Hoe krijgt u controle over uw licenties en gebruik? Vijf concrete stappen voor een plan van aanpak

Softwareleveranciers bedenken steeds complexere licentievoorwaarden. Vaak hanteren zij een hoger controleniveau op - én naleving van de licentie-eisen. Om nog maar te zwijgen over de bijkomende complexiteit met een overstap naar de cloud. Vijf concrete stappen om een plan van aanpak te maken voor Software Asset Management.

 Leestijd: 5.00 minuten

Door Marc Beers en Ronald de Klerk, License Consultants

Schep orde in de chaos

Als ervaringsdeskundige zult u wellicht zeggen dat uw inkoopadministratie in de loop van de tijd slecht is onderhouden. Er zijn ongetwijfeld voorgangers geweest die, door een gebrek aan controle, onvoldoende licentierechten hebben gekocht om het softwaregebruik van uw bedrijf te dekken. Op dat gebied bent u geen uitzondering op de regel.

Vandaar ook ons advies: erken dat er enkele gaten in uw inkoop- en licentieregistratie aanwezig zullen zijn.

De huidige status van uw licentiepositie staat gelijk aan wat u en uw softwareleveranciers in het verleden overeen zijn gekomen. Daarom adviseren wij altijd te beginnen met een gesprek met uw leveranciers. Werk samen om een startpunt (baseline) vast te stellen en werk aan de voorbereiding voor een eventuele software-audit in de toekomst.

Om u daarmee op weg te helpen hebben wij vijf concrete stappen waarmee u een plan van aanpak kunt maken:

Stap 1: Maak een schema voor het opstellen van rapportages voor de belangrijkste leveranciers.

Uw startpunt is de datum waarop een jaarlijkse telling moet worden uitgevoerd (true-up moment). Markeer deze datum als eerste van een serie momenten waarop een licentiepositie gerapporteerd moet worden.

Vervolgens bekijkt u alle onderhoudscontracten van uw bedrijf en bepaalt u wanneer deze verlengd moeten worden. Sommige verlengingen vallen wellicht niet samen met de hiervoor genoemde jaarlijkse tellingen. Voeg deze data dan apart toe aan uw planning.

U heeft nu de vaste data geordend, maar u moet ook rekening houden met het risico van een onverwachte software-audit. Voor welke softwareleveranciers reserveert u het meeste budget per jaar? Zorg dat u zo vroeg mogelijk voorbereid bent op deze leveranciers, vooral als u weet dat deze een agressief auditprogramma hebben.

Stap 2: Verzamel per leverancier uw inkoop- en licentiegegevens voor de software-applicaties waar u inzicht in wilt.

Stel uzelf de vraag: kunt u voor alle licenties in uw huidige onderhoudsoverzicht ook een aankoopdocument vinden? Kunt u deze vraag met ‘ja’ beantwoorden, dan hoeft u geen actie te ondernemen. Is het antwoord ‘nee’, dan moet u een keuze maken. Gaat u de onderhandelingen met de leverancier aan op basis van het aantal licenties dat in het huidige onderhoud is opgenomen of niet?

Stap 3: Controleer minimaal drie maanden voor elke afloopdatum uw software- en licentiegebruik en update dit waar mogelijk.

Streef naar het gebruik van de juiste aantallen. Dat wil zeggen: zorg ervoor dat uw gebruikers toegang hebben tot de software die ze nodig hebben, maar verwijder software van systemen waar deze niet nodig is.

Update geïnstalleerde softwareversies waar mogelijk, om ervoor te zorgen dat de applicaties die onder onderhoudscontacten vallen up-to-date zijn.

Controleer nogmaals het licentiegebruik en ga door met het terugvorderen van licenties voor software die niet gebruikt wordt. Voer deze controles uit tot u er zeker van bent dat uw licentieconsumptie overeenkomt met uw softwaregebruik.

Stap 4: Bepaal uw uitgangspunt (ELP)

Ongeveer een maand voordat de onderhoudsverlenging opgestart moet worden, bepaalt u de Effective License Position (ELP). Dat doet u op basis van de eerdergenoemde punten. Zo creëert u een goed beeld van uw huidige licentiepositie voor de betreffende softwareleverancier.

Stap 5: Er kunnen zich vervolgens twee situaties voordoen:

1. U bent incompliant.

Als u incompliant (ondergelicenseerd) bent, dan weet u tenminste dat u alles heeft gedaan om uw software- en licentiegebruik op de juiste waarde te brengen en potentiële risico’s bij een audit tot een minimum te beperken.

2. U bent compliant.

Als u compliant (voldoende- of overgelicenseerd) bent, dan wil dat zeggen dat u evenveel of meer licentierechten heeft gekocht dan nodig. U kunt dan overwegen om te onderhandelen over een onderhoudsverlenging voor een gereduceerd aantal licenties.

Kom maar op!

Met deze tips bent u goed voorbereid om een contractonderhandeling met uw leverancier te beginnen en audit-klaar te zijn.

De juiste Software Asset Management software biedt grip

Door het complexe licentiebeheer kiezen veel software asset managers voor software die controle en grip bieden op licenties en gebruik, zoals de SAM-software van Flexera. Het gebruiken van dergelijke SAM-software is een goed begin! Op deze manier kunt u werken aan het op orde brengen van zowel uw licenties als het gebruik.

Meer weten?

Wilt u uw risico’s minimaliseren en meer controle uitoefenen? Haal dan het maximale uit uw SAM-software en ga eens om tafel met één van onze SAM-adviseurs. Wij staan altijd open voor een gesprek of om een kijkje te nemen naar uw licentiebeheer.

 Neem NU contact met ons op!

Neem contact op

Marc Beers

Marc Beers

License Consultant

Neem contact op

Ronald de Klerk

Ronald de Klerk

License Consultant

Deel deze pagina