De meest gestelde vragen over Microsoft Office 365 ProPlus

In de zomer van 2015 schreef ik een blog over de Office-applicatie binnen Office 365, genaamd Office 365 ProPlus. Deze variant levert nogal wat verwarring op, gezien het aantal variaties dat Microsoft biedt. Nog steeds leven deze vragen en door de wijzigingen die Microsoft heeft aangebracht sinds 2015, is het tijd om de blog te actualiseren.

Office 2019 on premise, Office Online en Office 365 ProPlus…. Wat is nu wat? En wat zijn de verschillen? Alleen al de tenaamstelling schept verwarring. Toch zijn er steeds meer organisaties die de stap richting de Office-applicatie uit hun Office 365 abonnement gaan maken. In deze blog beantwoord ik de meest gestelde vragen.

Door Madeleine van de Rotten, Cloud Consultant

 Leestijd: 8.55 min.

De meest gestelde vragen concentreren zich met name op de inpassing van Office 365 ProPlus in de huidige infrastructuur en het beheer ervan. Bij een aantal van de meest gestelde vragen, sta ik kort stil. Om snel door het artikel te gaan, is er een index:

1. Wat is Office 365 ProPlus en wat is het verschil met Office 2019 of eerdere versies?

Office 365 ProPlus is een volledige Office-versie die gebruikers zelf kunnen downloaden en lokaal kunnen installeren. Deze variant van Office is qua functionaliteit vergelijkbaar met de Office ProPlus 2019-versie die nu on-premise beschikbaar is. Office 365 ProPlus bevat dezelfde applicaties als Office 2019. Toch zijn er behoorlijk wat verschillen tussen beide versies, die zich met name uiten in verschillende manieren van licentiëren en implementeren. De Office 2019-applicatie kent een device based licentiestructuur; Office 365 ProPlus werkt via een user based-abonnement.  

Bij eerdere versies van Office ProPlus (2016 en ouder) was ook de implementatiemethode wezenlijk anders. Deze versies werden op de traditionele manier via een MSI-package geïnstalleerd. Dit heeft Microsoft met de komst van Office ProPlus 2019 gelijkgetrokken met de implementatiemethode van Office 365 ProPlus, genaamd Click to Run. 

Office 365 ProPlus wordt niet alleen verward met Office 2019, maar velen denken ook dat Office 365 ProPlus een web-gebaseerde variant is van Office die alleen via het internet kan worden gebruikt. Dit is echter Office Online, wat ook onderdeel is van de Office Enterprise Plannen en kan worden gebruikt via de browser.

 

Office 365 ProPlus Office ProPlus 2019 Office Online

Click to Run

Click to Run installatie

(voor eerdere versies installatie via MSI)

Geen installatie

(via de browser benaderbaar)

Streaming installatie

Streaming installatie

(2016 en eerdere versies van een traditionele installatie)

Geen installatie

(via de browser benaderbaar)

Product Updates

(hoge frequentie)

Service Packs

(lagere frequentie)

Continue Updates

Features updates

(1 x per maand, of 2 x per jaar)

Features updates

(1 x per 3-4 jaar)

Continue Updates
Online Activatie Key Management Service of MS Activation Key Toegang middels inlog op geldig Office 365 abonnement
Licentie per user (5 PC's / 5 tablets / 5 mobiele telefoons) Licentie per device Licentie per user

Subscription licentie

(Office 365 ProPlus, Office 365 E3, of Office 365 E5)

Perpertual licentie

(Office ProPlus 2019)

Subscription licentie

(Office 365 F1, Office 365 E1, Office 365 E3, Office 365 E5, Office 365 ProPlus)

Geen downgrademogelijkheid voor eerdere versies Mogelijkheid tot downgraden naar eerdere Office versie Geen downgrademogelijkheid voor eerdere versies
Update 1 jaar in support 5 jaar in support, daarna extended support mogelijk Niet van toepassing

OneDrive for Business

(1 Tb File storage)

x Niet van toepassing

2. Hoe kan ik Office 365 ProPlus implementeren?

Office 365 ProPlus is weliswaar een cloudversie, maar wordt nog steeds lokaal geïnstalleerd. Er zijn verschillende opties voor het implementeren van Office 365 ProPlus. De keuze voor de implementatiemethode hangt af van de mate van controle die een organisatie hierover wil hebben. 

