Wat is de Microsoft tenant en hoe maak je deze aan?

Wanneer jouw organisatie clouddiensten van Microsoft afneemt, heb je het woord "tenant" vast wel eens voorbij zien komen. Maar wat wordt er bedoeld met dit begrip? Wat kun je er precies mee en waarom is dit belangrijk?

Door Michel Mars, Microsoft Cloud Support Coordinator – 26 februari 2019

 Leestijd: 3.30 minuten

Wat is een tenant?

Een tenant kun je eigenlijk zien als een container, waarin al jouw online services van Microsoft zijn opgeslagen. Wanneer jouw organisatie gebruikmaakt van een cloudservice van Microsoft, zoals Office 365, wordt in het Windows Azure Data Center een ruimte gereserveerd: dit wordt de tenant genoemd.

In deze ruimte worden de online diensten beschikbaar gemaakt en kun je met Windows Azure Active Directory (WAAD) de gebruikers beheren. Je kunt ook een koppeling met de Active Directory maken op jouw eigen locatie via Active Directory Federation Services (ADFS). Vaak denkt men bij het activeren van deze online services dat de tenant slechts het domein is van de Office 365 gebruikers, maar dit is eigenlijk alleen het geval wanneer je geen eigen domein opgeeft.

Hoe ziet een tenant eruit?

De tenant bestaat altijd uit een zelfgekozen naam, gevolgd door "onmicrosoft.com" in de adresbalk. Als je bijvoorbeeld "ict-specialist" als tenant wilt gebruiken, dan wordt de tenant dus: "ict-specialist.onmicrosoft.com". Na activatie van de tenant kun je een domeinennaam aan de tenant koppelen, zoals "ict-specialist.com" in plaats van "ict-specialist.onmicrosoftsoft.com". Gebruikers die je toevoegt aan de online service, krijgen dan het e-mailadres user@ict-specialist.com in plaats van user@ict-specialist.onmicrosoft.com. Je kunt ook meerdere domeinen aan een tenant koppelen. Zo kun je bijvoorbeeld user@afdelingvanmichel.nl aanmaken als tweede domein, door eerst het "afdelingvanmichel.nl" domein aan de tenant "ict-specialist.onmicrosoft.com" te koppelen.

Wat als de tenant/domeinnaam al bezet is?

Om te testen of de door jou gewenste domeinnaam beschikbaar is, bestaat er de toepassing o365.rocks. De gewenste domeinnaam kan al bezet zijn. De meest eenvoudige optie is dan om een andere domeinnaam voor de productieomgeving te gebruiken. Kun je geen andere domeinnaam gebruiken? Dan moet je intern uitzoeken wie de omgeving met de gewenste naam heeft aangemaakt. Als de administrator van de aangemaakte tenant is gevonden, dan moet deze de tenant verwijderen.

Het duurt dertig dagen voordat de tenant weer vrij komt. Deze dertig dagen zijn ingebouwd als overbruggingsperiode, voor het geval je na het opzeggen van de online service je bedenkt en de service alsnog wilt gebruiken. Is de tenant in gebruik genomen buiten jouw bedrijf? Dan zul je toch een andere domeinnaam moeten kiezen, aangezien Microsoft geen informatie verstrekt over de opgeëiste tenants.

De tenantnaam staat overigens los van het e-maildomein. Dus wat de tenantnaam ook wordt, je kunt gewoon jouw bestaande e-maildomein blijven gebruiken.

Hoe ga je te werk?

Je begint met het afnemen van een van de online diensten van Microsoft, bijvoorbeeld Office 365. Daarvoor registreer en activeer je de tenant bij Microsoft. Daarna start er een proefperiode van 30 dagen, waarin je gratis aan de slag gaat onder een proeflicentie. Je krijgt gedurende deze periode 25 userlicenties, waarmee je de omgeving kunt testen. Wanneer deze periode afloopt krijgt je een bericht van Microsoft, waarin gevraagd wordt de tenant definitief te activeren. Doe je dit niet, dan verlopen de licenties en kun je de toepassingen niet meer gebruiken.

Na de proefperiode krijg je de mogelijkheid de tenant op verschillende manieren af te nemen; of dat nu een uitgebreid pakket is op Enterprise-niveau, of enkel een Cloud Solution Programma. Wij adviseren je graag over welke oplossing het beste aansluit op jouw wensen.

Gebruik jij de tenant wel optimaal?

Soms worden niet alle toepassingen in jouw tenant optimaal gebruikt. Bijvoorbeeld als jouw gebruikers niet alle applicaties regelmatig nodig hebben. Dan is het goed om inzichtelijk te maken welke programma’s je nu eigenlijk wel en niet nodig hebt. Een efficiënt tenantgebruik kan uiteindelijk aanzienlijk in de licentiekosten schelen. COMPAREX biedt rapportages om voor jou het gebruik van de diensten inzichtelijk te maken, maar ook adoptieprogramma’s om de toepassingen beter te laten landen onder jouw gebruikers. Zo weet je zeker dat je de tenants optimaal benut.

Hoe ga je om met meerdere tenants?

Wij zien in de toekomst dat eigenlijk iedereen een tenant bezit. Soms is er sprake van meerdere tenants binnen één organisatie; bijvoorbeeld door een overname, fusie of naamsverandering. Het migreren of samenvoegen van tenants en de daarin aanwezige diensten kan een lastige en kostbare klus zijn. Bijvoorbeeld door het overplaatsen van de programma’s en gegevens naar een nieuwe omgeving, het afstoten van een oude tenant of het aannemen van een nieuwe tenant.

Heb je advies nodig?

Wanneer jouw organisatie klaar is voor de cloud, ben je er in elk geval zeker van dat Microsoft al een plekje voor jou heeft gereserveerd in het Windows Azure Data Center. Wil je advies over het aanmaken of uitbreiden van jouw tenant? Laat dan je gegevens achter in de onderstaande formulier.