Microsoft Office 365 - De schijf van vijf: Adoptie

In onze blogreeks nemen we u mee in de vijf meest voorkomende uitdagingen die wij bij onze klanten tegenkomen bij de overstap naar Office 365; dit noemen wij de ‘Schijf van Vijf’. In dit onderdeel van de reeks bespreken we ‘adoptie’ en vooral waarom dit niet altijd meteen helemaal slaagt.

Door Michel Mars, Microsoft Cloud Support Coordinator – 11 juni 2018

 Leestijd: 3.00 minuten

Wanneer u Office 365 afneemt bij Microsoft, doet u dat altijd in de vorm van een bundel met meerdere applicaties. Daarmee ontstaat er een verborgen risico: niet alle applicaties worden altijd optimaal gebruikt door de eindgebruikers. Dit moet natuurlijk voorkomen worden. Iemand schaft namelijk niet een volledige Office365-bundel aan, om na de implementatie zijn medewerkers alleen ermee te laten mailen. Dat zou ronduit zonde van het budget zijn. 

Gebrek aan kennis

Helaas zien wij bij onze klanten vaak dat de Office 365-applicaties niet maximaal benut worden. Naast de standaardapplicaties zoals Word, PowerPoint en Outlook, laat men de ‘bijvangst’ links liggen. Dat komt omdat deze applicaties nieuw zijn voor de gebruikers en zij niet meteen weten hoe deze werken, wat ze ermee kunnen en hoe deze hun werkzaamheden kunnen ondersteunen.  

Dit gebrek aan kennis komt niet alleen voor bij de eindgebruikers, maar ook bij de beheerders. Het IT-beheer is al tijdrovend genoeg, dus zitten zij er soms niet op te wachten om het hemd van het lijf gevraagd te worden over die nieuwe applicaties, die zijzelf eigenlijk ook niet goed kennen. Het gevolg? De extra applicaties worden simpelweg uitgeschakeld door de beheerders. Zonde!

Wat maakt het uit?

U neemt in dat geval men een hele suite aan applicaties af, waarvan misschien niet eens de helft daadwerkelijk gebruikt wordt. Naast dat u dus gewoonweg geld weggooit, werkt dit ook shadow-IT in de hand: het gebruik van gelijksoortige software die aangeboden wordt door derde partijen. Dit zorgt ervoor dat IT de controle verliest over het applicatiemanagement, men incompliance risico’s loopt omdat de benodigde licenties niet in huis zijn, of dat er kennis ontbreekt om gebruikers te ondersteunen.

Door de Office 365 applicaties niet volledig te adopteren, blijven er ook grote kansen onbenut voor een organisatie. De toepassingen kunnen namelijk het werk van eindgebruikers eenvoudiger en efficiënter maken. En het mooiste is: u heeft ze al in huis! Doet u dit niet, dan laat u de concurrentie die wél gebruik maakt van het gehele Office 365 pakket een voorsprong nemen. Op het gebied van interne communicatie en overleg bieden toepassingen zoals Forms, Planner, Teams en Yammer bijvoorbeeld enorme voordelen. U creëert meer overlegmomenten en stroomlijnt de gehele communicatiecyclus. Dat zorgt voor meer efficiëntie, tijdwinst en natuurlijk tevreden eindgebruikers.

Hoe zorg ik dat Office 365 dan wél goed benut wordt?

Om ervoor te zorgen dat u geen geld weggooit en medewerkers zo goed mogelijk ondersteund worden in hun dagelijkse activiteiten, is het verstandig om een Office 365 adoptieplan te maken. Daarbij gaan we allereerst terug naar de basis: welke applicaties heeft u in huis en waarom wilt u die weer gaan gebruiken? Is dat alleen vanwege de gemaakte kosten? Of wilt u dat uw personeel ook productiever gaat werken?

Monitor uw Office 365 gebruik 

Vervolgens kijkt u naar het gebruik van de Office 365 applicaties. In de admin portal van Office 365 zit een rapportagetool,  waarmee precies is te zien hoeveel gebruik er wordt gemaakt van de diverse applicaties. Zo weet u precies waar de organisatie staat op het gebied van adoptie. Wat we vaak zien bij onze klanten is dat er uit zo’n rapportage blijkt dat vooral Outlook frequent gebruikt wordt, SharePoint redelijk vaak en de rest van de applicaties veel minder. 

Stel een doel voor de gehele organisatie

Op basis hiervan bepaalt u een doel: wanneer is het adoptietraject voor u geslaagd? Welke werkzaamheden moeten efficiënter gemaakt worden door Office 365 te adopteren? Vervolgens houdt u een adoptiesessie met uw personeel om te evalueren waarom het gebruik eventueel achterblijft en hoe dit veranderd kan worden.

Zorg ervoor dat er bij deze sessie deelnemers aanwezig zijn uit de gehele organisatie: niet alleen uw IT-mensen en de CEO of CFO, maar vooral mensen die er dagelijks mee moeten werken. Door medewerkers te trainen in het gebruik, levert u een enorme bijdrage aan het professionaliseren van de organisatie. Deze sessies organiseren wij vaak met en bij onze klanten en is ook onderdeel van onze dienst Unified Cloud Management. 

Bekijk onze webcast over Office 365 adoptie

Meer weten over de waarde van een optimale adoptie van Office 365 en hoe wij onze dienstverlening hierop hebben ingericht? Laat dan hieronder uw contactgegevens achter. Wij sturen u dan de link naar de webcast.

 Laat uw contactgegevens achter voor een link naar de video

Meer weten over dit onderwerp?

Neem dan contact op met Michel Mars. U treft zijn contactgegevens aan bovenaan deze pagina.

Neem contact op

Michel Mars

Michel Mars

Microsoft Cloud Support Coordinator

Deel deze pagina