Waar het vaak misgaat, is dat men denkt Office ProPlus op dezelfde manier geïmplementeerd wordt als Office 2016 of een eerdere versie: via de MSI-packages. Office 365 ProPlus is echter wezenlijk anders. Voor klanten kan een implementatie van de verkeerde Office-licentie grote gevolgen hebben, omdat dit licentie-incompliance veroorzaakt. 

Installatie vanaf de Office 365 Portal (click-to-run)

Je kunt een Office 365 abonnement, met daarin Office 365 ProPlus, aan een gebruiker toewijzen, zodat deze de software zelf installeert op een willekeurige pc, op een willekeurige locatie. Zo kunnen gebruikers flexibel werken, waar en wanneer ze maar willen. Het toewijzen van een abonnement gebeurt in de Office 365 Admin Portal. De installatie verloopt via het zogenaamde click to run-principe. De applicatie wordt dan naar de pc gestreamd zodat gebruikers direct met de meest gebruikte functionaliteit kunnen werken. Het is ook mogelijk om deze installatiewijze voor gebruikers te deactiveren en alleen de onderstaande methode te gebruiken. 

Installatie naar een local network share

Beheerders kunnen de Office 365 ProPlus-software ook downloaden naar een on-premises-locatie en deze vervolgens distribueren via de implementatie-tools die ze gewend zijn; SCCM bijvoorbeeld. Ze kunnen er zelfs voor kiezen om Office 365 ProPlus in een image te verwerken. Deze wijze van implementeren geeft je meer controle, met als voordeel dat beheerders nieuwe updates kunnen testen voordat ze deze distribueren naar de gebruikers. Ze kunnen er dus ook voor kiezen om het doorvoeren van updates uit te stellen (hier zit wel een limiet aan). Een ander voordeel van installatie naar een local network share is dat het ook mogelijk is om bepaalde applicaties uit te sluiten: zoals Access, Infopath enzovoorts. 

Installatie in een RDS of VDI-omgeving

Wie Office momenteel beschikbaar stelt via Remote Desktop Services (RDS) of Virtual Desktop Infrastructure (VDI), kan dit nog steeds doen met Office 365 ProPlus. In augustus 2014 kondigde Microsoft namelijk Shared Computer Activation (SCA) aan. Een veel voorkomende vraag is om Office 365 ProPlus te implementeren in een omgeving waar RDS, Citrix XenApp of XenDesktop wordt gebruikt. Met inzet van deze technologie kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd op dezelfde externe computer werken. SCA wordt alleen gebruikt wanneer meerdere gebruikers gelijktijdig op dezelfde computer werken, bijvoorbeeld met Word uit Office 365 ProPlus. Wanneer gebruikers een individuele computer hebben, dan moeten ze gebruikmaken van een product key-activatie voor Office 365 ProPlus.

3. Hoe moet ik omgaan met updates en upgrades van Office 365 ProPlus?

De keuze voor de implementatiemethode heeft gevolgen voor de updates en de mate van controle hierop. Wanneer gebruikers Office 365 ProPlus rechtstreeks van de portal installeren, dan krijgen ze ook automatisch updates gepusht vanuit Microsoft zonder tussenkomst van IT-beheer. Zo krijgen ze maandelijks security updates en extra functionaliteiten. Het voordeel van deze methode is dat er vaker nieuwe functionaliteiten wordt toegevoegd, waardoor de gebruikers sneller hieraan gewend raken. Microsoft noemt de updatefrequentie voor deze groep ‘Monthly Channel’.  

Klanten die de Office 365 ProPlus-implementatie in eigen beheer houden, bepalen zelf of zij updates door willen voeren. Deze groep krijgt twee updates per jaar (in januari en juli): de ‘Semi-Annual Channel’. Je kunt met alle nieuwe updates meegaan of besluiten om nog een aantal maanden te wachten zodat je deze eerst kan testen. Aan het uitstellen van updates zit wel een limiet van maximaal twaalf maanden, waarna Microsoft deze versie niet meer ondersteunt. Om het testen tijdig en gecontroleerd te kunnen doen, biedt Microsoft een update-channel aan dat gebruikt kan worden door bijvoorbeeld een geselecteerde groep van pilot-users. Deze update channel (Semi-Annual Channel Targeted) heeft dezelfde updatefrequentie van twee keer per jaar. Deze updates komen echter vier maanden eerder, namelijk in maart en september. Dit geeft je vier maanden extra tijd om nieuwe releases en functionaliteiten te testen. 

