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PowerApps – Erstellen und Ausrollen einer App (Header)

PowerApps – Erstellen und Ausrollen einer App

Nachdem wir im letzten Teil die Grundlagen für PowerApps geklärt haben, werden wir uns heute die Funktionsweise an einem Beispiel ansehen. Wir beleuchten Schritt für Schritt, wie wir eine Datenbasis in SharePoint schaffen können, eine App erstellen, individuelle Anpassungen vornehmen und die App schlussendlich ausgerollt wird.

Ein Blogbeitrag von Christoph Vollmann, Consultant SharePoint

Anforderungen klären

Wie bei jedem Projekt gilt es zunächst einmal, die Anforderungen zu definieren. Damit wir das Beispiel nicht zu groß werden lassen, hier kurz und knapp der Use Case:

Außendienstmitarbeiter benötigen für viele ihrer Termine Unterstützung durch Berater, da diese spezielle Kunden-Fragen im Termin besser klären können. Bisher ruft der Außendienstmitarbeiter entweder den gewünschten Berater direkt an oder geht auf die entsprechenden Teamleiter zu. Zukünftig soll dies gesteuert in einer Liste erfolgen, in der ein Außendienstmitarbeiter die notwendigen Informationen per App übermittelt. Die Berater können die entsprechenden Wünsche direkt aus der Liste entnehmen und somit kann der korrekte Berater gefunden werden.

Datenbasis in SharePoint schaffen

Damit wir die App erstellen können, schaffen wir zunächst die notwendige Datenbasis. Dabei ist SharePoint nur eines von vielen Systemen, welches wir nutzen können. Im letzten Artikel habe ich Ihnen hierzu bereits einige Möglichkeiten vorgestellt.

Wir schaffen uns also eine entsprechende Liste im SharePoint mit den notwendigen Informationen. In unserem Fall sind das:

  • Titel der Anfrage als Text
  • Kundenname als Text
  • Thema der Anfrage als Auswahl aus mehreren Themen
  • Gewünschter Termin als Datum
  • Zuständiger Kollege als Personenfeld
  • Status der Anfrage (Neu, Zugewiesen, Abgeschlossen, Abgelehnt)

Abb. 1: Anzulegende Liste im SharePoint (Quelle: COMPAREX)Abb. 1: Anzulegende Liste im SharePoint (Quelle: COMPAREX)

Die App erstellen

Zur Erstellung gehen wir zu web.powerapps.com und wählen „Mit Daten beginnen“ und danach „Diese App erstellen“.


Abb. 2: Die Erstellung der App im Dashboard beginnen (Quelle: COMPAREX)Abb. 2: Die Erstellung der App im Dashboard beginnen (Quelle: COMPAREX)

Danach öffnet sich ein Dialogfeld, aus dem wir eine Verbindung auswählen oder eine neue erstellen können. Hier wählen wir „SharePoint“ und stellen ggf. eine Verbindung zu unserem SharePoint Online her (1). Wir geben die Seite ein, auf der wir die Liste erstellt haben (2) und wählen diese Liste aus (3).

Abb. 3: Die Auswahl der Verbindung (Quelle: COMPAREX)

Abb. 3: Die Auswahl der Verbindung (Quelle: COMPAREX)

PowerApps wird daraufhin eine einfache Anwendung erstellen, die bereits einiges an Funktionalitäten mitbringt. Unter anderem können Sie jetzt bereits die Anfragen suchen, filtern und sortieren, neue Anfragen erstellen, bestehende Anfragen einsehen sowie editieren und löschen. Dies alles mit nur wenigen Klicks.

Anpassung nach Ihren Wünschen

Nach Erstellung der App haben Sie die Möglichkeit, mit Hilfe von Regeln etc. verschiedenste Anpassungen vorzunehmen. Klicken Sie hierfür einfach die notwendigen Felder an und wählen beispielsweise andere anzuzeigende Datenfelder oder verändern Sie deren Aussehen.

Abb. 4: Erstellung von Regeln (Quelle: COMPAREX)Abb. 4: Erstellung von Regeln (Quelle: COMPAREX)

Um unser Beispiel einfach zu halten, blenden wir auf der Listen-Ansicht lediglich das Feld „Status“ mit ein.
Dafür ist das „BrowseGallery1“ Element zu wählen (1). Über Felder bearbeiten (2) können wir das Body1-Feld verändern. Wir wählen die Spalte „Status“ (3) und geben an, dass wir den Wert des Feldes (also „Value“) anzeigen wollen (4).

