COMPAREX AG
COMPAREX

So sparen Sie mit der richtigen Lizenzierung beim Einkauf von Autodesk-Programmen

Kaufen Ihre Fachabteilungen ihre CAD-Anwendungen selbst ein? Dann lohnt es sich genauer hinzuschauen, denn bei einer fehlerhaften Lizenzierung lauern unnötige Kosten – nicht nur im Falle einer Überprüfung durch den Hersteller. Mit welchen Schritten Sie sich davor schützen können, erklärt unser Autodesk Experte am praktischen Rechenbeispiel.

Ein Beitrag von Torsten Kurzhals, Product & Alliance Management Autodesk und Acronis

CAD-Anwendungen von Autodesk gehören bei Ingenieuren, Architekten und Designern zu den meistgenutzten Programmen weltweit. Kein Wunder, denn die Anwendungen sind exakt auf die speziellen Anforderungen von Konstruktions- und Entwicklungsabteilungen zugeschnitten. Entsprechend groß und für den Laien unübersichtlich ist die Autodesk Produktpalette. Das ist vermutlich der Grund, warum in vielen Unternehmen, bei denen CAD-Anwendungen eingesetzt werden, die Software-Beschaffung häufig dezentral bei der jeweiligen Fachabteilung liegt.

Dezentrale Software-Beschaffung: Augen auf bei der Lizenzierung

Die Krux an einer solchen dezentralen Beschaffungsweise ist leider vielfältig. Zum einen ist die Fachabteilung nun einmal nicht die IT-Abteilung und hat deshalb üblicherweise keine ausreichenden Erfahrungen mit Software-Lizenzregeln und dem entsprechenden Fachjargon. Wer kann dann garantieren, dass die gekauften Programme lizenzrechtlich einwandfrei im Einsatz sind? Und was, wenn das mal einer nachprüft? Zum anderen läuft man bei einer dezentralen Beschaffung immer Gefahr, dass ältere, bereits gekaufte Lizenzen irgendwo ungenutzt im Unternehmen herumgeistern oder bspw. Wartungs- und Support-Verträge viel länger bezahlt werden als eigentlich nötig. Eine Verschwendung, genau.

Kurzanleitung: So werden Autodesk Produkte lizenziert

Einzelplatzlizenz Netzwerklizenz Desktop-Subscription-Lizenz
Einzelplatzlizenzen dürfen nur einmal pro Rechner installiert werden - nur ein Endgerät* Netzwerklizenzen hingegen können so häufig, wie Rechner im Unternehmen vorhanden sind, installiert werden. Eine Desktop-Subscription-Lizenz kann auf verschiedenen Rechnern installiert, aber nur von einer Person genutzt werden.

MERKEN: Lizenzen müssen immer auf den End-User (Unternehmen) lizenziert sein.

Das bedeutet, auch bei einem zentralen Einkauf über einen Mutterkonzern muss die Software, wenn Sie in der Tochtergesellschaft genutzt wird, auf die Tochtergesellschaft registriert sein.

Lizenzen dürfen, zum Beispiel im Insolvenzfall, übertragen werden. Aber nicht einfach so: Eine Registrierung via Formular beim Hersteller ist erforderlich.

*Home-Use-Recht via Maintenance Subscription.

Als IT-Verantwortlicher könnte man sich jetzt zurücklehnen und versprechen, es in Zukunft richtig zu machen. So einfach ist das aber nicht. Autodesk ist natürlich auch nicht auf den Kopf gefallen und registriert sämtliche Ungereimtheiten, die bei den Lizenzdaten seiner Kunden durch die Software-Registrierung im System auftreten. Und wenn ein Kunde mehr nutzt, als er eigentlich erworben hat, dann will der Hersteller es genauer wissen und kündigt eine Überprüfung, ein sogenanntes Audit, an. Autodesk hat nicht nur das Recht dazu, sondern nimmt es auch in Gebrauch – im letzten Jahr etwa 450 Mal in Europa, Tendenz steigend.

Achtung Audit: Was passiert, wenn Autodesk Ihre installierten Lizenzen überprüft?

Was genau passiert, wenn Ihnen Autodesk per Post einen Audit ankündigt? Sie werden von einem Autodesk Mitarbeiter kontaktiert und erhalten ein spezielles Tool, mit dem Ihr System überprüft und die Installation von Autodesk Software festgestellt wird. Die entsprechenden Daten müssen dann via E-Mail an Autodesk weitergeleitet werden. Stellt sich heraus, dass Sie unterlizenziert sind, müssen Sie die fehlenden Lizenzen nachkaufen. Und Autodesk Produkte kosten nicht wenig. Im schlimmsten Fall kaufen Sie dann Lizenzen nach, die Sie über ein anderes, passenderes Lizenzmodell günstiger bekommen hätten oder gar nicht benötigen (siehe Box: Rechenbeispiel). Aber dann ist es zu spät.