Beheerders kunnen in de Office 365 portal kiezen wie van welke update-channel gebruik kan maken.

Microsoft Office 365 ProPlus Update Model

Microsoft heeft in de afgelopen jaren een aantal veranderingen doorgevoerd in het aantal updates per jaar, in de beschikbaarheid van deze nieuwe 'builds' en ook de benaming is een aantal keer gewijzigd. Deze verandering moest de afstemming met de updates van Windows 10 verbeteren, maar heeft door de vele aanpassingen voor nog meer verwarring gezorgd. De laatste aanpassing die in deze blog is omschreven, stamt uit september 2017.

4. Hoe werkt de activatie van Office 365 ProPlus?

Een van de grootste veranderingen bij de introductie van Office 365 ProPlus is de licentiestrategie. Office ProPlus biedt een licentie per gebruiker in plaats van per device. Ook het toewijzen en activeren van een licentie is wezenlijk anders. Het activeren van Office via Key Management Service (KMS) is verleden tijd. Een gebruiker die een Office 365 ProPlus subscription krijgt toegewezen, kan deze installeren op vijf devices; bijvoorbeeld op vijf tablets of vijf smartphones. Als je gebruik gemaakt van SCA dan tellen deze devices echter niet mee voor het maximaal aantal devices van vijf. In dat geval is het maximaal aantal devices feitelijk nog hoger. Wanneer een gebruiker het maximale aantal installaties bereikt, kan hij zelf aangeven welke devices hij wil ‘deïnstalleren’. Ook beheerders kunnen dit doen voor gebruikers. Daardoor wordt het gemakkelijker om gebruikers te ondersteunen die problemen hebben met het inloggen en het installeren van Office 365 ProPlus, maar ook met Project Online en Visio for Office 365. 

Microsoft creëerde de activatiemethode om twee redenen: ten eerste biedt dit user-based-model de mogelijkheid om flexibel te werken op meerdere devices. Ten tweede krijgen gebruikers op elk device dezelfde gebruikerservaring. Deze werkwijze vergt wel een identiteitscontrole om te zien wie inlogt en of deze persoon een geldige licentie heeft. Deze controle wordt op de achtergrond gedaan via het invoeren van naam en wachtwoord. Door een samenwerking van het on-premises AD van de gebruiker met Office 365, is Single Sign-On mogelijk zodat wachtwoorden worden onthouden.

5. Hoe krijg ik grip op de plug-ins, macro’s en andere applicaties die niet samengaan met Office 365?

Hoe groter de organisatie, des te complexer de IT-omgeving. En in dat soort complexe omgevingen zie ik de meeste plug-ins en macro's terug. Sommige klanten gebruiken bijvoorbeeld een financiële applicatie die alleen werkt met een oudere versie van Office, zoals 2013 of 2010. Doordat deze applicaties achterlopen op de ontwikkelingen van Microsoft, kunnen deze klanten hun applicatie niet op korte termijn laten werken met Office 365. Gezien de continue veranderingen binnen Office 365 moet hiervoor een oplossing worden gevonden. Het uitfaseren van een dergelijke applicatie is namelijk vaak niet mogelijk op korte termijn. Gelukkig zien we dat de aanbieders van dergelijke applicaties een inhaalslag aan het maken zijn en hun ontwikkeling aanpassen aan de ontwikkeling van Office 365. Er worden steeds meer applicaties uitgebracht die werken met Office 365. Daarbij is het van belang dat je, voordat je Office 365 ProPlus gebruikt in combinatie met zo’n applicatie, contractueel afspreekt dat de applicatie ook bij toekomstige updates van Office 365 wordt meegenomen in de verdere ontwikkeling.

Zorgvuldig onderzoek doen voor de compatibiliteit van Office 365 ProPlus?

