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Adobe Sign: Keine digitale Transformation ohne elektronische Signatur

Viele Unternehmen setzen im Zuge der digitalen Transformation auf digitale Dokumentenprozesse. Oftmals außen vor gelassen wird hierbei allerdings die elektronische Signatur. Wir zeigen, wie einfach, schnell und sicher sich der digitale Unterschriftenvorgang mit Adobe Sign gestaltet.

Ein Blogbeitrag von Tobias Hübner, Lizenz- und Vertragsspezialist Adobe

Das Festhalten an bestimmten manuellen und damit oft zeitaufwendigen Prozessen steht in einem großen Widerspruch zu den umfangreichen Bemühungen in Richtung digitale Transformation, die Unternehmen und öffentliche Einrichtungen aktuell durchführen. Ganz besonders sichtbar wird es für mich immer wieder bei der elektronischen Signatur, die bereits existierende digitale Dokumentenprozesse abrunden würde. Möglicherweise ist das händische Unterschreiben eines Dokumentes etwas so Persönliches, dass es viele Menschen nicht auf eine Technologie verlagern möchten. Vielleicht mangelt es aber auch nur an aktuellem Wissen über am Markt verfügbare Lösungen und deren Funktionsweise.

In Bezug auf den zuletzt genannten Punkt möchte ich Sie in diesem Beitrag über die Signatursoftware Adobe Sign und deren Integration in Microsoft Office-Applikationen* informieren. 

Adobe Sign: Schnell und sicher digital unterschreiben

Die PDF-Lösung Adobe Acrobat kennt wohl jeder und auch die Kreativlösungen von Adobe sind weit verbreitet. Weniger bekannt ist hingegen die Signaturlösung Adobe Sign, mit der Sie dokumentenbasierte Prozesse vollständig digitalisieren können. Sie ist damit eine ideale Ergänzung zu Acrobat. Aber auch als separate Lösung oder Add-In in einzelne Office-Applikationen bietet sie umfangreiche Mehrwerte hinsichtlich Zeitersparnis, einem reduzierten Verbrauch von Papier und Toner sowie geringeren Portokosten.

Mit Adobe Sign können Sie jederzeit eine einfache, eine fortgeschrittene oder eine qualifizierte elektronische Signatur erzeugen, weshalb sie meines Erachtens in jedes Büro gehört. Die Lösung beinhaltet eine browserbasierte Konsole, in der Sie zeit-, orts- und geräteunabhängig einen Signaturprozess beginnen können. Doch es geht noch viel einfacher: Arbeiten Sie wie gewohnt mit Ihrer Microsoft Office-Applikation wie Outlook oder Word und starten Sie den Signaturvorgang direkt dort.

Elektronisches Signieren in Microsoft Outlook: So einfach geht’s

           Elektronisches Signieren in Microsoft Outlook, Screen 1    

Abb. 1: Screen MS Outlook    

  1. Öffnen Sie in Outlook den Add-In Store.

Elektronisches Signieren in Microsoft Outlook, Screen 2

Abb. 2: Screen MS Outlook, Store Add-Ins  

2. Suchen Sie dort nach Adobe Sign und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Administrationsrechte werden dafür in der Regel nicht benötigt.

Abb. 3: Screen Anmeldung Adobe Sign

       3. Melden Sie sich hier in Ihrem Adobe Sign Konto an.

        Elektronisches Signieren in Microsoft Outlook, Screen 4

Abb. 4: Screen Adobe Sign

  1. Schreiben Sie jetzt Ihre E-Mail. Der Empfänger der Mail wird automatisch der Unterzeichner. Benötigen Sie die Unterschrift mehrerer Personen, listen Sie die Empfänger der E-Mail bitte gleich in der notwendigen Reihenfolge auf. Der Betreff der E-Mail wird der Name dieses konkreten Signaturvorgangs. Fügen Sie das zu unterzeichnende Dokument in die E-Mail ein. Für eine übersichtliche Kommunikation im Zusammenhang mit dem Versand eines zu unterschreibenden Dokumentes empfehle ich immer, eine neue E-Mail zu verfassen. Die Zeichenzahl ist auf 1.000 begrenzt. Ist Ihre E-Mail fertig, klicken Sie auf den Button „Send for Signature“ im Startmenü der E-Mail.

 

  1. Im Anschluss sehen Sie auf der rechten Seite des Mail-Fensters den initialen Signaturprozess.

Elektronisches Signieren in Microsoft Outlook, Screen 5

Abb. 5: Screen: MS Outlook, Einbindung Adobe Sign

Tipp: Achten Sie darauf, dass der Haken „Preview & Send“ gesetzt ist. Nur durch diese Option können Sie das Dokument inkl. aller Formularfelder vor dem Versand noch einmal prüfen und ändern.

  1. Wenn Sie das Dokument mit einem Kennwort schützen oder den Unterzeichner automatisch an seine Aufgabe erinnern möchten, können Sie diese Einstellungen unter „More Options“ direkt unter dem „Continue“-Button vornehmen. An dieser Stelle können Sie noch einmal die Reihenfolge der Empfänger anpassen. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn alle Empfänger gleichberechtigte Unterzeichner sein sollen. Auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung kann hier aktiviert werden.

Elektronisches Signieren in Microsoft Outlook, Screen 6

Abb. 6: Screen: MS Outlook, Einbindung Adobe Sign

 

Wenn Sie alle Angaben gemacht haben, klicken Sie auf „Continue“ und der Signaturprozess wird gestartet. Alle Informationen werden übernommen und automatisch an Ihren Adobe Sign Account übertragen, ohne dass Sie Outlook verlassen müssen.

Elektronisches Signieren in Microsoft Outlook, Screen 8Damit Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre offenen Signaturvorgänge haben, steht Ihnen in Outlook der Menüpunkt „Agreement Status“ zur Verfügung.

Das Adobe Sign Add-In steht Ihnen aktuell auch für Microsoft Teams, Microsoft Flow, Microsoft Word sowie Microsoft PowerPoint zu Verfügung, wobei mir bei letzterem der Nutzen noch nicht ganz klar ist. Für Microsoft Excel steht das Add-In noch nicht zur Verfügung. Hier hat Adobe noch Nachholbedarf.

 

 

Abb. 7: Screen Adobe Sign

* Die genauen Systemvoraussetzungen finden Sie unter folgenden Links.

 

Sie wünschen sich weitere Informationen zum Thema elektronische Signatur?

Gern berate ich auch Sie zur Optimierung Ihrer Prozesse unter Nutzung der elektronischen Signaturlösung Adobe Sign.

COMPAREX AG

Tobias Hübner
Lizenz- und Vertragsspezialist Adobe

Blochstraße 1
04329 Leipzig
Deutschland

+49 3412568 656

Tobias Hübner

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Artikel vom:
22.05.2018

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TAGS:
Adobe Sign, Digitalisierung, elektronische Signatur

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