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So gelingt effektives und automatisiertes Daten-Management

Nicht erst seit der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) ist Daten-Management ein wichtiges Thema. Wie will man aber angesichts der stetig wachsenden Datenmengen ein effektives Daten-Management betreiben? Wie will man alle „Verursacher“ des hohen Datenwachstums an einen Tisch bekommen und klären, welche der gespeicherten Daten tatsächlich relevant sind? Wie kontrolliert man User, ob sie businessrelevante Daten auch wirklich an dem dafür vorgesehenen Speicherort ablegen, wo sie gefunden und gesichert werden können? Zu viele Fragen und Aufgaben für eine meist ohnehin schon überlastete IT-Abteilung, zumal der User doch gern seine eigene Strategie in punkto Datenhaltung fährt. Wir zeigen, wie Ihnen mit Veritas Enterprise Vault Suite effektives und automatisiertes Daten-Management gelingt.

Ein Blogbeitrag von Tino Wielkowski, Solution Advisor Veritas

Welche Herausforderungen gibt es beim Daten-Management?

Effektives Daten-Management: Abb. 1: Anforderungen an die IT-Abteilung, Quelle: COMPAREX
Abb. 1: Anforderungen an die IT-Abteilung, Quelle: COMPAREX

Die vielfältigen Möglichkeiten an ein Thema heranzugehen und es zu bewältigen, macht es heutzutage nicht einfacher, eine passende Lösung zu finden. Im Bereich des Daten-Managements treten wie so oft gleich mehrere Herausforderungen auf, denen man sich stellen muss.

Verfügbarkeit

So sollen die Daten der User in erster Linie immer verfügbar sein. Ob im Büro oder unterwegs spielt dabei keine Rolle. Der User möchte Zugriff, egal wo er oder seine Daten sich befinden.

Speicherplatz / Kostenoptimierung

Im Sinne der Speicher- und Kostenoptimierung möchte man die Daten gern auf das wesentliche, die wirklich businessrelevanten Daten reduzieren. Denn zu viel „Datenmüll“ bedeutet zwangsweise zu große, lang andauernde Backups, erhöhten Speicherplatzbedarf, höhere Kosten für Storage und einen massiven Zeitaufwand bei der Suche nach wichtigen Informationen.

DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)

Um die Informationen geht es auch bei der Einhaltung gewisser Anforderungen an die DSGVO. Mit dem Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) wurden die Rechte gestärkt, Auskunft über die eigenen, personenbezogenen Daten zu erhalten und diese auf Wunsch nachweislich löschen zu lassen. Das setzt voraus, dass ein Unternehmen über die notwendigen, technischen Hilfsmittel verfügt, Informationen zu filtern, zu löschen und darüber zu berichten.

Audit und E-Discovery

Leider gibt es immer wieder Fälle, die Unternehmen vor Gericht zwingen und auch dazu Informationen offenzulegen. Die Suche nach den relevanten, richtigen Informationen kann im heutigen Daten-Dschungel schon zu einer langwierigen Herkules-Aufgabe werden. Mit dem passenden Werkzeug jedoch lassen sich Informationen bereits im Vorfeld genauer filtern, was nicht nur Ressourcen und Zeit, sondern auch eine Menge Geld für Anwälte und Gerichtskosten sparen kann.

Compliance und Revisionssicherheit

Damit die Daten einer Prüfung standhalten, müssen gewisse Regeln eingehalten und Vorgaben beachtet werden. So reicht es nicht, dass man die vorhandenen Daten über ein Backup sichert, auf Tape schreibt oder auslagert. Es muss sichergestellt werden, dass Daten in ihrer Originalform und unveränderbar erfasst werden und an einem dafür vorgesehenen Speicherort abgelegt werden.

Effektives Daten-Management: Was muss ein Tool können?