Abb. 5: Beispiel für die Anlegung einer Regel (Quelle: COMPAREX)
Abb. 5: Beispiel für die Anlegung einer Regel (Quelle: COMPAREX)

Weiterhin legen wir eine Regel fest, bei der Einträge, die den Status „Neu“ haben, grünen Text erhalten.
Das erledigen wir mit Hilfe des Regeleditors. Dort legen wir die Bedingung fest (in unserem Beispiel wird der Text „Neu“ im „Body1“ des Listenelements angezeigt) und definieren dann Aktionen. Die Definition von Aktionen wird den einen oder anderen unter Ihnen sehr an den Makro-Recorder aus Office-Anwendungen erinnern. Sie klicken durch, was passieren soll, wenn die Bedingung erfüllt ist. Hier habe ich einfach die Schriftfarbe „grün“ mit Hilfe der oberen Menüleiste ausgewählt und die Aufzeichnung gestoppt.

Abb. 6: Der Regeleditor (Quelle: COMPAREX) Abb. 6: Der Regeleditor (Quelle: COMPAREX)

Jetzt wechseln wir auf den „Bearbeiten“-Bildschirm – hier „EditForm1“ (1) und blenden dort über die Feld-Eigenschaften (2) das Feld „Status“ und „Zuständiger Kollege“ aus (3 und 4). Schließlich entscheidet in diesem Fall nicht der Außendienstmitarbeiter, wer für ihn zuständig sein wird.

Abb. 7: Die Prüfung der Regeln (Quelle: COMPAREX) Abb. 7: Die Prüfung der Regeln (Quelle: COMPAREX)

Sehen wir uns das Ergebnis an. Ein einfacher Klick auf die „Play“-Schaltfläche oben rechts genügt (1). Wenn Sie einen Fehler in einer Formel haben, oder bestimmte Aktionen nicht korrekt konfiguriert sind, können Sie das über die Schaltfläche „App-Überprüfung“ (2) näher analysieren. Außerdem werden hier auch wertvolle Hinweise zur Barrierefreiheit gegeben!

Abb. 8: So prüfen Sie Fehler in den Regeln (Quelle: COMPAREX) 
Abb. 8: So prüfen Sie Fehler in den Regeln (Quelle: COMPAREX)

Nachdem wir auf „Play“ geklickt haben, können wir die gesamte Anwendung live im Browser verwenden – mit Echtdaten!

Abb. 9: Die fertige App in der Voransicht (Quelle: COMPAREX) Abb. 9: Die fertige App in der Voransicht (Quelle: COMPAREX)

Da wir fürs Erste zufrieden sind mit unseren Einstellungen, sollten wir das Speichern natürlich nicht vergessen. Hierbei legen wir den Namen unserer App sowie die Symbol-Farbe und das Symbol fest. Sie können sogar ein eigenes Logo hochladen.

Abb. 10: Vergeben Sie Name und Aussehen der PowerApp (Quelle: COMPAREX) Abb. 10: Vergeben Sie Name und Aussehen der PowerApp (Quelle: COMPAREX)

Nach dem Speichern können wir die App für andere Benutzer freigeben. Selbst die Arbeit an einer neuen Version ist möglich, während die aktuelle Version freigegeben ist. In unserem Falle habe ich einfach „Alle Benutzer“ aus der Organisation gewählt und damit die App für sie freigegeben. Eine E-Mail-Einladung kann ebenfalls von hier verschickt werden.

Abb. 11: Freigabe an Benutzer der PowerApp (Quelle: COMPAREX) Abb. 11: Freigabe an Benutzer der PowerApp (Quelle: COMPAREX)

Ein wichtiger Hinweis zu der Datenverbindung: Diese Verbindung wird jeder Nutzer mit seinen eigenen Login-Daten herstellen. Hat der Nutzer also keinen Zugriff auf die SharePoint-Liste, so kann er die App nicht nutzen. Damit lässt sich allerdings auch sehr geschickt steuern, welche Daten bei wem in der App angezeigt werden sollen.

Die Freigabe ist somit abgeschlossen. Nun muss die App nur noch auf den iPhones der Kollegen zur Verfügung gestellt werden.

App bereitstellen

Die Bereitstellung der App erfolgt nicht – wie Sie das sonst kennen – via den bekannten App Stores von Apple oder Google. Microsoft hat stattdessen eine eigene App entwickelt, mit der Ihre selbst erstellte Unternehmens-Anwendung quasi Huckepack auf die Telefone der Mitarbeiter ausgerollt wird.

Um nun Ihre eigene App bereitzustellen, müssen Sie Microsoft PowerApps auf die Telefone der Mitarbeiter ausrollen oder – im einfachsten Fall – Ihre Mitarbeiter auffordern, sich PowerApps aus dem App Store herunterzuladen. Nach einem Login innerhalb PowerApps sehen wir dann die für uns veröffentlichten Apps.

