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Liebe zum Detail: Prozesse definieren und Prozessteams bilden (Header)

SAM Teams und Prozesse für Risikomanagement

Worauf müssen Unternehmen vorbereitet sein und welche Prozesse im Software Asset Management (SAM) gehören zum umfassenden Risikomanagement? Wir zeigen Ihnen im Beitrag, wie Sie mit der Gründung eines SAM Teams auch erfolgreichen Risikogebiete abdecken, die ein einzelner Lizenzmanager nicht überblicken kann.

Ein Blogbeitrag von Jeanette Franke, Senior Consultant SAM Processes

Welche Prozesse sind relevant und wie technisch muss Software Asset Management (SAM) werden?

Sie haben Ihren Software Asset Management (SAM) Plan entwickelt, Ihre Ziele aus Sicht des Lizenzmanagements definiert und entsprechend Ihre Risiken identifiziert? Wie wollen Sie diesen begegnen? Vielleicht ist es verlockend zu sagen: Wir haben einen riesigen Prozess-Framework und wahrscheinlich sogar mehr Prozesse definiert als wir tatsächlich benötigen. Aber können Sie sicher sein, dass es genug sind?

In einem der größten schwedischen Rechenzentren in Stockholm ereignete sich nach Medienberichten des Technik-Portals „Bleeping Computer“ sowie der Tageszeitung "Märkische Allgemeine" an einem frühen Montagmorgen Folgendes:

Der laute Ton eines Feuerlöschsystems führte zu Beschädigungen und teilweise auch zur Zerstörung von Festplatten. Da Rechenzentren nicht ohne Beschädigung der Hardware mit Wasser oder Schaum gelöscht werden können, werden Serverräume in der Regel mit Gas-Löschsystemen ausgestattet. "Unter enormem Druck werden die Leitungen bei einem Alarm geöffnet" (maz-online.de). Das dabei erklingende laute Geräusch beschädigte hier zahlreiche Festplatten. "Für mehrere Stunden kamen dadurch Banken und die elektronische Börse Nasdaq zum Erliegen" (maz-online.de). Wer ist tatsächlich darauf vorbereitet, dass ein Alarm das eigene Rechenzentrum lahmlegen kann?

Prozesse definieren

Im Falle des schwedischen Rechenzentrums konnten nicht alle Funktionalitäten zeitnah wieder bereitgestellt werden, weil nicht ausreichend Backup-Server zur Verfügung standen.

Abwägungen wie Risikoanalysen, Hardwareauswahl, die Planung von Backupservern und Brandschutzabschnitten adressieren verschiedene Fachbereiche und natürlich auch SAM. Dieser Fall macht deutlich, wie vorausschauend und detailliert in verschiedene Richtungen gedacht werden muss, um Risiken zu identifizieren und ihnen zu begegnen. Dennoch bleibt Software Asset Management nur einer von zahlreichen Bereichen, die im Softwarelebenszyklus eines Unternehmens beachtet werden müssen. Als Teil der unternehmensweiten Prozesslandkarte gibt es beispielsweise Schnittstellen in den gesamten Install-Move-Add-Change (IMAC) Prozess:

Abb: SAM-Prozesse als Teil des Softwarelebenszyklus, Quelle: COMPAREX

Abbildung 1: SAM-Prozesse als Teil des Softwarelebenszyklus, Quelle: COMPAREX

Aber SAM allein kann nicht alle Risiken finden, bewerten oder ihnen vorbeugen.

Prozessteams bilden

Ganz gleich, in welcher Phase Sie sich befinden, ob während Analysen vor dem Projektbeginn, Workshops zur Prozessdefinition oder sobald Prozesse schließlich zum Leben gebracht werden: Die Lösung für diese Herausforderung ist die Arbeit innerhalb des Teams: Teamwork!

Aus meiner Erfahrung sind die Teilnehmer moderierter Workshops zu verschiedenen Fragestellungen oft überrascht über das Ergebnis. Vor allem welche Optimierungen sie durch den Austausch in diesem Rahmen und der jeweiligen Konstellation identifizieren.

Hier hilft einerseits ein Blick von außen mit Unterstützern, die die Ziele kennen und teilen. Sie schärfen den Blick für das, was wesentlich ist und was zu tief ins Detail geht. Andererseits macht es häufig Sinn, eine definierte Anzahl interner Vertreter mit an Bord zu nehmen, die eigene Perspektiven auf die Problemstellung haben.

Was braucht ein Prozessteam, um erfolgreich zu sein?

Die Teilnehmer eines Prozesses brauchen die gleichen Ziele und ein gemeinsames Verständnis dafür, an ein und demselben Prozess beteiligt zu sein. Vor allem, weil sie eben oft nicht in einer Abteilung arbeiten. Ein Prozess wird von seinen Akteuren getragen. In der Regel sind zu bestimmten Themen oder in Anfangsphasen nicht alle Kompetenzen vorhanden. Erwerben Sie sie! Lassen Sie die Kompetenz Ihrer Prozessteams wachsen und ziehen Sie in der jeweiligen Phase zum entsprechenden Thema externe Unterstützung hinzu. So gewinnt nicht nur Ihr Betriebsklima, sondern Sie können Herausforderungen besser antizipieren und sehen, wann Prozesse wirklich tief genug erarbeitet sind.

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Die Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen ist wichtig. Deswegen profitieren Sie bei COMPAREX von interdisziplinären Abstimmungen zwischen den SAM-Experten und unseren Kollegen aus Technik, Strategie und Umsetzung. Wir unterstützen Sie gern.

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Artikel vom:
26.07.2018

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TAGS:
Prozessteams, SAM-Prozesse, Software Asset Management

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