Essentieel is in ieder geval om onderzoek te doen naar het huidige applicatielandschap en de compatibiliteit van deze applicaties met Office 365 ProPlus. Wij doen dit onderzoek voor jou, om je goed voor te bereiden op een overstap. Wanneer we inzicht hebben in eventuele compatibiliteitsproblemen, kunnen we ervoor kiezen om met de fabrikant om tafel te zitten om een oplossing te zoeken of om naar alternatieven te kijken. Ik heb bij veel van dit soort vraagstukken al gezien dat de fabrikant van de applicatie een goed alternatief kon bieden die wél samengaat met de nieuwe software. Fabrikanten willen graag dat hun applicaties in gebruik blijven en ruilen in sommige gevallen graag hun huidige applicatie gratis om.

6. Hoe zorg ik ervoor dat mijn IT-afdeling en eindgebruikers goed om gaan met deze veranderingen?

De IT-afdeling en de eindgebruikers adopteren Office 365 ProPlus alleen als vóór de implementatie én daarna veel aandacht is voor het gebruik van de software en de IT-afdeling een goede ondersteuning inricht. Denk hierbij aan het maken van een adoptieplan met aandacht voor de training van de support-afdeling, training van de eindgebruikers en ook de communicatie richting de eindgebruikers over de veranderingen die plaatsvinden en de voordelen die deze bieden. Het opzetten van een dergelijk plan is cruciaal voor het succesvol implementeren en gebruiken van Office 365 ProPlus. 

Een goed hulpmiddel dat feitelijk niets extra’s kost, is het verstrekken van Office 365 ProPlus aan de medewerkers voor thuisgebruik. Office 365 ProPlus leent zich uitstekend voor het installeren op meerdere devices en één device hiervan kan om te beginnen de thuis-pc van de medewerker zijn. Hierdoor doen medewerkers thuis ervaring op met de functies van Office 365 ProPlus en maakt dit de overgang op kantoor kleiner. 

Beheer is nog steeds nodig en dus krijgt ook de beheerorganisatie te maken met veranderingen. Zo zijn er verschillen bij installatie, activatie en het uitvoeren van updates. De IT-organisatie kan diverse trainingen volgen om de medewerkers op deze veranderingen voor te bereiden.

7. Toekomstvisie

Is de adoptie van Office 365 ProPlus onvermijdelijk? Wat mij betreft wel. Microsoft zal steeds sneller en vaker ontwikkelingen doorvoeren en organisaties die niet bijblijven, krijgen in de toekomst te maken met support- of compatibiliteitproblemen. Daarbij is Office 365 ProPlus een goede start om de eerste stap te zetten naar de Microsoft Cloud.  

Ik zie een aantal scenario’s bij organisaties, die een goede gelegenheid zijn om de eerste stap naar Office 365 ProPlus te zetten: 

  • Vervanging voor het home use-programma. Ondanks dat je misschien nog een stap moet zetten kun je, als je Office 365 (inclusief Office 365 ProPlus) hebt aangeschaft, de medewerkers thuis alvast laten kennismaken met deze versie. Dat zorgt er ook voor dat medewerkers zodra de overgang definitief is, al gewend zijn geraakt aan de Office 365 ProPlus-versie. Door deze aanpak adopteren medewerkers de nieuwe versie sneller en eenvoudiger. 
  • Vervanging van Office 2010. Vanaf oktober 2020 vervalt de extended support van Microsoft op Office 2010. Wanneer u gebruikmaakt van deze versie, is het verstandig om een stap naar Office 365 ProPlus te onderzoeken en te overwegen.  
  • Upgraden naar Windows 10. Wanneer je gaat upgraden naar Windows 10, dan adviseer ik om de Office 365 ProPlus applicatie direct mee te nemen. Zo kun je ook gebruik maken van de (gelijklopende) halfjaarlijkse updateschema’s van Windows en Office 365 ProPlus.

Meer informatie?

Heb je vragen die niet in dit artikel beantwoord zijn? Of wil je meer weten over Office 365 ProPlus? Neem dan contact op met Madeleine via de gegevens aan de rechterkant van de pagina of laat je gegevens achter in het onderstaande formulier.

 Meer weten? Neem dan NU contact op!

Neem contact op

Madeleine van de Rotten

Madeleine van de Rotten

Cloud Consultant

Deel deze pagina