Abb. 12: Die Anzeige der für Benutzer veröffentlichten Apps (Quelle: COMPAREX)

Abb. 12: Die Anzeige der für Benutzer veröffentlichten Apps (Quelle: COMPAREX)

Wir können diese von hier aus starten oder auf dem Homescreen platzieren. Zum Platzieren wählen wir die drei Punkte (1), dann „An Startseite anheften“ (2) und folgen den Anweisungen.

 Abb. 13: Platzierung der App auf dem Homescreen (Quelle: COMPAREX)
Abb. 13: Platzierung der App auf dem Homescreen (Quelle: COMPAREX)

Es handelt sich also nicht wirklich um eine installierte App, sondern nur um einen „Deep-Link“ in die entwickelte App. Für den Nutzer macht dies allerdings kaum einen Unterschied.

Abb. 14: Die App auf dem Homescreen (Quelle: COMPAREX) 
Abb. 14: Die App auf dem Homescreen (Quelle: COMPAREX)

Abb. 15: Ansicht auf dem Smartphone (Quelle: COMPAREX) 
Abb. 15: Ansicht auf dem Smartphone (Quelle: COMPAREX)

Nutzen Sie für das Deployment ruhig MDM-Lösungen wie Microsoft Intune. Sie vereinfachen die Bereitstellung noch weiter, denn mit Ihnen können Sie Ihren Mitarbeitern die notwendigen Apps auch automatisch auf den Homescreen bereitstellen.

Haben Sie vorhin genau aufgepasst? Diese App ist nicht nur auf einem Smartphone lauffähig. Sie läuft bereits ohne weitere Installation in einem Browser. Der PowerApps-Player steht allen Nutzern zur Verfügung. Außerdem können Sie die erstellte App auch auf einer SharePoint-Seite, in einem Microsoft Teams Tab und sogar als kleine Windows 10 App auf dem Desktop einbinden. Das alles in nur wenigen Schritten.

Zusammenfassung

Natürlich bleibt das hier gezeigte Beispiel weit hinter den Möglichkeiten von PowerApps zurück. Außerdem haben wir noch nicht begonnen, Flow als Workflow Engine hinter diesen Daten zu nutzen oder die Daten innerhalb von SharePoint weiter zu verarbeiten.

Freuen Sie sich schon auf den dritten Teil der Reihe.

Überblick über die bisherigen Themen zu PowerApps:

Teil 1: Einführung in PowerApps
Teil 2: PowerApps – Erstellen und Ausrollen einer App
Teil 3: PowerApps – Anpassen von SharePoint Formularen

 

Sie haben Fragen zu diesem oder anderen SharePoint Themen?

Nehmen Sie Kontakt mit unseren Experten auf. Sie beraten Sie gern.

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Artikel vom:
14.02.2019

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PowerApps

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Kommentare

  • Redaktion kommentierte vor 1 Tag
    Hallo, vielen Dank für Ihre Nachricht und Ihr Interesse an dem Thema. Tatsächlich benötigen alle Nutzer, die die PowerApp ausführen wollen, auch einen PowerApps-Plan. Dabei reicht aber beispielsweise der in den meisten Office 365 Plänen vorhandene PowerApps-Plan völlig aus. Nicht enthalten sind PowerApps in einfachen „Business“-Plänen sowie im reinen Office 365 ProPlus Plan. Haben Ihre Nutzer also „Business Essentials“, „Business Premium“, F1, E1, E3 oder E5, dann haben sie alle bereits die notwendige Lizenz, PowerApps auszuführen. Hat Ihr Administrator eventuell die Unterlizenz für PowerApps für diese Nutzer entfernt? Natürlich kann es auch noch ein technisches Problem bei der Verteilung der App geben. Dafür wäre es aber wichtig zu wissen, wo diese App denn installiert werden soll und die Fehlermeldung erscheint, ob auf dem PC, auf dem iPhone oder einem Tablet. Dies ist aus der Ferne natürlich sehr schwer zu sagen. Wir hoffen trotzdem, dass diese Antwort weiterhilft. Beste Grüße!
  • Andreas kommentierte vor 5 Tagen
    Hallo, benötigen die Mitarbeiter, die die geteilte App nutzen möchten ebenfalls einen Office-365-Account mit PowerApps. Wenn ich eine App an jemanden mit einem abgespecktem Office-365-Account (ohne PowerApps) sende, kommt eine Fehlermeldung, dass die App nicht installiert werden konnte. Jedoch im Browser kann die App problemlos geöffnet werden. Danke und Gruß Andreas

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