Software Asset Management op de moderne werkplek

Bij Software Asset Management (SAM) wordt nog vaak gedacht dat het alleen bedoeld is om compliancy op orde te krijgen. SAM biedt inderdaad ondersteuning bij compliancy, maar kan veel meer voor jou betekenen. Want wist je dat SAM kan acteren als dé betrouwbare databron voor jouw organisatie en dat het je volledig inzicht geeft in de software die jouw medewerkers gebruiken? Ben je bezig met een transitie naar de moderne werkplek, dan is SAM zelfs onmisbaar. Het legt de basis voor een succesvolle moderne werkplek, houdt ook daarna een vinger aan de pols en kan je helpen om kosten te besparen.

 Leestijd: 4 minuten

Door Chris van Hoffen, Practice Lead Software Asset Management

Een moderne werkplek richt je natuurlijk zo bedachtzaam mogelijk in. Los van de technische beslissingen rondom de implementatie, maak je vooraf keuzes over de benodigde applicaties. Vaak denken organisaties te weten welke medewerkers, welke applicaties, voor welke functionaliteiten gebruiken. Toch merken we dat er nog te vaak beslissingen worden genomen op basis van aannames. Er wordt, al dan niet onder tijdsdruk, gekozen voor applicatie A, terwijl de meerderheid eigenlijk applicatie B gebruikt. Een gemiste kans.

Van inzicht tot keuzes

Voor een succesvolle moderne werkplek heb je feiten nodig zodat je gefundeerde keuzes kunt maken. SAM geeft inzicht in welke verschillende applicaties jouw medewerkers op hun huidige werkplek voor welke functionaliteit gebruiken en hoe vaak. Stel dat je voor een bepaalde functionaliteit applicatie A en B in huis hebt. SAM ziet welke applicatie op welke werkplek is geïnstalleerd, maar ook hoe vaak jouw medewerkers applicatie A en B daadwerkelijk gebruiken. Waardevolle informatie.

Bovendien maakt SAM inzichtelijk welke gebruiksrechten je wel en niet hebt. SAM geeft je dus een totaalbeeld van de aanwezige software binnen jouw organisatie. Dat helpt je de juiste keuzes te maken, functioneel en financieel. Wil SAM zijn werk goed doen, dan heb je wel medewerking nodig van de hele organisatie. IT beperkt zich immers niet meer tot jouw beheerders, maar is steeds meer onderdeel van de business. Alle afdelingen moeten betrokken worden om goed inzicht en de juiste data te verkrijgen om vervolgens de juiste keuzes te maken. 

SAM optimaliseert

Heb je inzichtelijk welke applicaties worden gebruikt door wie en welke gebruiksrechten je hebt, dan kun je op basis van die informatie de moderne werkplek gaan inrichten. Je weet immers precies welke applicaties je moet behouden, van welke je afscheid kunt nemen en welke nieuwe applicaties je nodig hebt danwel wilt introduceren. Is iedereen eenmaal aan de slag met de moderne werkplek, dan helpt SAM je te optimaliseren. SAM kan namelijk ook het gebruik van cloudapplicaties meten.

Zo ziet SAM welke cloudapplicaties worden gebruikt en welke minder of helemaal niet. Op basis hiervan kun je de aantallen bijstellen. Wellicht is er extra educatie nodig om ervoor te zorgen dat medewerkers nieuwe applicaties beter of vollediger benutten. Of blijken bepaalde nieuwe applicaties overbodig. Of kun je afscheid nemen van oude applicaties die tijdens de migratie wellicht nog nodig waren. SAM helpt je dus voorkomen dat gebruiksrechten onnodig worden verlengd. Zo bespaar je kosten.

Vinger aan de pols

Door de moderne werkplek en het gebruik van cloudapplicaties, heeft jouw IT-afdeling minder controle over jouw IT-landschap. Het beheer is immers steeds meer verdeeld over de organisatie en jouw medewerkers hebben de IT-afdeling niet meer nodig om toegang te krijgen tot bijvoorbeeld (cloud)applicaties. Je mist dus een centraal punt waar alle informatie wordt verzameld. Daardoor ontbreekt het al snel aan inzicht waar welke data is opgeslagen en hoe dit is beveiligd. SAM biedt daar een oplossing door het gebruik van cloudapplicaties te meten.

We geven een voorbeeld rondom de AVG. Stel dat jouw CRM systeem voorheen in je eigen datacenter draaide en nu naar de cloud is gemigreerd. Dan wil je toch weten waar dit systeem in de cloud staat en welke beveiligingsmaatregelen daar aanwezig zijn én of er eventueel aanvullende maatregelen nodig zijn om de persoonsgegevens van jouw klanten te beschermen. Je blijft immers verantwoordelijk voor de data van jouw organisatie. Zo kan het ook voorkomen dat jouw medewerkers een document uit je cloudopslag halen en vervolgens opslaan in hun privé Dropbox. Hier wil je tijdig op kunnen inspelen. SAM laat je zien welke clouddiensten gebruikt worden. Zo zie je eenvoudig hoe jouw medewerkers gebruik maken van de cloud, of dat veilig is en of er nog extra aandacht nodig is.

Aan de slag met SAM?

COMPAREX helpt SAM daadwerkelijk effectief in te zetten in jouw organisatie. Wil je meer informatie of weten wat SAM kan betekenen voor jouw organisatie? Laat dan je gegevens achter via het onderstaande formulier.

 Neem NU contact met ons op!

Neem contact op

Chris van Hoffen

Chris van Hoffen

Practice Lead Software Asset Management

Deel deze pagina