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SAM-Prozesse richtig definieren mit ISO 19770-1

Prozesse im Software Asset Management (SAM) sind in keinem Unternehmen gleich, beziehen sich aber häufig auf dieselbe Infrastruktur. Wie detailreich und umfassend müssen SAM-Prozesse also definiert werden? In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die ISO 19770-1 vor und liefern nützliche Best-Practise-Vorlagen, die Ihnen bei der Prozessgestaltung helfen.

Ein Blogbeitrag von Barbara Leising, Principal Consultant SAM & ITSM

SAM-Prozesse als BluePrint? Oder wie machen es denn die Anderen?

Irgendwann im Zuge des Auf- oder Ausbaus Ihres Lizenzmanagements kommen Sie nicht mehr daran vorbei: Sie müssen die Prozesse im Lizenzmanagement definieren und dokumentieren. Immer wieder taucht, so oder so ähnlich, die Frage auf „Wie wollen wir das denn zukünftig machen, damit das Lizenzmanagement funktionieren kann?“. Oft gefolgt von: „Wie machen es denn die Anderen?“. Dabei ist jedes Unternehmen natürlich individuell und die bestehenden Prozesse und Abläufe sind im Detail immer unterschiedlich. Die Grundstruktur der für ein Lizenzmanagement notwendigen Prozesse ist immer gleich, da auch das Ziel (Transparenz und Compliance) das Gleiche ist.

Daher bietet es sich natürlich an, auf bestehende Prozess-Vorlagen oder BluePrints zurückzugreifen. Die bekannteste Vorlage für Software Asset Management (SAM) Prozesse ist dabei die ISO 19770-1:2012. Die ISO benennt die  organisatorischen Management-Prozesse, die Kernprozesse und die Prozess-Schnittstellen für ein kontinuierliches SAM. Ebenso werden die notwendigen Kriterien genannt, um eine Erfüllung der Prozess-Ziele nachweisen zu können.

Doch dieser Best-Practise-Ansatz für SAM-Prozesse ist ohne entsprechende Erfahrung im Prozess-Design nur schwierig umzusetzen, da in der ISO keine Prozess-Schritte benannt werden. Expertise und Zeitaufwand, den ein Lizenzmanager meist nicht hat. Doch grundsätzlich ist es sinnvoll, auf bestehende Prozess-Vorlagen zurückzugreifen, um auch im SAM nicht das Rad jedes Mal neu zu erfinden. Denn: Der Rahmen bleibt, aber die Details machen den Unterschied!

Wie detailliert müssen Prozesse definiert werden?

Um Prozesse zu definieren, müssen Sie zum ultimativen Mittel der Kommunikation greifen: Sie müssen miteinander reden. Am besten funktioniert so etwas innerhalb eines Prozess-Workshops. Dabei ist es wichtig, die Balance zwischen zu wenig (es werden nicht alle wichtigen Aspekte berücksichtigt) und zu viel (jede Ausnahme und Sondersituation soll im Prozess abgebildet werden) zu finden.

Gerade dieser Spagat zwischen zu wenigen und zu vielen Details macht es schwierig, Prozess-Workshops zum Erfolg zu führen. Meine persönliche Erfahrung aus vielen Prozess-Workshops bei den unterschiedlichsten Kunden hat mir gezeigt, dass es zwar oft notwendig ist, Diskussionen zu „Ja, aber…“ zuzulassen, um dann gemeinsam die Konsequenz zu ziehen, dass diese diskutierten Punkte nicht im Prozess abgebildet werden müssen. Hier ist es oft hilfreich, als Außenstehender die Diskussion zu begleiten und zu moderieren. Einem externer Berater fällt es leichter, Abgrenzungen zu anderen Prozessen und damit Abteilungen im Unternehmen vorzunehmen.

Es ist wichtig, während der Definition der Prozesse bei den Prozessen zu bleiben und nicht bereits in die Details der Umsetzung abzutauchen! Erst den Weg definieren, später dann die Details zur Umsetzung wie Arbeitsanweisungen, Ausnahmeregelungen etc. festlegen.

Fazit

SAM-Prozesse unterscheiden sich nicht grundsätzlich, aber im Detail. Damit macht es Sinn auf bestehende Vorlagen, BluePrints oder Best-Practise-Ansätze zurückzugreifen. Doch diese Vorlagen müssen dann im Unternehmen adaptiert und in die bestehenden Prozesse integriert werden. Zu viele Details am Anfang erschweren eine Umsetzung, zu wenige Details verhindern, dass aus einer Vorlage auch ein unternehmensspezifischer Prozess wird. Hier kann externe Beratung unterstützen um schneller und effektiver zum Ziel zu kommen.

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Artikel vom:
31.05.2018

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SAM

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