllen.

Abb. 2: Ein PowerApp-Typ sind die sogenannten Canvas-Apps. Quelle: Microsoft 
Abb. 2: Ein PowerApp-Typ sind die sogenannten Canvas-Apps. Quelle: Microsoft

Ein weiterer App-Typ sind die "Modelgesteuerten Apps". Hierbei steuern die Modelle das Aussehen der Anwendung. Modelle sind von Ihnen definierte Abbildungen von Geschäftsprozessen und Geschäftsdaten. Die in dieser Anwendung erstellten Daten können in einem von Microsoft geschaffenen Datenspeicher - den Common Data Services - abgelegt werden.

Abb. 3: Auch „Modelgesteuerte Apps“ sind möglich. Quelle: Microsoft 
Abb. 3: Auch „Modelgesteuerte Apps“ sind möglich. Quelle: Microsoft

Daten aus dem Unternehmen nutzen

PowerApps leben im Normalfall nicht auf der grünen Wiese. Sie nutzen vorhandene Daten und Datenquellen des Unternehmens. Das beginnt bei den Informationen über die Organisation ("Wer ist mein Manager"), über Daten in eigenen Datenbanken sowie Dateien aus SharePoint.

Organisiert wird das Ganze über die Konnektoren, die es erlauben, mit zig Diensten Verbindungen herzustellen. Ein Konnektor definiert die Schnittstelle zu einem Dienst und welche Daten von diesem Dienst verarbeitet werden können. Mit dem SharePoint Konnektor beispielsweise können Sie nach Angabe der Quellseite Informationen aus Listen auslesen, Listeneinträge bearbeiten und neue Listeneinträge anlegen. Weiterhin können Dateien aus Dokumentenbibliotheken gelesen und gespeichert werden. Der Konnektor kann mit SharePoint Online oder mit dem SharePoint Server innerhalb Ihres Unternehmens arbeiten.

Zurzeit sind über 125 Konnektoren verfügbar: Aufgeteilt in Standard und Premium. Premium-Konnektoren können Sie nur nutzen, wenn Sie mindestens einen PowerApps Plan 1 für Ihre Nutzer lizenziert haben.
Aber schon die Standard-Konnektoren bieten alle wichtigen Möglichkeiten beim Arbeiten mit Daten aus Microsoft Produkten wie Exchange, SharePoint, Teams oder Dynamics.

Abb.4: Die Konnektoren ermöglichen das Arbeiten mit Daten aus Microsoft Produkten. Quelle: Microsoft 
Abb.4: Die Konnektoren ermöglichen das Arbeiten mit Daten aus Microsoft Produkten. Quelle: Microsoft

Ein großes Plus stellt die Verbindung zu Daten mit Hilfe des On-Premises Data Gateway dar. Es ist nicht notwendig, dass Ihre Informationen und Datenbanken "in der Cloud" liegen. Das Gateway stellt eine Verbindung zwischen PowerApps (und weiteren Tools wie Flow und Power BI) und den lokalen Quellen, wie SQL Server Datenbanken, Fileshares und SharePoint Farmen her. Diese Daten können in der PowerApp von jedem Ort der Welt aus genutzt werden.

Veröffentlichung im Unternehmen

PowerApps können für das gesamte Unternehmen oder auch nur für bestimmte Nutzergruppen veröffentlicht werden. So ist beispielsweise die App zur Personalverwaltung auch nur für die Mitarbeiter der Personalabteilung interessant. Die Nutzung kann so gesteuert werden und jeder Mitarbeiter kann sein eigenes, auf ihn zugeschnittenes Set an Apps erhalten.

Wenn Sie PowerApps auf Geräten wie dem iPhone oder dem iPad bereitstellen wollen, ist das wesentlich unkomplizierter als über den Apple App Store. Denn: Ihre Anwendungen müssen nicht erst durch Apple geprüft werden. Sie kommen sozusagen Huckepack über die von Microsoft veröffentlichte PowerApps-App auf die Smartphones und Tablets Ihrer Mitarbeiter.

Auch die Veröffentlichung von Aktualisierungen verlangt keine Prüfungen seitens der Smartphone-Hersteller. Sie stehen sofort zur Verfügung.

Wo werden PowerApps ausgeführt und gespeichert?

Nachdem Sie jetzt erfahren haben, dass diese Arten von Apps u.a. direkt auf Smartphones und im Browser zur Verfügung stehen, werden Sie schon ahnen, wo diese Apps gespeichert werden. In der Microsoft Cloud. Diese übernimmt das komplette Hosting und die Verteilung auf die Endgeräte.

Ihre Daten können weiterhin auf eigenen Systemen gespeichert werden, sie müssen nicht mit allen Systemen in der Cloud sein, um PowerApps zu nutzen.

Was kostet uns PowerApps?

PowerApps sind pro Nutzer lizenziert und werden als monatliche Abos angeboten. Wenn Sie bereits Office 365 für Ihre Nutzer lizenziert haben, sind PowerApps bereits enthalten (u.a. in Office 365 Business Essentials, Business Premium, E1, E3, E5, F1 Plänen).

Darüber hinaus gibt es zwei zusätzliche Premium-Pläne (P1 und P2), die für einzelne Nutzer gebucht werden können. Diese Premium-Pläne erlauben die Verwendung von Premium-Konnektoren und die granulare Verwaltung der Apps. Wenn Sie Dynamics 365 lizenziert haben, stehen Ihnen bereits alle Funktionen aus dem Premium-Plan P2 zur Verfügung.

Es ist nicht notwendig, alle Nutzer mit Premium-Plänen auszustatten. Im Normalfall reichen die bereits mit Office 365 Plänen lizenzierten Funktionen für die Anwendungsfälle aus.

Das On-Premises Data Gateway ist in Zukunft nur ab PowerApps Plan 1 verfügbar. Bestandskunden mit Office 365 E3 oder E5 Lizenzen können das Gateway allerdings noch bis Ende 2019 ohne weitere Lizenzierung nutzen.

Verpassen Sie nicht unsere nächsten Artikel zu diesem Thema! Darin werden wir uns anhand eines konkreten Beispiels eine PowerApp anschauen und diese auf einem iPhone ausrollen.

Überblick über die bisherigen Themen zu PowerApps:

Teil 1: Einführung in PowerApps
Teil 2: PowerApps – Erstellen und Ausrollen einer App
Teil 3: PowerApps – Anpassen von SharePoint Formularen

 

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Artikel vom:
15.01.2019

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TAGS:
PowerApps, SharePoint

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