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Liebe zum Detail: Zu viel Individualisierung bei der SAM-Tool-Einführung (Header)

SAM-Tool-Einführung ohne kostspielige Anpassungen

Wie viele Anpassungen sind für ein Tool im Software Asset Management (SAM) notwendig und ab wann wird es unangemessener Aufwand? Bereits vor der Einführung eines SAM Tools sollte geklärt werden, welche Anforderungen abgedeckt werden müssen. Welche Pflichtfelder Sie unbedingt definieren sollten, um Kosten im Nachhinein zu vermeiden, verraten wir Ihnen im Beitrag.

Ein Blogbeitrag der Redaktion

Anforderungen an eine Software-Asset-Management-Lösung

Wer Endnutzerschulungen von den großen Software Asset Management (SAM) Tool-Herstellern besucht, kann sich schnell überwältigt fühlen. Detailliert werden die Funktionen und Möglichkeiten der jeweiligen Lösung vorgestellt. Applikationen, die entweder schon gekauft oder noch nie ein Thema waren, werden in der Tiefe besprochen. Idealerweise kommen dann noch Anforderungen aus dem Tagesgeschäft auf, die über den Out-of-the-box-Standard einer Software-Asset-Management-Lösung hinausgehen. Und so lassen sich alleine mit Endanwenderschulungen leicht zwei, drei oder sieben Tage füllen, ohne produktive Daten eingespielt zu haben. Doch ausreichend Training sollte nur der erste Schritt bei der erfolgreichen Tool-Einführung sein. Die Frage vor dem Launch ist: Wo blicke ich zuerst hin und wo besonders genau?

Natürlich ist keine SAM-Lösung von Anfang an perfekt. Implementierung bedeutet auch immer individuelle Anpassungen. Jedoch sollte man sich fragen: Wie viel davon ist tatsächlich notwendig? Ist eine Betrachtung auf Kostenstellenebene relevant? Oder reicht eine Konsolidierung und Analyse auf Länderebene? Je mehr solcher Fragestellungen im Vorfeld geklärt werden können, desto niedriger kann der Entwicklungsaufwand gehalten werden. Idealerweise stellen alle Beteiligten vor der erfolgreichen Einführung eines SAM-Tools einen entsprechenden Plan auf und halten sich auch an die darin festgeschriebenen Anforderungen. Aber in wie vielen Projekten ist das häufig einfacher gesagt als getan.

Negative Beispiele für die Tool-Einführung

Natürlich sind Großprojekte mit ihren Abhängigkeiten und Sprachbarrieren zwischen technischen und kaufmännischen Ansprechpartnern besonders anfällig für hohe Aufwände. Der Discounter Lidl hat beispielsweise gerade erst die SAP-Einführung für gescheitert erklärt. Das Rollout wurde punktuell in kleineren Lokationen vorgenommen. Eigentlich ein gängiges Mittel zur Einführung von neuer Software und Prozessabläufen. Doch unternehmensintern kamen Zweifel auf, ob das System auf umsatzstärkere Regionen ausrollbar sei.

Und auch bei der Einführung von SAM-Tools können in der Praxis vergleichbare Szenarien (wenngleich im kleineren Maßstab) beobachtet werden. Die einfachste Erklärung ist, dass die Anforderungen nicht eindeutig definiert worden sind. Hier empfiehlt es sich, im Vorfeld klar nach Phasen zu priorisieren.

Voraussetzung für eine gute Tool-Einführung

Wie sieht also ein umsetzbarer Plan vor der erfolgreichen Einführung eines SAM-Tools aus? Mit ein paar einfachen Fragen lassen sich die Erwartungen von allen Beteiligten gut abholen:

  • Was muss die Lösung können?
    • Zum Beispiel einen regelmäßigen Scan des Produktivnetzwerks.
  • Was sollte sie können?
    • Die bedarfsgerechte Abbildung von CALs ohne manuelle Abgleiche.
  • Was wünschen wir uns für die Zukunft?
    • Ein aktives Contractmanagement, anhand dessen auf auslaufende Verträge reagiert werden kann.

Das funktioniert aber nur, wenn alle Beteiligten auch von Anfang an genug Wissen über die Lösung haben, um ihre Ansprüche realistisch zu halten. Ansonsten wird aus einem Zukunftsgedanken schnell eine Kernanforderung, die praktisch aber noch niemanden weiterbringt.

Eine einfache erste Prüfung, ob alle Projektbeteiligten auf derselben Stufe sind, ist die Definition von Pflichtfeldern. Welche Daten technisch und kaufmännisch abgefragt werden sollen, gibt Aufschluss über die weiteren Erwartungen. Wer zum Beispiel den Preis pro Lizenz hinterlegen möchte, wird vermutlich einen Controlling-Ansatz im Kopf haben, bei dem auch Preisentwicklungen kontrolliert werden können oder Lizenzeinsparungen direkt mit monetären Werten verknüpft werden. Wenn das Teil der SAM-Strategie ist, kann es auch ein legitimer Ansatz sein, gerade um Stakeholder abzuholen. Dafür muss dann natürlich ein dediziertes Reporting aus der Software erstellt werden mit monatlichen Entwicklungen. Wenn der eigentliche Plan jedoch ist, Transparenz zu schaffen, lohnt sich der Anpassungsaufwand eventuell nicht direkt.

Genauso leicht können sich SAM-Tool-Betreiber in der Anbindung von Schnittstellen verlieren. Selbstverständlich ist es erstrebenswert, einen hohen Automatisierungsgrad bei der Inventarisierung zu haben. Idealerweise werden direkt alle Datenquellen an die Software-Asset-Management-Lösung angebunden, ohne dass es noch manuellen Aufwand bedarf. Doch auch hier ist die Frage: Brauche ich 15 Tage Aufwand in der Entwicklung für eine Schnittstelle, die ich auch regelmäßig manuell erheben kann?

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass Mehraufwände während der Einführung neuer Software durch zahlreiche Faktoren entstehen. Es hilft aber in jedem Fall, wenn alle Beteiligten dieselben Erwartungen haben, weil ein Grundverständnis für die neue Lösung vorhanden ist. Individualisierungsaufwand bedeutet auch immer zu fragen: Was ist die Kernkompetenz für mein SAM-Tool und wo muss ich prozessual sicherstellen, dass es unterstützt wird?

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Artikel vom:
16.08.2018

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SAM

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