Microsoft Office 365 - De schijf van vijf: Adoptie

In onze blogreeks nemen we je mee in de vijf meest voorkomende uitdagingen die wij bij onze klanten tegenkomen bij de overstap naar Office 365; dit noemen wij de ‘Schijf van Vijf’. In dit onderdeel van de reeks bespreken we ‘adoptie’ en vooral waarom dit niet altijd meteen helemaal slaagt.

Door Michel Mars, Microsoft Cloud Support Coordinator – 11 juni 2018

 Leestijd: 3.00 minuten

Wanneer je Office 365 afneemt bij Microsoft, doe je dat altijd in de vorm van een bundel met meerdere applicaties. Daarmee ontstaat er een verborgen risico: niet alle applicaties worden altijd optimaal gebruikt door de eindgebruikers. Dit moet natuurlijk voorkomen worden. Iemand koopt namelijk niet een volledige Office365-bundel om na de implementatie zijn medewerkers alleen ermee te laten mailen. Dat zou ronduit zonde van het budget zijn. 

Gebrek aan kennis

Helaas zien wij bij onze klanten vaak dat de Office 365-applicaties niet maximaal benut worden. Naast de standaardapplicaties zoals Word, PowerPoint en Outlook, laat men de ‘bijvangst’ links liggen. Dat komt omdat deze applicaties nieuw zijn voor de gebruikers en zij niet meteen weten hoe deze werken, wat ze ermee kunnen en hoe deze hun werkzaamheden kunnen ondersteunen.  

Dit gebrek aan kennis komt niet alleen voor bij de eindgebruikers, maar ook bij de beheerders. Het IT-beheer is al tijdrovend genoeg, dus zitten zij er soms niet op te wachten om het hemd van het lijf gevraagd te worden over die nieuwe applicaties, die zijzelf eigenlijk ook niet goed kennen. Het gevolg? De extra applicaties worden simpelweg uitgeschakeld door de beheerders. Zonde!

Maar wat maakt het uit?

Je neemt in dat geval een hele suite aan applicaties af, waarvan misschien niet eens de helft daadwerkelijk gebruikt wordt. Naast dat je dus gewoonweg geld weggooit, werkt dit ook shadow-IT in de hand: het gebruik van gelijksoortige software die aangeboden wordt door derde partijen. Dit zorgt ervoor dat IT de controle verliest over het applicatiemanagement, men incompliance risico’s loopt omdat de benodigde licenties niet in huis zijn, of dat er kennis ontbreekt om gebruikers te ondersteunen.

Door de Office 365 applicaties niet volledig te adopteren, blijven er ook grote kansen onbenut voor jouw organisatie. De toepassingen kunnen namelijk het werk van eindgebruikers eenvoudiger en efficiënter maken. En het mooiste is: je hebt ze al in huis! Doe je dit niet, dan laat je de concurrentie die wél gebruikmaakt van het gehele Office 365 pakket een voorsprong nemen. Op het gebied van interne communicatie en overleg bieden toepassingen zoals Forms, Planner, Teams en Yammer bijvoorbeeld enorme voordelen. Je creëert meer overlegmomenten en stroomlijnt de gehele communicatiecyclus. Dat zorgt voor meer efficiëntie, tijdwinst en natuurlijk tevreden eindgebruikers.

Hoe zorg ik dat Office 365 dan wél goed benut wordt?

Om ervoor te zorgen dat je geen geld weggooit en jouw medewerkers zo goed mogelijk ondersteund worden in hun dagelijkse activiteiten, is het verstandig om een Office 365 adoptieplan te maken. Daarbij gaan we allereerst terug naar de basis: welke applicaties heb je in huis en waarom wil je die weer gaan gebruiken? Is dat alleen vanwege de gemaakte kosten? Of wilt je dat jouw medewerkers ook productiever gaan werken?

Monitor jouw Office 365-gebruik 

Vervolgens kijk je naar het gebruik van de Office 365 applicaties. In de admin portal van Office 365 zit een rapportagetool, waarmee je precies kunt zien hoeveel er gebruik wordt gemaakt van de diverse applicaties. Zo weet je precies waar de organisatie staat op het gebied van adoptie. Wat we vaak zien bij onze klanten is dat er uit zo’n rapportage blijkt dat vooral Outlook frequent gebruikt wordt, SharePoint redelijk vaak en de rest van de applicaties veel minder. 

Stel een doel voor de gehele organisatie

Op basis hiervan bepaal je een doel: wanneer is het adoptietraject voor jou geslaagd? Welke werkzaamheden moeten efficiënter gemaakt worden door Office 365 te adopteren? Vervolgens hou je een adoptiesessie met jou personeel om te evalueren waarom het gebruik eventueel achterblijft en hoe dit veranderd kan worden.

Zorg ervoor dat er bij deze sessie deelnemers aanwezig zijn uit de gehele organisatie: niet alleen jouw IT-mensen en de CEO of CFO, maar vooral mensen die er dagelijks mee moeten werken. Door medewerkers te trainen in het gebruik, lever je een enorme bijdrage aan het professionaliseren van de organisatie. Deze sessies organiseren wij vaak met én bij onze klanten en is ook onderdeel van onze dienst Unified Cloud Management.

Meer weten of advies nodig?

Meer informatie nodig of advies over adoptie bij Microsoft Office 365? Laat jouw contactgegevens achter in het onderstaande formulier.

 Neem NU contact met ons op!