Es braucht verschiedene Tools, mit denen die Daten

  • 1. lokalisiert werden, unabhängig davon, ob es sich um E-Mails oder Files handelt und ob sich diese auf einem lokalen Speicher, im Rechenzentrum oder in einer Cloud befinden.
  • 2. müssen die Daten indexiert, klassifiziert und damit durchsuchbar gemacht werden.
  • Kennt man die Daten und deren Inhalte, sollte 3. eine einheitliche Ablage und Minimierung der Daten, im Sinne der DSGVO, vorgenommen werden. Es geht darum, vielfach vorhandene Daten, von unterschiedlichen Quellen und Ablageorten in einen zentralen Archivspeicher zu überführen und von dort aus zu verwalten. Das Wissen um die vorhandenen Daten vereinfacht die Suche nach Informationen im Falle eines Audits. Zudem können Regeln vergeben und Einstellungen vorgenommen werden, die für Compliance und Revisionssicherheit sorgen.
  • Das sorgt 4. für den Schutz der Daten vor Veränderungen und damit dem Schutz des Unternehmens.
  • Die Daten und Informationen unterliegen einer stetigen Veränderung, wodurch es 5. unablässig ist, die Vorgänge zu wiederholen und zu überwachen.

 Effektives Daten-Management: Abb. 2.: Die Aufgaben eines Daten-Management-Tools, Quelle: Veritas
Abb. 2.: Die Aufgaben eines Daten-Management-Tools, Quelle: Veritas

Der Weg, all diese Anforderungen zu erfüllen, muss kein komplizierter sein! Am einfachsten lassen sich die Themen mit einer Suite bewältigen, die entsprechende Produkte vereint.

Veritas Enterprise Vault Suite: So kann automatisiertes Daten-Management aussehen

Bereits seit über 20 Jahren entwickelt Veritas seine Archivierungslösung Enterprise Vault stetig weiter und ist Jahr für Jahr bei Lösungsvergleichen auf den ersten Rängen zu finden. Bis vor kurzem wurden die Lösungen für E-Mail Management, File System Archiving, Sharepoint Archiving und Klassifizierung in separaten Produkten und verschiedenen Lizenzierungsoptionen angeboten.

Jetzt gibt es die EV.Suite, die alle Komponenten für ein automatisiertes Daten-Management vereint.

  • E-Mail Management
  • Supervision (Journaling + Compliance Accelerator)
  • Archive Discovery (Journaling + Discovery Accelerator)+
  • Classification/Retention
  • IM Archiving (Skype for Business)
  • File Governance (File System Archiving /SharePoint Archiving und Data Insight)
  • Legacy Email Ingest

Effektives Daten-Mangement: Veritas Enterprise Vault Suite im Detail, Quelle: COMPAREX
Abb. 3: Veritas Enterprise Vault Suite im Detail, Quelle: COMPAREX


Einfache Anwendung

Die EV.Suite wird einfach und übersichtlich auf den User lizenziert. Damit können alle Komponenten der Suite uneingeschränkt genutzt werden. Für die File und Sharepoint Archivierung spielt das Datenvolumen keine Rolle mehr, wodurch ein Investitionsschutz unabhängig vom ansteigenden Datenvolumen gegeben ist.

Die Komponenten der EV.Suite können Schritt für Schritt zum Einsatz gebracht werden und werden über eine Management-Oberfläche administriert. Ist die Archivierung eingerichtet, läuft sie in der Regel automatisiert im Hintergrund, ohne dass man sich täglich mit der Administration beschäftigen muss. Es besteht ein sehr geringer Schulungsaufwand der User, da die Veränderungen an dem vorhandenen System minimal sind. Die Akzeptanz der User ist sehr hoch, bei einem ebenso hohen Nutzwert durch die Enterprise Vault.Suite.

Sie möchten mehr zum automatisierten Daten-Management erfahren?

Unser Experte Tino Wielkowski stellt Ihnen gern die neue Enterprise Vault.Suite vor und erörtert mit Ihnen gemeinsam die Mehrwerte bei einer Einführung der Lösung für Sie und Ihr Unternehmen.

COMPAREX AG

Tino Wielkowski
Solution Advisor Veritas

Blochstraße 1
04329 Leipzig
Deutschland

+49 162 2771106

Tino Wielkowski

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Artikel vom:
11.07.2018

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Daten-Management, Veritas

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