Vorsicht ist besser als Nachsicht: So halten Sie Ihre Kosten möglichst klein

Schlau ist also der, der sich proaktiv mit dem Management seiner Lizenzen beschäftigt. In Fachkreisen spricht man hier von Software Asset Management, kurz SAM. Das folgende Rechenbeispiel für Autodesk zeigt, wie Sie Kosten und Aufwände mit dem richtigen Lizenzmanagement möglichst niedrig halten:

Rechenbeispiel: Autodesk Audit mit und ohne proaktivem Software Asset Management (SAM)

In Ihrer Fachabteilung nutzen 5 Personen das Programm AutoCAD Architecture auf 5 verschiede-nen Rechnern. Alle zusammen „teilen“ sich eine Einzelplatzlizenz. Eine Einzelplatzlizenz für Auto-CAD Architecture kostet 5.500€ (Listpreis).

Beispiel 1:
Im Audit-Fall ohne SAM
Beispiel 2:
Mit proaktivem SAM
Beispiel 3:
Mit proaktivem SAM
Im Audit-Fall müssten Sie die 4 fehlenden Einzelplatzlizenzen nachlizenzieren. Bevor es zum Audit kommt, wandeln Sie die Einzellizenz in eine Netzwerklizenz um. Ihre 5 Kollegen dürfen AutoCAD jetzt auf ihren 5 verschiedenen Rechnern nutzen – allerdings nicht gleichzeitig. Bevor es zu einem Audit kommt, erwerben Sie zusätzlich 4 Mietlizenzen für AutoCAD Architecture. Ihre 5 Kollegen können die Anwendung auf beliebig vielen Rechnern installieren und parallel nutzen.
Kostenpunkt:
4 x 5.500€ = 22.000€
Kostenpunkt:
Activation Fee für Netzwerklizenz = 1.375 €
Kostenpunkt:
4 zusätzliche Mietlizenzen
4 x 2.200€ = 8.800€

 

Mein Rechenbeispiel ist natürlich stark vereinfacht. Der Punkt sollte aber klar sein: Auch wenn wir hier „nur“ von 5 Lizenzen sprechen, ist der Unterschied ziemlich groß. Nicht ganz so einfach ist allerdings der Aufwand für SAM. Denn um überhaupt zu bestimmen, wo Sie bei welchen Lizenzen sparen können, müssen Sie Ihre Datensätze ausführlich analysieren und strukturieren. Dass das auch mit einem entsprechendem SAM-Tool unwahrscheinlich aufwändig ist und Ihnen fundiertes Lizenz-Know-how abfordert, darüber haben wir in unserem Blog bereits ausführlich berichtet: Compliance auf Knopfdruck!? Schön wär‘s. Ist ein SAM Tool wirklich die Lösung?

SAM als Managed Service bei gleichzeitigem Audit-Schutz

Eine lohnenswerte Alternative wäre, Ihr SAM-Projekt einfach einem erfahrenen Dienstleister wie COMPAREX in die Hände zu legen. Je nach Projektgröße kommen hier natürlich weitere Kosten auf Sie zu. Trotzdem rechnet sich das, denn erfahrungsgemäß sind die meisten Unternehmen ohne qualifizierte Beratung nicht optimal lizenziert und benötigen somit ein höheres Software Budget als eigentlich erforderlich. Ein weiterer Vorteil: Nach einer bestätigten Registrierung Ihres SAM-Projekts durch COMPAREX erhalten Sie einen Audit-Schutz bei Autodesk. Das heißt, der Hersteller Autodesk wird in der Zeit Ihres Projektes und für ein Jahr im Anschluss keine Überprüfung durchführen. Dadurch haben Sie nicht nur genug Zeit, passende Maßnahmen einzuleiten, damit Sie optimal lizenziert sind und keine unnötigen oder ungeplanten Kosten zu befürchten haben, sondern sind auch für die Zeit danach vor einem Audit gefeit.

Informieren Sie sich über die Möglichkeiten eines SAM Projekts, der Lizenzoptimierung und den damit einhergehenden Vorteilen. Wir beraten Sie gerne.

Diesen Artikel teilen

Artikel vom:
09.04.2015

geschrieben von:

TAGS:
Autodesk, SAM, Software Lizenzierung

Thema:

Kommentieren sie diesen Artikel...

© COMPAREX AG
Zurück nach oben