Welke aanschafmogelijkheden zijn er voor Office 365?

Microsoft Office 365 kan op verschillende manieren worden aangekocht. Er zijn diverse licentiëringsmogelijkheden en volumelicentieovereenkomsten maar niet iedere mogelijkheid is beschikbaar in elke overeenkomst en niet iedere overeenkomst is geschikt voor elk type klant of klantbehoefte. Wat zijn de aanschafmogelijkheden van Office 365 in licentieovereenkomsten? En welke overeenkomst past het beste bij jouw organisatie? Met dit artikel willen wij jou uitgebreid informeren, zodat jij de juiste keuzes kunt maken.

Door Manuel Middendorp, Teamleider Microsoft License Specialists

 Leestijd: 4.15 minuten

1. Microsoft Office 365 aanschaffen via een volledig abonnement

De eerste en oudste optie om Office 365 Plannen aan te kopen is via een ‘volledig’ abonnement. Je kiest hiervoor als je geen on-premise licenties met Software Assurance hebt, die als basis kunnen dienen voor een stap naar de cloud of bij de verlenging van jouw licentiecontract. Hierbij kun je kiezen tussen de Office 365 Enterprise Plannen E1, E3 en E5. Deze plannen voorzien ook in zogenaamde hybride scenario’s. Ze geven namelijk ook toegang tot jouw eigen Exchange, SharePoint en Skype Servers. De Windows Server CAL die je voor jouw eigen serveromgeving eveneens nodig hebt, is niet inbegrepen. Deze moet je dus apart aanschaffen. In bepaalde contracten kun je de Office 365 Suite dan aanvullen met een zogenaamde Bridge CAL. Dit is een uitgeklede versie van de Core CAL Suite of Enterprise CAL Suite. Deze voorkomt dat je dubbel betaalt voor de Exchange, Skype en SharePoint componenten die in zowel deze CAL Suites als de Office 365 Suites vertegenwoordigd zijn. Het is ook mogelijk om in plaats van een Bridge CAL de zogenaamde Enterprise Mobility + Security (EMS) bundel af te nemen. Deze bevat verschillende management en security producten, maar ook de on-premise rechten die gelijk zijn aan de Bridge CAL.

Een product dat ook onderdeel uitmaakt van de Office 365 E3 en E5 Suites is Office 365 Pro Plus. Dit is strikt genomen geen cloudoplossing, omdat de applicatie alleen als download uit de cloud beschikbaar wordt gesteld en vervolgens lokaal wordt geïnstalleerd. Als Office 365 ProPlus als nieuw product wordt afgenomen heb je geen recht op downgrades naar oudere versies. Wanneer de licentiecomponent van Office is afbetaald, mag je nog wel downgraden, echter de SA benefits vervallen in dit geval.

2. Microsoft Office 365 aanschaffen via Add-Ons

Een alternatieve manier om Office 365 te gaan gebruiken is via zogenaamde Add-Ons. De bestaande CAL Suites en Office licenties met SA blijven zoals ze zijn, maar je kunt daar bovenop de Add-On aanschaffen. In deze variant blijven alle bestaande rechten en plichten zoals ze zijn; apparaat-gebaseerde licenties, volumelicentiemedia, downgraderechten en SA Benefits. Per gebruiker die van Office 365 gebruik mag maken, kun je een Add-On bovenop de CAL Suite en/of Office aankopen. Dit maakt het voor elke gebruiker mogelijk om Office 365 te gebruiken. Tijdens de looptijd van een overeenkomst met Office en een CAL Suite met Software Assurance is de Add-On de enige manier om cloudfunctionaliteit te verkrijgen.

De belangrijkste reden om ook in andere situaties voor een Add-On te kiezen is het behoud van alle downgraderechten en SA benefits. Dit geldt met name voor Roaming Use Rights op on-premise versies van Office Professional Plus, zoals 2019, 2016 of 2013. Roaming Use Rights geven jouw medewerkers het recht om van buiten de organisatie Office te benaderen op een netwerkserver. Dit kan voor jouw organisatie belangrijk zijn in verband met compatibiliteit met andere systemen of behoudt van macro’s en plugins. Hier zit wel een klein addertje onder het gras: het kan zijn dat je een groter aantal gebruikers dan apparaten hebt. Dan beschik je waarschijnlijk ook niet voor iedereen over een kwalificerende Office licentie of device CAL Suite. In een scenario waarin drie werknemers een werkplek delen en voor één van hen de Add-On wordt aangeschaft, kan deze persoon Office 365 Pro Plus op vier andere apparaten gebruiken. Voor de andere twee gebruikers geldt echter dat zij nog steeds alleen Office Pro Plus mogen blijven gebruiken vanaf het gelicentieerde apparaat.

Is het wenselijk dat iedereen van Office 365 gebruik kan maken? Dan moet je extra kwalificerende Office licenties en/of CAL Suites aanschaffen, om als basis te dienen voor de Add-On.

Welke overeenkomst past nu het beste bij jouw organisatie en wensen?

Wat is dan nu de meest geschikte contractvorm om jouw licenties in aan te schaffen? Dit is deels afhankelijk van de omvang en het type organisatie en een aantal andere wensen en eisen die je hebt. In relatie tot de cloud hebben wij de belangrijkste verschillen samengevat in onderstaande tabel. Volg de link naar de volumelicentiepagina op onze website voor meer details over deze contracttypen. Of neem contact met ons op voor meer informatie of advies.

  MOSA CSP MPSA

Open License

Open Value

EA(S)
Doelgroep 1+ 1+ 250+ 5 - 499 5 - 499

500+ (250+ voor overheden)

Standaardisatie-
verplichting

Nee Nee Nee Nee Ja Ja
Prijsprotectie Geen 1 jaar Geen Geen 3 jaar (beperkt) 3 jaar
Looptijd contract 1 jaar 1 jaar Eeuwig 2 jaar 3 jaar 3 jaar
Bijbestellen Maandelijks Maandelijks Maandelijks Maandelijks Maandelijks Maandelijks
Krimpen Maandelijks Maandelijks Jaarlijks 2 jaarlijks Jaarlijks Jaarlijks
On-premise licenties Nee Beperkt Ja Ja Ja Ja
Add-ons Nee Nee Ja Nee Ja Ja
From SA Nee Nee Nee Nee Nee Ja

Meer weten?

Wil je meer weten over de beste oplossing om Microsoft Office 365 aan te kopen? Neem dan contact met ons op via het onderstaande formulier..

 Neem NU contact met ons op!