Microsoft Office 365 - De schijf van vijf: Kostenoptimalisatie

De vijf meest voorkomende uitdagingen die wij bij onze klanten tegenkomen bij de stap naar en adoptie van Office 365 – de zogeheten ‘Schijf van Vijf’ – komen in een serie van artikelen aan bod. Deze keer bespreken we onze visie op het onderdeel ‘kostenoptimalisatie'.

Door Chris van der Zwan, Consultant – 28 mei 2018

 Leestijd: 3.30 minuten

Efficiënte inzet van licenties

Office 365 is de ruggengraat van het applicatielandschap. En hoewel het platform belangrijk is voor het uitvoeren van jouw werkzaamheden, wil je er natuurlijk niet teveel voor betalen. Toch valt er bij veel organisaties nog winst te behalen in kostenefficiëntie. Vooral aan de licentiekant betalen klanten regelmatig teveel voor Office 365. En dat is natuurlijk zonde! In deze blog bespreken we een aantal aandachtsgebieden voor de afname en inzet van Office 365.

Less is more: neem niet teveel Office 365 licenties af!

Bedrijven hebben vaak meer Office 365-licenties dan ze daadwerkelijk gebruiken. Dit gebeurt meestal onbewust. Soms omdat er niet adequaat wordt ingespeeld op personele wijzigingen, want met minder personeel zijn er minder licenties nodig. Andere organisaties weten bijvoorbeeld niet dat het aanmaken van een shared mailbox onderdeel is van een gebruikerslicentie. Daar hoeft namelijk in veel gevallen géén extra licentie voor afgenomen te worden.

Een voorbeeld: als een organisatie tien gebruikers heeft, zijn er misschien wel vijftien licenties afgenomen omdat vijf gebruikers een shared account bezitten. Dat is ronduit zonde, omdat die vijf accounts dus eigenlijk al ‘gratis’ onder de gebruikerslicentie vielen. Dat geldt ook voor e-mailadressen die zijn gekoppeld aan vergaderruimtes. Er wordt dan een aparte mailbox mét licentie aangemaakt, terwijl deze gewoon onder een shared useraccount valt. Uit gemak en onwetendheid schaft men daarom vaak onnodige licenties aan.

Benut je Microsoft Office 365 bundels

Microsoft biedt veel van haar diensten aan in bundels. Zeker bij cloud-gebaseerde producten zoals Office 365, komt het vaak voor dat klanten slechts twee producten nodig hebben, terwijl de bundel veel meer applicaties bevat. Deze ‘bijvangst’ wordt lang niet altijd maximaal benut door de gebruikers, terwijl er wel voor wordt betaald. Dat komt soms doordat medewerkers gewend zijn om gelijksoortige third-party applicaties te gebruiken. Een organisatie neemt bijvoorbeeld Microsoft OneDrive af als onderdeel van Office 365, maar een aantal medewerkers gebruikt een gelijksoortige applicatie zoals Dropbox. Dat kan zijn omdat zij dat gewend zijn vanuit de privésfeer. Dat is begrijpelijk vanuit jouw medewerkers, maar niet (kosten)efficiënt voor jouw organisatie omdat er dus voor twee oplossingen met dezelfde functionaliteit wordt betaald.

Bespaar extra kosten door maximale adoptie

Je kunt twee dingen doen om bovenstaande te verhelpen: een andere bundel afnemen met minder applicaties, óf je stimuleert het gebruik van die specifieke applicatie. Wanneer je ervoor zorgt dat jouw medewerkers OneDrive gaan gebruiken, bespaar je op de kosten voor third-party applicaties.

Wie gebruikt wat?

Om effectief actie te kunnen ondernemen op applicatie-adoptie en een kostenefficiënt licentiebeheer, is het wel noodzakelijk eerst inzichtelijk te maken welke applicaties er te weinig gebruikt worden. Aan de hand van deze inzichten kun je kostenoptimalisatie realiseren door minder licenties af te nemen, jouw licenties op een andere manier in te zetten of de dialoog aan te gaan met jouw medewerkers over de adoptie van de Office 365-applicaties.

Denk in gebruikersprofielen

Je kunt jouw licenties ook kostenefficiënt inzetten door de gebruikers in te delen op gebruikersprofiel. Niet alle gebruikers hebben dezelfde applicaties of functionaliteiten nodig voor hun werkzaamheden. Iemand die veel onderweg is, zal waarschijnlijk een eenvoudig device gebruiken en vooral in de browser werken. Een andere gebruiker heeft misschien wel meer functionaliteiten nodig. Door bij jouw Office 365-afname in gebruikersprofielen te denken, neem je alleen af wat nodig is en bespaar je aanzienlijk in de kosten.

Meer weten?

Meer informatie nodig of advies over kostenoptimalisatie? Laat dan je gegevens achter in het onderstaande formulier.

 Neem NU contact met ons op!